Архив отдела кадров (HR‑архив) – это структурированное собрание документов, отражающих трудовые отношения сотрудников с организацией. Правильное ведение такого архива обеспечивает соблюдение законодательства, защиту прав работников и эффективное управление персоналом. Ниже представлен подробный обзор нормативных требований, практических рекомендаций и актуальных изменений, действующих в 2025‑2026 гг.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – основной закон, регулирующий создание, хранение и использование архивных документов.
• Приказ Министерства культуры РФ «Приложение. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» – уточняет порядок комплектования и учета.
• Приказ Росархива № 77 от 2025 г. – содержит конкретные требования к формированию и ведению архива организаций, включая разделение по содержанию и срокам хранения.
• ФЗ № 152‑ФЗ «О персональных данных» – предъявляет требования к защите персональных данных при их хранении и обработке.
• ФЗ № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учете» – регламентирует ведение кадровых документов, имеющих значение для расчетов с работниками.
• ГОСТ Р 7.0.8‑2025 – термины и определения в области архивного дела, используемые при классификации документов.

Основные принципы организации HR‑архива

1. Системность и структурированность – документы группируются по содержанию (кадровые, бухгалтерские, договорные и т.д.) и по срокам хранения.
2. Доступность и конфиденциальность – доступ к архиву предоставляется только уполномоченным лицам; персональные данные защищаются в соответствии с ФЗ‑152.
3. Учет и контроль – ведется опись архивного дела, регулярно проводится инвентаризация и сверка с государственными органами.
4. Соблюдение сроков хранения – документы хранятся строго в установленные периоды, после чего подлежат передаче в государственный архив или уничтожению.

Классификация документов отдела кадров

Согласно приказу Росархива № 77, документы HR‑архива делятся на следующие группы:

• Личные дела сотрудников – трудовые договоры, приказы о приеме/увольнении, личные карточки, справки о доходах, трудов книжки и т.п.
• Документы по подбору и адаптации персонала – вакансии, резюме, протоколы собеседований, результаты аттестации.
• Нормативные и внутренние акты – должностные инструкции, положения о премировании, коллективные договоры.
• Отчетные и статистические формы – сведения о численности, движениях персонала, отчеты в фонды социального страхования.
• Документы по обучению и развитию – программы повышения квалификации, сертификаты, журналы attendance.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения определяются в зависимости от типа документа и законодательных требований. Ниже приведены основные позиции (данные актуальны на 2025‑2026 гг;):

Электронный документооборот и переход на КЭДО

С 17 сентября 2025 года вступил в силу новый порядок передачи кадровых документов в архив, регламентированный приказом Росархива. Основные положения:

• Обязательное сканирование бумажных документов с последующим внесением их в электронный архив (ЭАД).
• Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для подтверждения подлинности электронных копий.
• Хранение электронных документов в соответствии с требованиями ФЗ‑152 (шифрование, контроль доступа, резервное копирование).
• Сроки хранения электронных копий совпадают со сроками хранения оригиналов; после истечения срока электронные файлы подлежат уничтожению в установленном порядке.

При переходе на КЭДО рекомендуется:

1. Провести инвентаризацию существующих бумажных документов и определить их приоритет для digitization.
2. Выбрать систему электронного документооборота, поддерживающую метаданные, необходимые для архивного учета (номер дела, дата, тип документа, срок хранения).
3. Обучить сотрудников отдела кадров работе с ЭЦП и правилами защиты персональных данных.
4. Установить регламент регулярного резервного копирования и проверки целостности электронных архивов.

Ответственность за нарушение правил ведения кадрового архива

Нарушение требований по хранению и учету кадровых документов влечет административную и, в некоторых случаях, уголовную ответственность:

• Штрафы по статье 19.7 КоАП РФ (нарушение правил ведения кадрового документооборота) – от 5 000 до 50 000 рублей для должностных лиц, от 50 000 до 200 000 рублей для организаций.
• Штрафы по статье 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства о персональных данных) – до 6 000 000 рублей.
• При утрате или уничтожении документов, подлежащих длительному хранению, возможна дисквалификация руководителя на срок до 3 лет.

Практическое руководство по организации HR‑архива

Назначение ответственного лица

Согласно приказу руководителя организации, назначается сотрудник (например, ведущий специалист по кадровому делопроизводству), ответственный за ведение архива. В его обязанности входит:

• Прием и регистрация поступающих документов;
• Классификация и формирование дел;
• Контроль соблюдения сроков хранения;
• Обеспечение конфиденциальности и защиты данных;
• Подготовка ежегодных отчетов для государственных органов.

Оборудование помещения

Для хранения бумажных документов рекомендуется:

• Отапливаемое, сухое помещение с температурой 18‑22 °C и относительной влажностью 45‑55 %.
• Наличие пожарной сигнализации и систем пожаротушения.
• Металлические шкафы или сейфы с запирающимися механизмами;
• Разделение зон: активное хранение (документы, используемые в текущей работе) и долгосрочное хранение (архивный фонд).

Ведение описи и учета

Каждое дело получает уникальный индекс, включающий:

• Код подразделения;
• Год формирования;
• Номер дела внутри года;
• Краткое содержание (например, «Личное дело Иванова И.И.»).

Опись ведется в электронном виде с возможностью экспорта в форматы CSV или XML для передачи в контролирующие органы.

Периодическая инвентаризация

Не реже одного раза в год проводится инвентаризация архива:

• Сравнение фактического наличия дел с данными описи;
• Выявление поврежденных или утраченных документов;
• Принятие решений о восстановлении, копировании или уничтожении в соответствии с установленными сроками.

Эффективное ведение архива отдела кадров – это не только соблюдение формальных требований законодательства, но и важный элемент управления персоналом, обеспечивающий защиту прав сотрудников, минимизацию рисков и повышение прозрачности кадровой политики организации. Следуя представленным нормативным актам, внедряя современные технологии электронного документооборота и регулярно контролируя состояние архива, компания сможет избежать штрафов, обеспечить законность своих действий и создать надежную основу для долгосрочного развития.