Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Хранение архивных документов — это не просто размещение дел на полках, а сложная система организационных, технических и правовых мер, направленная на обеспечение сохранности документального наследия для будущих поколений. В Российской Федерации данная сфера жестко регламентируется законодательством, ключевым документом в которой являются Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях, утвержденные Приказом Росархива от № 24.

Законодательная и нормативная основа

Деятельность по хранению архивных документов строится на иерархии нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий понятия, принципы, состав Архивного фонда РФ, права и обязанности субъектов архивного дела.
Приказ Росархива от № 24 — основной ведомственный акт, регламентирующий единые правила хранения, комплектования, учета и использования документов во всех типах учреждений (архивы, музеи, библиотеки, научные организации).
ГОСТ и отраслевые стандарты (например, ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Основные положения», ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 «Информация и документация. Хранение документов. Требования к помещениям для хранения архивных документов»).
Локальные нормативные акты учреждений, инструкции, планы размещения фондов, графики проверок, акты приемки-сдачи и т.д.

Важно: Согласно п. 1.2 Приказа № 24, государственные и муниципальные музеи и библиотеки, научные организации, хранящие документы Архивного фонда РФ, осуществляют хранение в соответствии с требованиями, устанавливаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере культуры (Министерством культуры РФ) для библиотечных фондов и Музейного фонда РФ, но с соблюдением единых принципов архивного хранения.

Фундаментальные принципы хранения

Организация хранения базируется на ключевых архивных принципах, неисполнение которых ведет к утрате ценности документов как исторических источников:

Принцип происхождения (фоновность): Документы разных фондов не могут смешиваться. Каждый фонд хранится отдельно, сохраняя внутреннюю структуру, заложенную создателем.
Принцип первоначенного порядка: Внутри фонда сохраняется порядок дел, установленный создателем архива (хронологический, систематический, алфавитный и др.).
Обеспечение сохранности: Создание условий (микроклимат, освещение, пожаробезопасность, антибиологическая защита), предотвращающих физическое уничтожение или повреждение носителей информации.
Доступность и учет: Любой документ в любой момент должен быть найден. Это достигаеться через систему научной описи и топографического учета.
Неуничтожаемость до истечения сроков хранения: Сроки хранения устанавливаются экспертной комиссией по отбору документов. Уничтожение до истечения сроков запрещено.

Материально-техническая база и условия хранения (Климат и Безопасность)

Согласно ГОСТ Р 54989-2012 и Правилам № 24, хранилища должны соответствовать строгим параметрам:

Микроклиматические параметры

Тип носителя / Документов	Температура (°C)	Относительная влажность (%)	Допустимые колебания в сутки
Бумажные документы (основной фонд)	16–18 (допустимо 14–22)	45–55 (допустимо 40–60)	Темп. ±2°C, Влаг. ±5%
Фотодокументы, негативы, кинофильмы	10–14 (холодное хранение)	30–40	Строгое соблюдение
Магнитофонные ленты, видеозаписи	16–20	35–45	Темп. ±2°C, Влаг. ±5%
Оптические диски, флеш-накопители	18–22	40–50	Темп. ±3°C, Влаг. ±10%

Ключевые требования к помещениям:

Отсутствие прямых солнечных лучей (затемнение окон, светорассеивающие экраны).
Приточно-вытяжная вентиляция с фильтрами грубой и тонкой очистки (задержка пыли > 99%).
Пожарная безопасность: автоматическая пожаротушение (газовые модули, водяные распылительные системы для бумаги), датчики дыма/тепла, противопожарные двери (ЭИ-60 и выше).
Инженерная защита: сигнализация «Охрана», контроль доступа (СКУД), герметичность окон и дверей.

Стеллажное оборудование и упаковка

Стеллажи: Металлические, неподвижные или подвижные (мобильные), покрытые порошковой полимерной краской (без растворителей). Нагрузка на полку рассчитывается по ГОСТ.
Упаковка: Дела помещаются в архивные короба (обертки) из картона повышенной плотности (не менее 300 г/м²), нейтрального pH (7.0–8.5), без лигнина. Запрещено использовать полиэтиленовые пакеты (эффект «парника»), скобы, канцелярские кнопки, скотч.
Размещение: Короба устанавливаются вертикально (на торце) или горизонтально (стелажи не выше 3–4 коробов), с зазорами для циркуляции воздуха. Крупноформатные документы (чертежи, карты) хранятся в плоских ящиках или нависающих папках.

Топографический учет и система размещения фондов

Это «навигационная система» архива. Без нее документ физически существует, но информационно — потерян.

План (схема) размещения архивных фондов

Графический документ, наносящийся на план хранилища. Он отражает:

Номера стеллажей, секций, ярусов.
Номера фондов (или их частей), размещенных в конкретных ячейках.
Проходы, окна, двери, пожарные щиты, датчики.

План обновляется при каждом перемещении фондов.

Топографические указатели (Инвентаризационные книги / Картотеки)

Согласно п. 2 Приказа № 24: «Все изменения в местонахождении архивных документов фиксируются в топографических указателях, а также отражаются в плане (схеме) размещения архивных фондов».

Ведутся в двух экземплярах (рабочий и контрольный/дублирующий). Содержат колонки:

Номер фонда.
Номера описаний/дел (диапазон).
Количество единиц хранения (коробов/томов).
Место хранения: Номер хранилища → Номер стеллажа → Номер секции → Номер яруса (полки).
Дата размещения / перемещения.
Подпись ответственного.

Виды перемещений, требующих фиксации

Первичное размещение нового поступления.
Перестановка фондов внутри хранилища (дефрагментация, уплотнение).
Выдача дела в читальный зал / на фотокопирование / на реставрацию / на выставку (в музее).
Перемещение в другое хранилище или другое учреждение.
Возврат дела на место хранения.

Специфика хранения в музеях и библиотеках

Музеи и библиотеки часто хранят архивные документы как часть своих фондов (Музейный фонд РФ, Библиотечный фонд). Приказ № 24 (п. 9.1) устанавливает, что размещение и хранение печатных изданий и музейных предметов осуществляется по требованиям Минкульта РФ, однако документы Архивного фонда РФ, находящиеся в этих учреждениях, подлежат учету и хранению по архивным правилам.

Особенности:

Двухфакторная ценносторонний учет: Документ учитывается и в музейной/библиотечной системе (КМК, АИС «Музей») и в архивной (фонд, опись, дело).
Хранение комплексов: В музеях документы часто хранятся вместе с предметами (личные фонды писателей, ученых: рукописи + вещи). Требуется единый климат, подходящий для наиболее капризного объекта (обычно бумага диктует условия).
Выставочная деятельность: Выдача оригиналов на выставку требует акта приемки-передачи, заключения ресторатора, страховки, создания микроклимата в витрине (климат-кассета) и ограничения срока экспозиции (обычно 3 месяца с последующим «отдыхом» в хранилище 3–5 лет).

Контроль наличия и состояния (Инвентаризация и Мониторинг)

Периодическая проверка, гарантия того, что учет соответствует реальности.

Виды проверок

Полная инвентаризация: Проверка каждого дела/единицы хранения по всем фондам. Проводится редко (раз в 5–10 лет или при смене руководителя/главного хранителя).
Выборочная (текущая) инвентаризация: Ежегодная проверка 10–15% фондов (ценных, часто используемых, недавно перемещенных).
Ежедневный/недельный контроль: Осмотр хранилищ хранителями: проверка показаний термогигрометров, целостности пломб/замков, отсутствия следов протечек, грызунов, насекомых.

Мониторинг состояния документов

Выявление биологических поражений (плесень, грибок, насекомые).
Оценка механических повреждений (переломи, разрывы, потери фрагментов).
Контроль кислотности бумаги (pH) и состояния чернил (коррозия железногаловых чернил).
Формирование партий на реставрацию/консервацию/оцифровку.

Хранение электронных документов и оцифрованных копий

С приказом Росархива от № 77 вопросы электронного хранения получили детальную регламентацию. Важно различать:

Родные электронные документы (РЭД): Созданные в цифровом виде (e-mail, отчеты 1С, сканы с ЭЦП). Хранятся в Электронном архиве (СЭД/ЭАРХ).
Оцифрованные копии: Цифровые образы бумажных оригиналов. Не заменяют оригинал (если не пройдена процедура замены носителя по ГОСТ Р 7.0.99-2018), но служат для доступа и сохранения оригинала от износа.

Требования к электронному хранению (Приказ № 77):

Форматы: Только открытые, стандартизированные (PDF/A-1b/2b для текста, TIFF/JP2 для изображений, XML для структурированных данных, WAV/FLAC для аудио).
Целостность: Контрольные суммы (хеши SHA-256, ГОСТ Р 34.11-2012) при приемке и периодическая перепроверка.
Репликация: Минимум 3 копии в 2-х географически разделенных ЦОД (один экземпляр — на лентоной библиотеке для «холодного» хранения).
Миграция: Плановый перенос на новые носители/форматы при устаревании (каждые 5–7 лет для дисков, 10–15 для лент).
Метаданные: Обязательное описание по стандарту Dublin Core / РОСАРХ / PREMIS для обеспечения поиска и доказательной силы.

Биологическая защита и ЧС (Аварийные ситуации)

Защита от биологических агентов

Профилактика: Герметичность помещений, сеточки на вентиляции, барьеры от грызунов, регулярная уборка (только влажная, HEPA-фильтры пылесосов).
Мониторинг: Клейкие ловушки для насекомых (феромонные), контрольные ловушки на грызунов.
Дезинсекция/дератизация: Только разрешенными препаратами (без хлора, фосфидов, агрессивных газов). Обработка проводится по графику, с выносом документов или в их отсутствии. После обработки, проветривание и уборка.
Карантин поступлений: Все новые поступления (покупки, дарения, находки) проходят карантин (осмотр, выдержка, обработка в аноксической камере или пониженной температуре) перед размещением в основных фондах.

План аварийного реагирования (ПАР)

Обязательный документ для каждого учреждения. Содержит:

Схемы эвакуации ценностей (приоритетные фонды: уникальные, единственные экземпляры).
Договоры с организацией МЧС/ЧОП, рестораторскими мастерскими, сушильными камерами (ляофилизация).
Комплекты аварийного спасения: полиэтиленовая пленка, рукава, помпы, вентиляторы, короба для мокрых документов, бланки актов.
Алгоритм действий при: протечке, пожаре, затапливании сточными водами, биологическом заражении, овании.

Использование документов и режим доступа

Хранение бессмысленно без использования, но использование не должно наносить вред.

Читальные залы: Отдельные помещения с контролем температуры/влажности, принудительной вентиляцией, видеонаблюдением.
Режим выдачи: Только по заявкам (электронным/бумажным) через опيسي/базы данных. Оригиналы ценных/испорченных документов не выдаются — выдаются копии (цифровые, ксерокопии).
Оборудование для пользователей: Столы с подсветкой (не более 50 люкс для оригиналов), подушки для книг, змеевики, перчатки хлопковые/нитровые (для фото/негативов/металла), запрет на ручки (только карандаши), еду/напитки.
Оцифровка по запросу: Бесплатная или платная (по тарифам) съемка на сканерах планетарного типа (без контакта со стеклом/пробкой), разрешение 300–600 dpi.

Персонал и компетенции

Качество хранения напрямую зависит от квалификации сотрудников.

Главный хранитель / Начальник отдела хранения: Высшее архивное/историческое образование, опыт работы, ответственность за стратегию, планы, отчетность.
Хранители фондов (архивариусы-хранители): Знание составов фондов, топографического учета, правил упаковки, умение работать с рестораторами.
Складские работники / Кладовщики: Физическое перемещение коробов, уборка хранилищ, показания приборов. Проходят инструктаж по пожарной безопасности и правилам обращения с документами.
Рестораторы / Консерваторы: Отдельное подразделение или договорная работа. Лечение документов, подготовка к выставкам, консультирование по климату.
IT-специалисты (для ЭАРХ): Администрирование хранилищ данных, мониторинг целостности, миграция форматов.

Хранение архивных документов в архивах, музеях и библиотеках, это непрерывный управляемый процесс. Он основан на законодательстве (125-ФЗ, Приказ Росархива № 24, № 77), стандартах (ГОСТ Р 54989, ГОСТ Р 7.0.100) и внутренней дисциплине;

Ключевые столпы успеха:

Стабильный микроклимат (температура, влажность, чистота воздуха).
Абсолютная точность топографического учета (план + указатели = нахождение за секунды).
Качественная архивная упаковка (нейтральный картон, отсутствие металла, правильная стойка дел).
Интегрированная защита (пожар + биология + ЧС + кибербезопасность для ЭАРХ).
Компетентный персонал, понимающий ценность каждого документа.

Соблюдение этих принципов гарантирует, что документы Архивного фонда РФ, хранящиеся как в профильных архивах, так и в музеях или научных библиотеках, сохранят свою подлинность, целостность и доступность для науки, культуры и правовых нужд общества на десятилетия и столетия вперед.

Статья подготовлена на основе Приказа Росархива от № 24, Приказа Росархива от № 77, ФЗ № 125-ФЗ, ГОСТ Р 54989-2012, ГОСТ Р 7.0.100-2018 и общей архивной практике.