Муниципальные архивы играют ключевую роль в сохранении документированного наследия территорий, обеспечении правовых гарантий граждан и прозрачности деятельности органов местного самоуправления. Хранение документов в таких архивах — это строго регламентированный процесс, основанный на федеральном законодательстве, нормативных актах Росархива и технических стандартах (ГОСТ). В статье подробно разбираются основные правила, требования к условиям хранения, учета, обеспечению безопасности и доступу к документам.

Нормативно-правовая база

Деятельность муниципальных архивов и правила хранения документов строятся на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — основной закон, определяющий принципы, организации, полномочия и ответственность.
• Федеральный закон от № 339-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», внес существенные изменения в закон № 125-ФЗ, усилив ответственность за нарушение сроков хранения и порядка передачи дел.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил хранения архивных документов» (вступил в силу 17 сентября 2023 года). Это ключевой подзаконный акт, детально регламентирующий требования к помещениям, оборудованию, климатическим параметрам, биологической защите и порядку работы с фондами.
• Приказ Росархива от № 526 «Об утверждении Инструкции по составу и правилам ведения учетных документов архивных фондов».
• ГОСТ Р 7.0;97-2016» (Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Обеспечение сохранности документов. Общие требования) и серия ГОСТ Р 54989 (Климатические условия хранения).
• Санитарные правила и нормы (СанПиН 2.2.1/2.-03 и актуальные редакции) для помещений архивов.
• Нормативные правовые акты субъектов РФ и муниципальных образований (уставы архивов, положения об архивах).

Принципы формирования архивного фонда

Перед тем как документ попадет в хранение, он должен пройти этапы экспертизы и оформления:

1. Архивная экспертиза документов: Определение ценности документов и установление сроков хранения (постоянное, временное, до 10 лет, более 10 лет). Проводится экспертной комиссией органа управления/учреждения-образователя с участием архивиста.
2. Актуализация сроков хранения: Пересмотр сроков по истечении установленного периода (для временных сроков) с возможностью продления или перевода в разряд постоянного хранения.
3. Научно-описная работа: Систематизация дел в фонды, описи, составление описей (номенклатур, описей дел фонда) и справочных приборов (путеводителей, каталогов).
4. Оформление дел: Сшивка, пронумерация листов, скрепление печатью/подписью ответственного лица, оформление обложек дел по установленному образцу (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Требования к помещениям и климатическим условиям (согласно Приказу № 77 и ГОСТ)

Это фундамент физической сохранности документов. Нарушение этих параметров ведет к необратимой порче фондов.

Классификация помещений

Помещения делятся на основные (хранилища) и вспомогательные (приемка, оформление, читальные залы, санитарно-технические). Хранилища должны быть изолированы от вспомогательных помещений.

Микроклиматические параметры (Критически важно)

Параметры зависят от типа носителя информации. Для традиционных бумажных документов (основной массив муниципальных архивов) устанавливаются следующие режимы (согласно ГОСТ Р 54989-2012/2018 и Приказу № 77):

Важно: Для фотодокументов, негативов на ацетатной основе, кинопленок и магнитных лент требования строже (ниже температура и влажность). В муниципальных архивах при наличии таких фондов необходимо выделять отдельные зоны хранения или использовать холодильные камеры.

Вентиляция и кондиционирование

• Обязательная приточно-вытяжная вентиляция с фильтрацией воздуха (грубая и тонкая очистка).
• Запрещено использование систем кондиционирования без вентиляции (рециркуляция воздуха без подачи свежего).
• Количество обменов воздуха: не менее 1–2 в час для хранилищ.

Освещение

• Естественное освещение в хранилищах недопустимо (УФ-излучение разрушает бумагу и чернила). Окна зашторить/зажалюзить, стекло — светозащитное или покрыто пленкой.
• Искусственное: люминесцентные лампы с УФ-фильтрами или LED-светодиодные системы (температура цвета 4000–5000 К).
• Норма освещенности на рабочей плоскости: не менее 150–200 лкс; в хранилищах при отсутствии людей — минимальная/выключено (датчики движения).

Пожарная безопасность

• Категория помещений по взрывопожарной опасности: Б (пожароопасные).
• Автоматические системы пожаротушения: предпочтительно газовые (инертные газы, гексафторпропан) или порошковые/водяные дождеватели с предварительным действием (pre-action) для исключения случайного срабатывания.
• Пожарная сигнализация (дымовые/тепловые детекторы) — обязательна во всех зонах.
• Наличие первичных средств пожаротушения (ОУ-5, ОП-5) на эвакуационных путях.

Оборудование хранилищ и упаковка

Стеллажное оборудование

• Только металлические стеллажи (стационарные или подвижные/мобильные). Деревянные стеллажи запрещены (пожарная опасность, биовредители).
• Конструкция: открытые полки для лучшей циркуляции воздуха. Нагрузка на полку — расчетная (обычно 80–100 кг/пог.м).
• Антикоррозийное покрытие (порошковая покраска). Заземление стеллажей обязательно.
• Высота стеллажей: до потолка (с учетом норм пожаротушения) или многоярусные мезонины.

Упаковочные материалы (ГОСТ Р 7.0.97-2016)

• Папки дела: Из картона архивного качества (без лигнина, pH 7.5–9.5, щелочной запас 2–3%). Форматы: А4, А3, ФС.
• Коробки архивные: Для хранения папок дел на стеллажах (защита от пыли, света, механических повреждений).
• Файловые обложки/переплеты: Для единиц хранения постоянного хранения (переплетенные твердые обложки).
• Полимерные материалы: Только инертные (полиэстер, полипропилен) без ПВХ, пластификаторов. Запрещены обычные «файлы» для офисной работы (выделяют соляную кислоту).
• Маркировка: Обязательная на обложках дел и коробках (индекс фонда, описи, дело, срок хранения, шифр секретности при наличии).

Биологическая защита и санитария

• Дератизация (борьба с грызунами): Наружные станции с ядочными приманками по периметру здания, внутренние ловушки (клеевые, механические) в хранилищах. Яды внутри хранилищ использовать нельзя (риск трупного запаха, насекомых).
• Дезинсекция (борьба с насекомыми): Регулярный мониторинг (феромонные ловушки). Обработка только разрешенными препаратами (без хлора, фосфа, сильного запаха) по договору с СЭС/лицензированными организациями. Обработка проводится при отсутствии документов (вынос) или в изолированных камерах.
• Грибковые поражения (плесень): Профилактика — поддержание влажности < 60%. При обнаружении: изоляция, сушка, механическая чистка (пылесос с HEPA-фильтром в костюме-защите), обработка УФ/облучением или разрешенными фунгицидами.
• Гигиена: Ежедневная влажная уборка полов (без агрессивной химии), сухая уборка стеллажей (специальными салфетками/пылесосом) по графику. Запрещено хранение продуктов, растений, личных вещей в хранилищах.

Учет, контроль и инвентаризация

Без точного учета архив теряет свою основную функцию, обеспечение доступа.

• Государственный учет (ф. № 1-арх, № 2-арх и др.): Ведение описей дел фондов (описание № 1 — номенклатура, описание № 2 и далее — описи дел). Переход на электронные учетные документы (АИС «Архив», «ЭлАр» и др.) обязателен для новых поступлений.
• Внутренний учет: Журналы приема-передачи дел, журналы выдачи дел в читальный зал/по запросам, контрольные карточки фондов.
• Инвентаризация: Плановая (раз в 5 лет для фондов постоянного хранения, раз в 3 года для временных — по Приказу № 77) и внеплановая (при смене руководителя, ЧП, выявлении утерь). Составляется акт инвентаризации.
• Поисковая работа: Реакция на запросы граждан и организаций (срок ответа — 30 дней по общему правилу, 3 дня — по пенсионным/социальным вопросам).

Обеспечение доступа и предоставление информации

Муниципальные архивы хранят документы, содержащие персональные данные, сведения, составляющие государственную/муниципальную тайну, коммерческую тайну.

• Режим доступа: Определяется Законом № 125-ФЗ (ст. 21, 22). Сроки открытия: 75 лет для документов с персональными данными, 30 лет — для остальных (если не установлены иные сроки законами).
• Читальный зал: Оснащен каталогами, ПК для работы с ЭК/ЦД, копировальной техникой (планшетные сканеры, не контактные!). Запрещено выдавать оригиналы ценных/изношенных документов — только копии/цифровые образы.
• Дистанционный доступ: Размещение описей и оцифрованных документов на сайте архива/портале «Национальный архивный фонд» / региональных порталах.
• Выдача копий: Заверенные копии (выписки) имеют юридическую силу. Порядок заверения устанавливается уставом архива.

Цифровое хранение и оцифровка

Современный муниципальный архив немыслим без электронного измерения.

• Оцифровка (сканирование): Разрешение не менее 300 dpi (для текстов), 600 dpi — для фото/карт. Формат хранения: TIFF (мастер-копия, без сжатия или lossless), PDF/A (доступная копия).
• Электронный архив (Цифровое хранилище): Должно соответствовать требованиям Приказа Росархива № 77 (п.п. 48-52) и ФСТЭК/ФСБ (если есть секретность). Обеспечение целостности (хеш-суммы), подлинности (ЭП), доступности (резервное копирование по правилу 3-2-1).
• Юридическая значимость: Электронные копии, полученные в установленном порядке и заверенные ЭП архива, приравниваются к оригиналам (ст. 25 Закона № 125-ФЗ).

Действия в чрезвычайных ситуациях (План аварийного спасения)

Каждый муниципальный архив обязан иметь утвержденный План аварийного спасения фондов (Disaster Plan).

• Состав аварийно-спасательной комиссии и бригад.
• Приоритеты спасения (первоочередные фонды: метрические книги, земельные дела, уникальные фонды, описи).
• Места временного хранения (пункты сбора) и сушки документов.
• Договоры с организациями по сушке (лиофилизация, конденсационная сушка), дезинфекции, восстановлению.
• Наличие аварийных запасов: полиэтиленовая пленка, пакеты, коробки, скотч, маркеры, перчатки, фонари, насосы.
• Регулярные учения (не реже 1 раза в год).

Персонал и ответственность

• Квалификация: Архивисты должны иметь высшее/среднее профессиональное образование по профилю (код 46.03.01 / 46.02.01) или проходить переподготовку/повышение квалификации (не реже 1 раза в 3–5 лет).
• Инструктажи: Охрана труда, пожарная безопасность, правила работы с фондами — при приеме на работу и периодически.
• Ответственность: Административная (КоАП РФ ст. 5.31 — нарушение правил хранения, утери), Уголовная (УК РФ ст. 243, уничтожение, повреждение, хищение документов), Дисциплинарная, Материальная (возмещ ущерба).

Особенности муниципальных архивов (практический аспект)

• Прием документов от ликвидируемых/реорганизуемых муниципальных учреждений: Самый частый источник поступлений. Требуется жесткий контроль: акт приема-передачи, проверка полноты по номенклатуре, санитарная очистка при необходимости.
• Работа с запросами граждан (ЗАГС, пенсии, жилищные споры): Основная нагрузка на читальный зал. Необходимы ускоренные алгоритмы поиска (индексы, ЭК метрических книг).
• Финансирование: Часто остаточного принципа. Необходимость обосновывать бюджетные заявки на ремонт, закупку стеллажей, климатехнику, оцифровку через отчеты о состоянии фондов (паспорт фонда).
• Взаимодействие с госархивами субъекта РФ: Методическое руководство, прием документов постоянного хранения по истечении сроков (если муниципальный архив не имеет лицензии на хранение гос. тайны или не соответствует категориям).

Соблюдение правил хранения документов в муниципальных архивах, это не формальность, а гарантия сохранения истории территории и прав граждан. Ключевыми факторами успеха являются: строгое поддержание микроклимата (температура 18±2°С, влажность 50±5%), использование архивных материалов без кислот, современные системы пожаротушения и вентиляции, полный перевод учета в электронный вид и наличие рабочего Плана аварийного спасения. Вступление в силу Приказа Росархива № 77 от поставило задачу привести все процессы в соответствие с новыми требованиями, включая обязательную инвентаризацию и усиленный контроль за биологической чистотой хранилищ. Инвестиции в инфраструктуру архива, это инвестиции в правовое поле и историческую память муниципалитета.

Статья подготовлена на основании действующего на 2026 год законодательства РФ (ФЗ-125, Приказ Росархива № 77, ГОСТ Р 54989, ГОСТ Р 7.0.97). Рекомендуется проверять актуальность нормативных актов на официальных порталах (pravo.gov.ru, rosarhiv.gov.ru) перед применением.