Хранение документов, входящих в Архивный фонд Российской Федерации, — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий сохранность документального наследия страны и доступность информации для государственных органов, организаций и граждан․ На сегодняшний день (по состоянию на ) основой правового регулирования выступают Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и подзаконные акты Федерального архивного агентства (Росархива), в частности Приказ Росархива от № 77, заменивший ранее действовавший Приказ № 24 от ․

Законодательная основа и ключевые определения

Главным документом, регулирующим сферу архивного дела, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (статья 18 посвящена именно хранению)․ Согласно закону:

• Архивный фонд Российской Федерации — это совокупность архивных документов, независимо от их местоположения, формы представления, вида носителя информации, способа записи информации, которые имеют научную, историческую, культурную или социальную ценность и подлежат постоянному или долговременному хранению․
• Архивный документ — документ, имеющий указанные ценности и подлежащий постоянному или долговременному хранению․

На основе этого закона Росархив разрабатывает и утверждает единые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов․

Эволюция подзаконных актов: от Приказа № 24 к Приказу № 77

Важнейшим этапом модернизации архивного законодательства стало принятие Приказа Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях»․

Почему произошли изменения?

Переход от Приказа № 526 (и последующего Приказа № 24) к Приказу № 77 был обусловлен необходимостью:

1. Уточнения требований к условиям хранения с учетом современных технологий․
2. Оптимизации сроков и порядка передачи документов в архивы․
3. Внедрения единых подходов к электронному документообороту и хранению цифровых копий․
4. Повышения ответственности за сохранность фондов․

Важно: Приказ № 77 распространяет свои нормы не только на государственные и муниципальные архивы, но и на музеи, библиотеки, научные организации, а также (в отдельной редакции/приложении) на органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации — формирователи архивных документов․

Требования к условиям хранения (Глава V Правил)

Согласно методическим рекомендациям и Главе V Правил (Приказ № 77), помещения для хранения должны обеспечивать нормативные режимы, гарантирующие сохранность документов․

Основные параметры микроклимата:

• Температура и влажность: Должны соответствовать установленным нормативным режимам (обычно 18±2°С и относительная влажность 50±5% для бумажных документов, более строгие режимы для фотопленки, аудиовидеодокументов)․
• Чистота воздуха: Отсутствие пыли, газов, вредных примесей․
• Освещение: Защита от прямого солнечного света; использование светильников с низким ультрафиолетовым излучением․

Безопасность и инженерная защита:

• Соответствие требованиям к безопасности общественных зданий (Федеральный закон № 384-ФЗ «Технический регламент о безопасности зданий и сооружений»)․
• Наличие систем пожаротушения (преferably бесводяные/газовые для фондовых помещений), охранно-пожарной сигнализации, контроля доступа․
• Защита от чрезвычайных ситуаций (наводнения, аварии инженерных сетей)․

Размещение документов:

• Использование специализированных стеллажей (металлических, непогорелочных)․
• Размещение в архивных коробках, пакетах, папках из безкислотных материалов․
• Строгое соблюдение инвентарной нумерации и адресного хранения (фонд, опись, дело, единица хранения)․

Комплектование архивов и порядок передачи документов

Это один из самых существенно изменившихся аспектов в Приказе № 77․

Сроки передачи в архив (для формирователей — организаций и госорганов):

Документы сдаются на хранение в архив не ранее, чем через 1 год и не позднее, чем через 3 года после окончания их обработки (завершения дела)․

Порог 10 лет — критически важный критерий:

«Если документ имеет срок хранения по закону до 10 лет, передача его в архив (государственный/муниципальный) не требуется — разве что по решению самой компании, закрепленному в локальном акте»․

• Документы со сроком хранения до 10 лет хранятся у формирователя (в организационном архиве/архивной комнате) до истечения срока и последующего уничтожения․
• Документы со сроком хранения свыше 10 лет (в т․ч․ постоянного хранения) подлежат обязательной передаче в государственный/муниципальный архив․

Оформление передачи (Опись):

Передача документов сопровождается составлением описанных единиц хранения (описей) в двух экземплярах․ Опись является основным учетным документом, подтверждающим состав и объем передаваемых дел․ Контроль за сроками передачи и правильностью оформления описей позволяет снизить риски потери информации и юридических проблем․

Сроки хранения: основные категории

Сроки хранения устанавливаются на основании:

1. Федеральных законов․
2. Иных нормативных правовых актов РФ․
3. Перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения (утверждаются Росархивом по согласованию с профильными министерствами)․
4. Перечней документов, образующихся в деятельности конкретных федеральных органов власти и подведомственных организаций․

Примеры ключевых сроков:

• Документы по личному составу (кадровые): не менее 50 или 75 лет в зависимости от даты создания (до 2003 г․ — 75 лет, после, 50 лет)․ Подлежат передаче в государственные архивы․
• Бухгалтерская отчетность (годовая): постоянное хранение (передача в архив обязательна)․
• Первичные учетные документы, накладные, акты: обычно 5 лет (хранятся у формирователя, в архив не передаются)․
• Договоры и соглашения: срок действия + 10 лет (если срок > 10 лет — в архив)․

Хранение электронных документов

Современные Правила (Приказ № 77) детально регламентируют хранение электронных архивных документов․ Ключевые требования:

• Электронная подпись (ЭЦП): Обеспечение подлинности, целостности и авторства документа с помощью усифицированной или квалифицированной ЭЦП․
• Системы контроля доступа: Разграничение прав доступа (чтение, редактирование, удаление) на уровне ролей пользователей․
• Журналирование (аудит): Ведение протоколов всех действий с документами (кто, когда, что делал)․
• Форматы файлов: Использование открытых, стандартизированных форматов (PDF/A, XML, TIFF и др․), гарантирующих долгосрочную читаемость․
• Резервное копирование: Обязательное создание и хранение резервных копий на географически разделенных носителях/серверах․
• Миграция данных: Плановый перенос информации на новые носители и в новые форматы для предотвращения технологического устаревания․

Пример реализации: модуль учета рабочего времени в системе автоматизации документооборота (СЭД/ЭДО) с поддержкой ЭЦП и ролевой модели доступа․

Учет и научная обработка фондов

В самих федеральных архивах (ГАРФ, РГАНИ, РГАЭ, региональные госархивы и др․) ведется строгий учет:

• Фондовый учет: Регистрация поступивших фондов, присвоение номеров фондам․
• Описательная работа: Составление описей (систематические, летописные), путеводителей, реестров․
• Научная вспомогательная аппаратура: Создание указателей (именных, географических, предметных), карточек учетных единиц хранения․
• Автоматизированные информационные системы: Ведение электронных каталогов и баз данных (например, АИС «Архивы России», региональные порталы)․

Использование документов: доступ и ограничения

Правила (Приказ № 77) определяют порядок предоставления документов для использования:

• Читальные залы: Обеспечение условий для работы с оригиналами (специальные столы, подушки для переплетов, перчатки)․
• Удаленный доступ: Предоставление цифровых копий через порталы архивов или по официальным запросам (с учетом законов о защите персональных данных и гостайне)․
• Ограничения доступа: Документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные, предоставляются только уполномоченным лицам или после снятия ограничений (истечение сроков секретности, согласие субъекта ПДн)․
• Воспроизведение: Разрешается фотографирование без вспышки, сканирование на планшетных сканерах архива, заказ копий․

Ответственность и контроль

Нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ влечет за собой ответственность, установленную законодательством РФ:

• Административная: штрафы для должностных лиц и юрлиц (КоАП РФ, ст․ 13․19 и др․)․
• Гражданско-правовая: возмещение ущерба, причиненного утратой или порчей документов․
• Дисциплинарная: взыскания к виновным работникам архивов и формирователей․
• Уголовная: в случаях умышленного уничтожения, повреждения или хищения документов (УК РФ, ст․ 226, 283)․

Контроль за соблюдением Правил осуществляет Росархив (плановые и внеплановые проверки), а также вышестоящие архивы по отношению к нижестоящим и формирователям․

Практический чек-лист для организации (формирователя)

Чтобы соответствовать требованиям Приказа № 77 и 125-ФЗ, организация должна:

1. Утвердить Перечень типовых документов с сроками хранения (согласованный с экспертом-архивистом/органом архивного дела)․
2. Организовать архивную комнату/место хранения, соответствующее требованиям микроклимата и пожарной безопасности (даже для сроков до 10 лет)․
3. Проводить ежегодную экспертизу документов на предмет ценности и сроков хранения (акт экспертизы)․
4. Своевременно (в течение 1–3 лет после закрытия дела) готовить описанные дела со сроком > 10 лет к передаче в госархив․
5. Обеспечить хранение кадровых документов (50/75 лет) в надлежащих условиях до передачи в архив․
6. При использовании ЭДО/СЭД — аудировать систему на соответствие требованиям к долгосрочному хранению (ЭЦП, форматы, резервное копирование, миграция)․
7. Проводить обучение ответственных лиц по архивному делу․

принесло ясность в сроки передачи (правило 1–3 года), четко разделило зоны ответственности формирователей (до 10 лет) и государственных архивов (свыше 10 лет) и поставило жесткие требования к электронному архивированию․

Главное правило для любого формирователя: своевременно формируйте дела, правильно назначайте сроки хранения по утвержденным перечням, обеспечивайте безопасность носителей и не упускайте сроки передачи ценных документов в государственный архив․ Это гарантирует правовую защищенность организации и сохранность национальной памяти․

---

Статья подготовлена на основе актуальной на информации: ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 77 от , Приказ Росархива № 24 от , методические рекомендации Росархива, материалы ГАРФ, Контур․Норматив, Делис Архив, ОСГ․