В гражданском и арбитражном процессе часто возникает необходимость получить документы, находящиеся в государственных или муниципальных архивах, которые не находятся в распоряжении сторон. Для этого подаётся ходатайство о запросе документов из архива. Ниже – подробное руководство по его составлению, правовое обоснование и практический пример.

Нормативная база

• Гражданский процессуальный кодекс РФ (ГПК РФ) – ст. 57 (право на истребование доказательств) и ст. 65 (порядок истребования документов).
• Арбитражный процессуальный кодекс РФ (АПК РФ) – ст. 64 (истребование доказательств) и ст. 75 (возврат оригиналов документов).
• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (№ 125‑ФЗ) – регулирует доступ к архивным документам и порядок их предоставления по запросу суда.
• Постановление Пленума Верховного Суда РФ № 25 от – разъясняет вопросы истребования доказательств, в т.ч. из архивов.

Согласно этим нормам, суд может по ходатайству стороны запросить у архивного учреждения необходимые документы, если они имеют значение для разрешения спора и их получение иным способом невозможно или затруднено.

Когда подавать ходатайство?

Ходатайство подаётся, если:

1. Документы находятся в государственном, муниципальном или ведомственном архиве;
2. Сторона не может получить их самостоятельно (отказ архива, отсутствие доступа, необходимость официального запроса);
3. Документы имеют существенное значение для доказывания фактов, заявленных в иске или возражении;
4. Истёк срок для самостоятельного получения (например, архив требует предварительной записи, а сроки дела ограниченный доступ).

Важно подать ходатайство до начала судебного разбирательства по существу или на этапе подготовки доказательств, чтобы суд успел сделать запрос и получить ответ до вынесения решения.

Структура ходатайства

Ходатайство составляется в официально‑деловом стиле, без разговорных выражений и жаргонизмов. Обязательные элементы:

• Шапка – наименование суда, данные сторон (истец/ответчик, их представители, адреса).
• Название документа – «Ходатайство о запросе документов из архива».
• Вводная часть – краткое изложение сути дела и указание, какие документы необходимы.
• Мотивная часть – ссылка на нормы права (ст. 57 ГПК РФ, ст. 64 АПК РФ, Федеральный закон № 125‑ФЗ) и обоснование невозможности получения иным способом.
• Просительная часть – конкретная просьба к суду: запросить у указанного архива определенные документы (указать наименование архива, его адрес, номер дела/фонда, описи, номера дел, периоды).
• Перечень прилагаемых документов – копии искового заявления, доверенности представителя, копии ранее полученных справок (если есть).
• Дата и подпись.

Образец ходатайства

В Арбитражный суд Свердловской области
Истец: Иванов Иван Иванович, residing at: г. Екатеринбург, ул. Ленина, д. 10, кв. 5
Ответчик: ООО «СтройИнвест», юридический адрес: г. Екатеринбург, ул. Мира, д. 25
Дело № А40‑12345/2026

ХОДАТАЙСТВО О ЗАПРОСЕ ДОКУМЕНТОВ ИЗ АРХИВА

Истец Иванов Иван Иванович, действующий в интересах своего бизнеса, в соответствии со ст. 57 ГПК РФ и ст. 64 АПК РФ, а также Федеральным законом от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», просит суд:


 
Признать необходимым истребовать из Государственного архива Свердловской области (адрес: г. Екатеринбург, ул. Малышева, д. 44) следующие документы, относящиеся к земельному участку cadastral номер 66:01:0000000:1234:
 

 
Выписка из ЕГРН о праве собственности на указанный участок за период – ;
 
Акт о предоставлении земельного участка в аренду № 789 от ;
 
Соглашение о изменении условий аренды от ;
 
Справка об отсутствии обременений и ограничений на участок за 2021‑2023 гг.
 
 
 
Указать, что указанные документы необходимы для подтверждения факта законного пользования земельным участком и отсутствия нарушений со стороны ответчика в рамках исковых требований о взыскании убытков.
 
Обосновать невозможность получения данных документов иным способом: архив предоставляет информацию только по официальному запросу суда; самостоятельный запрос Истцом был отклонён в связи с отсутствием у него статуса правообладателя.


Приложения:

 
Копия искового заявления (л.д. 1‑5).
 
Доверенность представителя Истца (л.д. 6‑7).
 
Копия отказа архива от предоставления информации по личному запросу (л.д. 8‑9).


Подпись: _______________ /Иванов И.И./

Примечание: образец можно адаптировать под конкретный вид архива (федеральный, региональный, ведомственный) и тип документов (договоры, акты, справки, протоколы).

Практические рекомендации

• Точность реквизитов – указывайте полное наименование архива, его юридический адрес, индекс, контактный телефон и, если известен, код подразделения (фонд, опись, дело). Чем точнее запрос, тем быстрее получите ответ.
• Ссылка на нормы – обязательно укажите статьи ГПК/АПК РФ и Федеральный закон № 125‑ФЗ; это демонстрирует суду законность требования.
• Обоснование невозможности иного получения – приложите копии отказа архива, выписки из правил доступа, либо справку о том, что документы находятся в закрытом фонде.
• Копии документов – прилагайте копии всех документов, на которые ссылаетесь в ходатайстве (иск, доверенность, предыдущие ответы архива).
• Соблюдение сроков – подавайте ходатайство как можно раньше, учитывая, что ответ архива может занять от 10 до 30 дней в зависимости от загрузки учреждения.
• Контроль исполнения – после вынесения определения о запросе следите за получением ответа; при задержке можно подать ходатайство о принудительном исполнении определения.

Возможные сложности и способы их преодоления

Ходатайство о запросе документов из архива – важный инструмент защиты прав и законных интересов сторон в судебном процессе. Правильное оформление, точная ссылка на нормативные акты и четкое обоснование необходимости получения конкретных документов значительно повышают вероятность удовлетворения ходатайства судом и своевременного получения нужных доказательств.

Следуя приведённым рекомендациям и используя образец, вы сможете составить профессиональное ходатайство, которое будет соответствовать требованиям процессуального законодательства и обеспечит эффективную работу с архивными материалами в вашем деле.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и судебной практики на .