Хранение документов в муниципальных архивах — это строго регламентированный процесс, обеспечивающий сохранность Архивного фонда Российской Федерации и доступность информации для государственных органов, организаций и граждан. С 17 сентября 2023 года вступили в силу кардинально обновленные нормативные правовые акты, изменившие подходы к комплектованию, учету, хранению и использованию архивных документов. Ниже представлен подробный обзор основных правил с учетом последних законодательных изменений (Приказ Росархива от № 77, ФЗ от № 339-ФЗ и др.).

Нормативная правовая база: что изменилось?

Ключевым документом, регламентирующим современные правила, является Приказ Росархива от 31 июля 2023 г. № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации». Он заменил собой устаревший Приказ Росархива от № 105.

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (базовый закон).
• Федеральный закон от № 339-ФЗ — внес изменения в Основы законодательства об архивном деле, закрепив новые термины и процедуры (в т.ч. касательно электронных документов).
• Приказ Росархива № 77 от — основной регламент процессов (вступил в силу ).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018 и другие стандарты по комплектованию и описанию.

Важно: Муниципальные архивы, являясь частью единой архивной службы, обязаны соблюдать данные федеральные правила, адаптируя их под специфику местного самоуправления.

Фундаментальные принципы хранения

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ и новым Правилам (Приказ № 77), хранение строится на следующих принципах:

1. Единость архивного фонда: документы всех владельцев (муниципальные органы, учреждения, физлица) формируют единый фонд с едиными правилами учета и хранения.
2. Сохранность и неприкосновенность: обеспечение физического сохранения носителей информации и защита от несанкционированного доступа, порчи, хищения или уничтожения.
3. Доступность: предоставление документов для использования в установленном законом порядке (с учетом сроков ограничения доступа).
4. Научность и системность: применение проверенных методов консервации, микроклиматического контроля и современных IT-технологий.
5. Жизненный цикл документа: управление документом от момента создания до передачи в архив или уничтожения (передача в архив происходит по истечении сроков хранения в ведомстве-образователе).

Требования к помещениям и микроклимату (Физическое хранение)

Правила № 77 детально регламентируют условия хранения в зависимости от типа носителя. Муниципальные архивы должны обеспечивать соответствие хранилищ следующим параметрам:

Бумажные и фотодокументы

• Температура: 18 ± 2 °C (длительное хранение); допускается 14–22 °C.
• Относительная влажность: 50 ± 5% (длительное хранение); допускается 45–60%.
• Скорость изменения параметров: не более 2 °C в час по температуре и 5% в час по влажности.
• Освещение: исключение прямых солнечных лучей; искусственное освещение — люминесцентные лампы с УФ-фильтрами или LED (не более 50 лкс на уровне документов).
• Чистота воздуха: соответствие классу чистоты не ниже ISO 8 (ГОСТ Р ИСО 14644-1); наличие систем фильтрации (грязь, газовые загрязнители, споры грибка).

Машинночитаемые носители (магнитные ленты, диски, флеш-накопители)

• Более строгие параметры: температура 18 ± 1 °C, влажность 40 ± 5%.
• Защита от магнитных полей (индукция не более 400 А/м).
• Вертикальное хранение в коробах/контейнерах из химически инертных материалов.
• Периодическая ревиндовация (перемотка) магнитных лент раз в 1–2 года для предотвращения липения слоев.

Пленочные документы (кино, микрофильмы)

• Холодное хранение: для ацетатной пленки — 10 ± 2 °C, 35 ± 5% влажности (для замедления «пленочной болезни» — выделения уксусного кислоты).
• Полиэфирная пленка — стандартные условия (18 °C / 50%).

Комплектование и учет: порядок передачи в архив

Новые Правила (Приказ № 77) уточнили процедуру передачи документов из муниципальных органов/учреждений в архив:

Подготовка к передаче (Комплектование)

• Осуществляется образователем документов (муниципальным органом/учреждением) по истечении сроков хранения в деле (обычно 5–10 лет для дел временного хранения, бессрочно — для архивных).
• Состав дел проверяется по номенклатуре дел, экспертной оценке ценности документов (акты экспертизы).
• Оформление дел: переплет, нумерация листов, заполнение обложек (формы 1-А, 2-А или аналогичные по ГОСТ Р 7.0.97-2016), составление описей.
• Электронные документы: передаются в виде архивных копий с электронной подписью (ЭП) владельца и архива, в форматах, обеспечивающих долгосрочное сохранение (PDF/A, XML, TIFF и др.), с метаданными по ГОСТ Р 7.0.100-2018.

Приемка в архиве

• Акт приема-передачи документов в архив (двусторонний).
• Проверка соответствия описей реальному составу, состояния носителей, наличия ЭП на электронных копиях.
• Присвоение архивным кодам (фонд, опись, дело, единица хранения).
• Внесение сведений в государственную архивную информационную систему (ГАИС) / электронный архив.

Организация хранения: размещение и системность

Внутри хранилищ документы размещаются по фондовому принципу:

• Фонд — документы одного образователя (например, Фонд Администрации города Н.).
• Опись — хронологический или систематический перечень дел фонда.
• Дело / Единица хранения, минимальная учетная единица.

Ключевые правила размещения:

1. Стационарные стеллажи: металлические, неподвижные или подвижные (компактные). Нагрузка на полку по паспорту стеллажа;
2. Упаковка: дела в обложках ставятся на полки «впритык» или с зазорами для вентиляции (зазоры не более 10–15 мм). Крупноформатные документы — в плоских ящиках/шкафах в разложенном виде.
3. Маркировка стеллажей: обязательная адресация (секция, стеллаж, ярус, полка) для быстрого поиска.
4. Раздельное хранение: документы с разными сроками ограничения доступа (Гос. тайна, Перс. данные, Ком. тайна, Откр. инфо) хранятся раздельно или с разграничением доступа.
5. Кранование: регулярный учет наличия единиц хранения (полный — раз в 5 лет, выборочный — ежегодно).

Обеспечение сохранности: профилактика и ЧС

Муниципальный архив обязан иметь:

• План профилактических мероприятий: дезинсекция, дератизация, сухая уборка хранилищ (еженедельно), влажная уборка полов (квартально), проверка герметичности окон/дверей.
• Системы ППО (пожаротушения): предпочтительно газовые (инертные газы, новэк) или порошковые/водяные с тонкодисперсным распылением для минимума ущерба документам. Пожарная сигнализация (дымовые/тепловые детекторы) — обязательна.
• Контроль микроклимата: автоматизированные системы мониторинга (СКМ) с выводом на пульт дежурного / в СМС/Email администратору. Журналы учета температуры/влажности (бумажные или электронные) ведутся ежедневно (2–4 раза в сутки).
• План действий при ЧС (наводнение, пожар, авария КТ): с указанием путей эвакуации ценнейших фондов, контактов МЧС, спец. организаций по сушке/реставрации.

Использование документов: режим доступа

Правила № 77 детально регламентируют выдачу документов в читальный зал и удаленно:

Читальный зал

• Работа по предварительному заказу (через ЭАРС, сайт архива, почту).
• Проверка идентичности пользователя (паспорт), регистрация читательского билета.
• Выдача на руки строго по инвентарю/описанию (под роспись в требовании).
• Запрет выдачи оригиналов, если есть копии (микрофильм, скан, ксерокопия) — принцип замещения оригинала копией.
• Контроль состояния документа при выдаче и приеме (акт осмотра при повреждении).

Удаленное предоставление (Электронный архив)

• Предоставление копий электронных документов через личный кабинет пользователя на портале архива / Госуслуги / ЭАРС.
• Использование усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) для подтверждения подлинности копии (ст. 41 ФЗ № 125-ФЗ).
• Соблюдение авторских прав и законов о персональных данных (152-ФЗ) — маскировка ПДн в открытом доступе.

Сроки ограничения доступа

Архив обязан проверять сроки ограничения доступа (75 лет — личные данные, 30 лет — иные сведения, сроки гос. тайны и т.д.) перед выдачей. Информация о сроках заносится в описи и ЭАРС.

Особенности хранения электронных документов и архивов (Цифровое хранение)

С учетом ФЗ № 339-ФЗ и Приказа № 77, муниципальные архивы, создающие или принимающие электронные архивы, должны обеспечить:

• Целостность и подлинность: использование хэш-сумм (ГОСТ Р 34.11-2012), электронных подписей, блокчейн/распределенных реестров (по решению архива).
• Долгосрочное сохранение (Digital Preservation): стратегия миграции форматов, эмуляции, сохранения окружения (OAIS-совместимые репозитории).
• Резервное копирование: правило «3-2-1» (3 копии, 2 типа носителей, 1 копия удаленно — в другом ПЦ/облаке).
• Защиту от несанкционированного доступа (ЗУНД): сертифицированные СЗИ (средства защиты информации) по требованиям ФСТЭК/ФСБ, разграничение прав доступа по ролям (архивариус, администратор, пользователь).
• Ведение журнала событий (аудит): логирование всех действий с электронными документами (создание, чтение, изменение атрибутов, удаление, проверка ЭП).

Учет и отчетность

Муниципальный архив ведет обязательный учет:

1. Фондовый учет: описи, пукатели, карточки фондов, ввод данных в ГАИС / ЭАРС (Единая архивная информационно-справочная система).
2. Статистический учет: ежегодный отчет по форме № 1-архив (утв. Росстатом) — сведения о фондах, приросте, использовании, состоянии сохранности, персонале, финансировании.
3. Учет использования: статистика посещений читального зала, удаленных запросов, выданных копий, сложность запросов.
4. Учет состояния сохранности: акты осмотра фондов, реестр документов, требующих реставрации/консервации/оцифровки.

Персонал и компетенции

Согласно Профессиональным стандартам (профстандарт «Архивариус», «Реставратор архивных документов» и др.) и Приказу № 77:

• Руководитель архива и главные специалисты должны иметь высшее образование (профиль «Архивоведение», «История», «Управление документами») и проходить повышение квалификации не реже 1 раза в 3 года (не менее 72 часов).
• Наличие штатных реставраторов или договоров с лицензированными организациями на реставрацию обязательно для архивов с фондами дореволюционного периода / ценными поврежденными документами.
• Специалисты по электронным архивам — компетенции в ИТ, ИБ, цифровой сохранности.

Типичные нарушения и риски (на что обратить внимание при проверках)

• Нарушение микроклимата: отсутствие СКМ, работающих кондиционеров/увлажнителей, превышение норм Т/Вл — основная причина порчи фондов (грибок, ломкость бумаги, «пленочная болезнь»).
• Несвоевременная передача дел: задержка передачи из ведомств-образователей свыше установленных сроков (риск утраты, хаотичного хранения в подвалах/чердаках).
• Отсутствие ЭП на электронных копиях: передача сканов без квалифицированной подписи делает их юридически незначимыми для архивного хранения;
• Хранение оригиналов вместо копий при выдаче: износ уникальных документов.
• Неполные описи / отсутствие данных в ЭАРС: невозможность поиска документов пользователями.
• Отсутствие планов ЧС и учений: неготовность к пожарам/наводнениям.

Современные правила хранения документов в муниципальных архивах (базирующиеся на Приказе Росархива № 77 и ФЗ № 339-ФЗ) делают акцент на системном подходе: от качественного комплектования дел в ведомстве-образователе до внедрения технологий долгосрочного цифрового сохранения и обеспечения удаленного доступа для граждан.

Ключевыми задачами муниципального архива сегодня являются:

1. Приведение условий хранения (микроклимат, ППО, ЗУНД) в полное соответствие нормам.
2. Цифровизация фондов и создание полнофункционального электронного архива с правовой значимостью копий.
3. Повышение доступности через порталы «Госуслуги», сайты архивов и ЭАРС.
4. Непрерывное обучение персонала новым стандартам и IT-инструментам.

Соблюдение этих правил гарантирует выполнение конституционной функции архивов — сохранение документариальной памяти территории и обеспечение прав граждан и организаций на доступ к архивной информации.

Данная статья подготовлена на основе нормативных правовых актов, действующих на (Приказ Росархива № 77 от , ФЗ № 125-ФЗ, ФЗ № 339-ФЗ, ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 7.0.100-2018). Для решения конкретных практических вопросов рекомендуется обращаться к актуальным редакциям документов и методическим рекомендациям Росархива.