Хозяйственный отдел (ХО) — это структурное подразделение архива, обеспечивающее его материально-техническое снабжение, содержание зданий, инженерных систем и создание условий для сохранности документов и комфортной работы сотрудников․ В отличие от научных фондовых отделов, работающих с документами напрямую, хозяйственный отдел занимается «инфраструктурой» архива․ Эффективность работы всего учреждения во многом зависит от слаженности и профессионализма именно этого подразделения․
Правовая основа и нормативное регулирование
Деятельность хозяйственного отдела регламентируется комплексом нормативных правовых актов:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 14, 16, 17, требования к условиям хранения, обеспечению сохранности)․
- Постановление Правительства РФ от № 1372 «Об утверждении Положения о типовых нормах обеспечения архивов․․․» (нормы площади, оснащения, транспортных средств)․
- СанПиН 2․2․1/2․-03 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы архивов» (микроклимат, освещение, вентиляция, санитария)․
- ГОСТ Р 7․0․99-2018 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу․ Архивы․ Общие требования к условиям хранения документов»․
- Пожарно-технические регламенты (ФЗ-123, СП 12․13130) и нормы охраны труда (ТК РФ, ГОСТ 12․0․004)․
- Внутренние документы архива: Положение о хозяйственном отделе, Должностные инструкции, План хозяйственных мероприятий․
Основные функции хозяйственного отдела
Функционал можно разделить на несколько ключевых блоков:
Обеспечение режима хранения документов (Климат-контроль)
Это приоритетная задача, напрямую влияющая на сохранность фондов․
- Эксплуатация и обслуживание систем вентиляции, отопления и кондиционирования воздуха (ВОК)․
- Ежедневный мониторинг температуры и относительной влажности в фондовых помещениях (ведение журналов наблюдений, работа с автоматизированными системами мониторинга)․
- Сезонная подготовка систем отопления/кондиционирования к работе (промывка, проверка герметичности, замена фильтров)․
- Обеспечение герметичности окон, дверей, перекрытий для исключения проникновения атмосферных осадков и пыли․
Пожарная безопасность и охрана
- Содержание систем автоматической пожарной сигнализации (АПС), пожаротушения (модульные, порошковые, газовые — в зависимости от категории помещений) и оповещения․
- Обеспечение работоспособности первичных средств пожаротушения (огнетушители, пожарные щиты, гидранты)․
- Взаимодействие с МЧС, проведение учебных пожарных тактических учений и эвакуаций․
- Содержание систем охраны (ОПС, КТВ, СКУД, тревожные кнопки), взаимодействие с ЧОП/Нацгвардией․
Техническое обслуживание здания и инженерных сетей
- Текущий и капитальный ремонт зданий (крыши, фасады, фундаменты, полы, стены фондовых помещений)․
- Обслуживание водоснабжения, канализации, электроснабжения (щитовое оборудование, кабельные трассы, ИБП, дизель-генераторы)․
- Обслуживание лифтов (грузовых для документов и пассажирских), вентиляционных камер, насосных станций․
- Подготовка к отопительному сезону (гидравлические испытания, утепление)․
Санитарно-гигиеническое содержание и борьба с биовредителями
- Организация ежедневной уборки (мокрая, сухая) по утвержденным графикам с использованием допущенных к применению в архивах средств․
- Генеральная уборка фондовых помещений (обычно 1–2 раза в год) с перестановкой стеллажей/коробов․
- Дератизация, дезинсекция, дезинфекция (ДДД) — плановые и аварийные мероприятия по лицензии СЭС/Роспотребнадзора․
- Контроль за состоянием санитарных узлов, гардеробных, комнат отдыха․
Материально-техническое снабжение (МТС)
- Закупка, учет, хранение и выдача архивных контейнеров (коробов, пачек, файлов), канцелярии, бытовых товаров, СИЗ, расходников для оргтехники․
- Оснащение рабочих мест: закупка мебели (стеллажи, столы, стулья, шкафы), оргтехники (по согласованию с ИТ-отделом)․
- Управление автотранспортом (если есть в штате): ТО, ремонт, топливо, маршрутные листы, перевозка документов․
Экономика, бюджетирование и договорная работа
- Подготовка сметы расходов (планово-финансового графика) на очередной год․
- Работа в системе ГИС ЕИС (закупки 44-ФЗ/223-ФЗ), оформление закупок, приемка работ/услуг/товаров (акты, накладные, УПД)․
- Инвентаризация имущества (основных фондов, МАТ, НМА), списание вышедшего из строя имущества․
Типовая структура и штатное расписание
Состав сотрудников зависит от категории архива (федеральный, региональный, муниципальный, ведомственный) и площади зданий․
| Должность | Основные обязанности |
|---|---|
| Начальник хозяйственного отдела (Заведующий ХО) | Общее руководство, планирование, бюджет, договорная работа, отчетность перед директором, ответственность за ПБ/Охрану/СЭС․ |
| Инженер по эксплуатации зданий / Главный механик | Руководство ремонтно-механическим цехом/бригадой, графики ТО, аварийно-восстановительные работы, журнал учета дефектов․ |
| Электромонтер / Электротехник | Обслуживание электросетей, щитов, ИБП, генераторов, освещения, заземления․ Допуска до 1000В и выше․ |
| Вентилятор / Оператор ВОК | Ежедневный контроль микроклимата, регулировка клапанов, чистка фильтров, ремонт вентиляторов, калориферов, холодильных машин․ |
| Сантехник / Водонапорник | Обслуживание ВВС, канализации, отопления, насосных станций, утечки, зачистка․ |
| Пожарный инспектор / Ответственный за ПБ | Контроль АПС, ОПТ, огнетушителей, инструктажи, журналы ПБ, связь с МЧС․ |
| Кладовщик (МТС) | Приемка, хранение, выдача МЦ, инвентаризация склада, заказ расходников․ |
| Уборщицы помещений (персонал уборки) | Ежедневная/генеральная уборка по сменам, уборка территории (зимой/летом)․ |
| Водитель (при наличии авто) | Перевозка документов, грузов, сотрудников, ТО авто․ |
| Сторожа / Охранник (если нет ЧОП) | Режим КСК, контроль проходов, обход территории․ |
Ключевые производственные процессы и документооборот ХО
Планово-профилактические работы (ППР)
Основа бесперебойной работы․ Ведутся по единому Графику ППР (утверждается ежегодно)․
- Ежедневно: замеры Т/Вл (утро/вечер), обход фондов (проверка на течи, запахи, следы грызунов), проверка АПС/ОПС на пульте, уборка․
- Еженедельно: проверка огнетушителей (манометры), работа насосов, проверка дверей/окон, уборка территорий․
- Ежемесячно: ТО вентиляции (фильтры, ремни), проверка ИБП/генераторов под нагрузкой, прогоны клапанов пожаротушения, дератизация (проверка станций)․
- Квартально/Полугодично: испытания заземления, сопротивления изоляции, проверка гидрантов, ТО лифтов, калибровка датчиков Т/Вл․
- Ежегодно: гидроиспытания отопления, чистка вентиляционных каналов, калибровка приборов учета (ПУ, ВУ, ГУ, ТУ), инвентаризация имущества, подготовка сметы․
Аварийно-восстановительные работы
Регламентируются Планом действий при чрезвычайных ситуациях (прорыв трубы, пожар, отказ ВОК, заминание канализации, стихийные бедствия)․
- Наличие дежурных бригад (электрик, сантехник, вентилятор) в нерабочее время․
- Склад аварийного запаса (зажимные муфты, трубы, кабель, фильтры, ремни, песок, лопаты, насосы для откачки воды)․
- Алгоритм: Обнаружение -> Сообщение начальнику ХО/директору -> Вызов аварийных служб/дежурных -> Локализация -> Ликвидация последствий -> Акт обследования -> Ремонт․
Документооборот ХО (основные журналы и бланки)
- Журнал учета температуры и влажности в фондовых помещениях (форма по ГОСТ или своя, с графиками)․
- Журнал дежурного по хозяйственной части (учет проходок, инцидентов, показаний счетчиков)․
- Журнал учета дефектов здания и инженерных сетей․
- Журналы ПБ: инструктажей, проверок АПС/ОПТ, огнетушителей, учений․
- Журналы СЭС: ДДД, уборки, замеров освещенности/шума․
- Журналы ТО оборудования (ВОК, лифты, генераторы, АПС)․
- Накладные (М-4, М-8, ТОРГ-12), Акты приема-передачи (КС-2, КС-3), Лимитные карточки на выдачу МЦ․
- Инвентарные листы (ф․ ОС-6, ОС-6а) и ведомости инвентаризации․
Специфика работы с архивными фондами (Требования к ХО)
Хозяйственный отдел архива имеет принципиальные отличия от ХО обычного офиса или склада:
Критические требования:
- Запрет на влажные процессы в фондах: никаких умывателей, сливов, водопроводных труб над стеллажами․ Только сухие системы пожаротушения (порошок, газ, аэрозоль) или преддействующие системы (сухие трубы) с обязательными датчиками протечки․
- Микроклимат — закон: отклонения Т/Вл от норм (обычно 18±2°С, 50±5% для бумаги; 14-18°С, 35-45% для фото/пленки) фиксируются как ЧС․ ХО отвечает за восстановление режима в течение регламентированного времени (обычно 2-4 часа)․
- Пыль и газовое загрязнение: входные группы — пыльзадерживающие коврики/шлюзы․ ВОК — с грубой и тонкой фильтрацией (класс не ниже F7/F9)․ Запрет на хранение бытовых химикатов, топлива, строительных материалов в фондовых зонах․
- Освещение: только ИИС (ЛЕД) с низким УФ-излучением и пульсацией <5%․ Запрет люминесцентных ламп без защитных колодок/экранов․ Норма освещенности на полке: 75-150 лк (для работы — 300-500 лк)․
- Режим КСК: доступ в фонды только по проходкам/ордерам, сопровождаемый архивариусом․ Работники ХО (электрики, сантехники) в фондах работают только под присмотром ответственного за фонд․
- Ремонтные работы: только в нерабочее время или с изоляцией зоны (пылезащитные экраны, пылесосы строительные)․ Запрет на использование открытого огня (сварка) без специального наряда-допуска и пожароопасные работы — только при наличии наблюдателя с огнетушителем․
Современные тренды и автоматизация
- BMS (Building Management System) / АСУ ТП: автоматизированный мониторинг и управление вентиляцией, отоплением, электричеством, ПБ, охраной с единого пульта/сервера․ Удаленный доступ для инженера․
- Беспроводные датчики Т/Вл (LoRaWAN, NB-IoT, ZigBee): установка на каждой стеллажной секции без прокладки кабелей․ Данные в облаке/локальном сервере, СМС/Email-алермы при выходе за пороги․
- CMMS/EAM-системы (1С:Управление ремонтами, PlanFix, Bitrix, специализированные): планирование ППР, учет заявок на ремонт, история оборудования, склад запчастей, калибровка приборов․
- Электронный документооборот (ЭДО): заключение договоров, счета-фактуры (ЭДО/СБИС/Диадок), акты приема работ — без бумаги․
- Энергоэффективность: рекуперация тепла в вентиляции, переменные частоты (ЧРУ) на насосах/вентиляторах, LED-освещение с датчиками присутствия/светом, солнечные панели на крыше (для снижения затрат на электроэнергию)․
- Аутсорсинг: передача уборки, охраны, ТО ВОК/ПБ, ДДД, ландшафтного дизайна специализированным компаниям по SLA (Service Level Agreement)․ ХО переходит на функции заказчика/контролера․
Типовые проблемы и пути их решения
| Проблема | Последствия для архива | Меры превенции/решения |
|---|---|---|
| Износ инженерных сетей (трубы, кабели, вентиляция) | Частые аварии, затаптывание документов, выход микроклимата за нормы, пожарная опасность․ | |
| Недофинансирование коммунальных услуг и ТО | Долги поставщикам, отключение тепла/электричества, остановка ВОК․ | |
| Кадровый голод (уход квалифицированных электриков, вентиляторов) | Снижение качества ТО, рост аварийности, нарушение графиков ППР․ | |
| Биовредители (грызуны, насекомые, плесень) | Невосстановимая порча уникальных документов, штрафы Роспотребнадзора․ | |
| Конфликт «Ремонт vs Режим хранения» | Пыль, шум, вибрация, открытые двери/окна во время работ․ |
Хозяйственный отдел — это «сердце» и «скелет» архива․ Невидимая для посетителей и исследователей работа инженеров, кладовщиков, уборщиц и водителей создает тот самый фундамент, на котором стоит сохранность национальной документальной памяти․ Современный ХО переходит от реактивной модели («сломалось — чиним») к проактивной («прогнозируем, мониторим, предотвращаем») с активным внедрением цифровых технологий управления имуществом и инженерными системами․
Ключевой показатель эффективности ХО: отсутствие аварийных ситуаций, угрожающих фондам, стабильный микроклимат в нормативных пределах 24/7/365, исполнение сметы без перерасходов и обеспечение комфортных и безопасных условий труда для архивариусов․
Статья подготовлена на основе действующего законодательства РФ (ФЗ-125, Пост․ №1372, СанПиН, ГОСТ Р 7․0․99-2018) и лучших практик управления архивным хозяйством․ При разработке локальных нормативных актов (Положения о ХО, Инструкций) необходимо учитывать специфику конкретного архива (категория, площадь, тип фондов, наличие зданий-памятников)․