Хозяйственный отдел (или сектор‚ группа) — это неотъемлемая часть структуры любого архива‚ обеспечивающая физическое сохранение документов путем создания и поддержания необходимых условий хранения. Если основная миссия архива — это учет‚ описание и выдача информации‚ то хозяйственный отдел создает «фундамент»‚ без которого выполнение этих задач невозможно: безопасные‚ чистые и климатически стабильные помещения.

Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и типовым положениям Росархива‚ архив организации создается на правах структурного подразделения‚ осуществляющего хранение‚ комплектование‚ учет и использование документов. Внутри этой структуры хозяйственный отдел выделяется как специализированное звено‚ отвечающее за материально-техническую базу.

Правовой статус и нормативная база

Деятельность хозяйственного отдела регламентируется комплексом нормативных правовых актов:

• Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 15‚ 16‚ 17 — требования к хранению‚ обеспечению сохранности).
• Приказ Росархива от № 23 «Об утверждении Правил работы архивов государственных органов и иных организаций» (разделы о хранении‚ обеспечении сохранности‚ пожарной безопасности).
• ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 «Информация и документирование. Хранение документов. Требования к помещениям для хранения архивных документов».
• СанПиН 2.2.1/2.-03 «Санитарно-эпидемиологические требования к устройству‚ содержанию и организации режима работы архивов».
• Нормативные документы по пожарной безопасности (ФЗ № 123‚ НПБ‚ ППБ) и охране труда.
• Локальные акты архива: Положение о хозяйственном отделе‚ инструкции по должностям‚ планы профилактических работ‚ журналы учета.

В типовых положениях об архиве (например‚ Примерное положение об архиве организации Росархива) закрепляется‚ что архив может включать в свой состав подразделения по обеспечению сохранности‚ к которым и относится хозяйственный сектор.

Место в организационной структуре архива

В зависимости от масштаба архива (объема фондов‚ площади хранилищ‚ численности персонала) хозяйственная функция может оформляться по-разному:

1. Самостоятельный отдел (сектор), в крупных государственных архивах (областных‚ краевых‚ федеральных)‚ где площадь хранилищ исчисляется тысячами квадратных метров. Во главе стоит начальник отдела (начальник сектора).
2. Группа (бригада) в составе отдела обеспечения сохранности и учета — в архивах среднего размера. Функции распределяются между сотрудниками отдела сохранности.
3. Должность кладовщика/хозяйственного работника — в малых архивах организаций (в составе делопроизводственной службы‚ общего отдела‚ секретариата)‚ где выделение отдельного подразделения нецелесообразно.

Структура крупного хозяйственного отдела обычно включает:

• Начальника отдела (сектора);
• Мастеров по ремонту и эксплуатации зданий/сооружений;
• Инженеров по вентиляции‚ отоплению‚ кондиционированию‚ пожарной сигнализации;
• Контролеров санитарного состояния и микроклимата;
• Рабочих по уборке хранилищ (уборщиц хранилищ — специальная категория);
• Грузчиков/комплектовщиков для перемещения дел;
• Охраны (часто выделена в отдельную структуру‚ но взаимодействует тесно).

Основные задачи и функции

Ключевая цель — обеспечение сохранности Архивного фонда РФ путем поддержания установленных параметров среды и физической безопасности зданий.

Обеспечение микроклиматических параметров (температура‚ влажность‚ газосостав)

Это приоритетная функция. Согласно ГОСТ Р 54989 и СанПиН‚ в хранилищах должны поддерживаться:

• Температура: 18±2 °C (для бумажных документов)‚ ниже для фото/пленки.
• Относительная влажность: 50±5% (критически важно: >60% — риск плесени‚ <40% — ломкость бумаги).
• Очистка воздуха от пыли‚ газов‚ спор грибка.

Действия отдела: эксплуатация систем вентиляции и кондиционирования (ВК)‚ регулярный замер параметров психрометрическими приборами/автоматизированными системами (БМС)‚ ведение Журналов учета температуры и влажности (не реже 2 раз в сутки)‚ оперативная реакция на отклонения.

Санитарно-техническое содержание и чистота

• Ежедневная влажная уборка читальных залов‚ коридоров‚ служебных помещений.
• Периодическая (плановая) генеральная уборка хранилищ (обычно 1 раз в квартал/полгода) с использованием специальных пылесосов (HEPA-фильтры)‚ без воды в непосредственной близости от дел.
• Дератизация (борьба с грызунами)‚ дезинсекция (насекомые)‚ дезинфекция (грибок‚ бактерии) — по контрактам с СЭС/лицензированными организациями под контролем отдела.
• Контроль за состоянием стеллажей‚ полов‚ стен‚ окон‚ кровли на предмет протечек‚ трещин‚ конденсата.

Пожарная безопасность и охрана

• Эксплуатация и плановое ТО систем автоматической пожарной сигнализации (АПС)‚ пожаротушения (газовые‚ порошковые‚ водяные — в соответствии с категориями помещений)‚ противопожарного водоснабжения.
• Содержание путей эвакуации‚ пожарных дверей‚ щитов в надлежащем состоянии.
• Организация пожарно-технического минимума для персонала‚ проведение учений.
• Взаимодействие с МЧС и частной охранной организацией (КПП‚ СКУД‚ видеонаблюдение‚ тревожные кнопки).

Ремонтно-эксплуатационные работы

• Текущий ремонт помещений хранилищ (покраска‚ шпаклевка‚ замена напольных покрытий на антистатичные/проводящие) — строго без использования растворителей и красок с резким запахом в присутствии документов (работы проводятся в пустых хранилищах или с герметизацией стеллажей).
• Капитальный ремонт инженерных сетей (трубопроводы‚ электропроводка‚ вентиляционные каналы).
• Подготовка спецификаций и смет на закупку материалов‚ расходников (пакеты для мусора‚ моющие средства‚ лампы‚ фильтры для ВК).

Логистика и перемещение документов

• Обеспечение транспортировки дел при комплектовании‚ пересчете‚ передаче в госархивы (упаковка в короба‚ пломбирование‚ погрузка в спецавтомобили).
• Перестановка фондов при реорганизации хранилищ‚ стеллажах (монтаж/демонтаж стеллажей).
• Снабжение архива канцелярскими товарами‚ бытовыми товарами‚ спецодеждой (халаты‚ перчатки‚ респираторы для уборщиц хранилищ).

Документальное обеспечение работы отдела

Хозяйственный отдел ведет специфическую документацию‚ необходимую для отчетности перед руководством архива‚ Росархивом и контролирующими органами:

Взаимодействие с другими подразделениями архива

Хозяйственный отдел не работает в вакууме. Его эффективность определяется координацией:

• С отделом комплектования и учета (описанием): согласование графиков генеральной уборки хранилищ (чтобы не мешать инвентаризации)‚ подготовка мест для новых поступлений (свободные стеллажи‚ чистота).
• С отделом обеспечения сохранности и восстановления: совместный мониторинг биологических поражений (плесень‚ насекомые)‚ определение режимов хранения для ценных/поврежденных комплексов‚ подготовка помещений для реставрации.
• С отделом использования (читальным залом): обеспечение чистоты‚ микроклимата‚ освещенности‚ исправности оборудования (ксероксы‚ сканеры‚ микрофильмочитатели) в залах выдачи.
• С администрацией/бухгалтерией: обоснование бюджета на ТО‚ ремонты‚ закупку спецтехники (промпылесосы‚ климатические камеры)‚ оплата коммунальных услуг (электричество‚ тепло‚ вода — статьи расходов критичны для архива).

Особенности работы с электронными документами и современными технологиями

С переходом на электронное делопроизводство и создание электронных архивов (СЭД‚ АИС «Архив») роль хозяйственного отдела трансформируется:

• Серверные комнаты / ЦОД: Хозяйственный отдел часто курирует микроклимат и пожарную безопасность серверных‚ где хранятся электронные оригиналы и копии (температура 20±2°C‚ влажность 45±5%‚ газовое пожаротушение).
• Автоматизация мониторинга (БМС/SCADA): Внедрение систем автоматического контроля температуры/влажности с выводом на пульт диспетчеризации и отправкой SMS/Email-уведомлений при авариях. Это снижает зависимость от «человеческого фактора» при замерах.
• Умные стеллажи и RFID: Обеспечение питанием и сетевой инфраструктурой для автоматизированных стеллажных систем и радиочастотной идентификации дел.

Кадровые требования и обучение

Согласно Профессиональным стандартам (например‚ «Специалист по архивному делу»‚ «Техник по эксплуатации зданий») и требованиям охраны труда:

• Начальник отдела — высшее техническое или строительное образование‚ опыт управления ХВС/ВК/Отоплением.
• Инженеры/мастера — среднее профессиональное техническое‚ допуски к работе с электроустановками (группа доступа не ниже III)‚ работе на высоте‚ в закрытых пространствах.
• Уборщицы хранилищ — обучение по программе «Уборка архивных хранилищ» (специфика: запрет мокрой уборки рядом с делами‚ работа с HEPA-пылесосами‚ использование СИЗ‚ правила обращения с документами).
• Обязательное ежегодное обучение: пожарный минимум‚ охрана труда‚ первая помощь‚ специфика работы в архиве (для всех категорий).

Типичные проблемы и пути их решения

1. Недофинансирование коммунальных услуг и ТО. Решение: обоснование бюджета через акты осмотров‚ расчеты рисков (портча фондов = уголовная ответственность руководителя по ст. 243 УК РФ)‚ привлечение спонсоров/грантов на модернизацию ВК.
2. Старые здания‚ не приспособленные под архивы (приспособленные подвалы‚ чердаки). Решение: поэтапная реконструкция (гидроизоляция‚ паройзооляция‚ принудительная вентиляция)‚ использование мобильных климатических камер для ценных фондов.
3. Конфликт «Чистота vs Доступность» (уборка во время работы читателей). Решение: график уборки до/после работы зала‚ зонирование уборки‚ использование бесшумной техники.
4. Отсутствие автоматизации мониторинга. Решение: поэтапное внедрение датчиков (сначала в самых ценных/проблемных хранилищах)‚ интеграция в единую.dispatcherскую.

Хозяйственный отдел, это «невидимый каркас» архива. Его работа часто остается за кадром‚ пока не происходит авария: протечка‚ пожар‚ поломка кондиционера в жару‚ заражение плесенью. Однако именно системная‚ плановая‚ документированная и квалифицированная работа хозяйственников гарантирует выполнение главной миссии архива — передачу документов будущим поколениям в сохранности.

Современный архив требует от хозяйственного отдела не только «подметать и мыть»‚ а владеть компетенциями в области инженерных систем‚ нормативного регулирования (ГОСТ‚ СанПиН‚ ФЗ-123)‚ управления рисками и внедрения «умных» технологий мониторинга. Инвестиции в материально-техническую базу и кадры хозяйственного отдела, это самые рентабельные инвестиции в сохранность Архивного фонда Российской Федерации.

Статья подготовлена на основе требований Федерального закона № 125-ФЗ‚ Приказа Росархива № 23‚ ГОСТ Р 54989-2012‚ СанПиН 2.2.1/2.-03 и типовых положений об архивах организаций.