Дата подготовки материала: 15:37:50 ().

Современные организации всё чаще переводят документооборот в электронный вид. Однако электронные документы требуют особого подхода к их долгосрочному сохранению, поскольку они подвержены техническому устареванию, потере целостности и рискам несанкционированного доступа. Ниже представлены практические рекомендации, основанные на нормативных актах и методических указаниях Федерального архивного агентства, а также на лучших практиках, изложенных в открытых источниках.

Нормативная база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ – устанавливает общие принципы хранения, учета и использования архивных документов.
• Приказ Росархива от № 77 – содержит правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
• Проект рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (Федеральное архивное агентство) – распространяется на электронные управленческие документы, создаваемые и обрабатываемые в информационных системах организаций.
• Стандарт 27/2021 (вступил в силу в 2022 г.) – включает обновлённые требования к хранению первичных документов и регистров учёта.
• Приказ ФНС России – требует хранения электронных документов с электронной подписью совместно с открытыми сертификатами ключей проверки ЭП.

Основные принципы хранения электронных документов

1. Соответствие срокам хранения – электронные документы хранятся столько же, сколько и их бумажные аналоги, согласно установленным номенклатурам дел.
2. Дублирование и резервирование – в архиве должно быть не менее двух идентичных экземпляров каждого документа (рекомендация Ассоциации Юристов России, п. 132 Правил по новому приказу Росархива 77).
3. Контроль целостности – регулярные технические проверки (не реже одного раза в 5 лет) для подтверждения сохранности и возможности воспроизведения документов.
4. Защита от несанкционированного доступа – использование средств криптозащиты, электронных подписей и систем контроля доступа.
5. Место хранения – электронные архивы должны располагаться на территории Российской Федерации (требование Saby Blog/СБИС).

Технические требования к хранилищу

• Архивные системы с поддержкой федеральных стандартов – выбирайте решения, совместимые с ГОСТ Р 57580.1‑2017 и другими отраслевыми нормами.
• Интеграция с СЭХД (системами хранения данных) – обеспечивает централизованное управление резервными копиями и мониторинг состояния носителей.
• Хранилище в закрытом доступе – документы размещаются на специальном сервере с ограниченным доступом (Saby Blog).
• Физическая защита носителей – металлические стеллажи и шкафы для хранения должны быть размагничены и заземлены (рекомендация «Как вести электронный архив организации»).
• Поддержание актуальности форматов – периодическое преобразование документов в актуальные форматы (миграция) для предотвращения технологического устаревания.

Организация хранения электронных архивных документов

Комплектование и учет

Электронные документы включаются в состав документального фонда организации после их исполнения. При этом необходимо:

• Присваивать каждому документу уникальный идентификатор (регистрационный номер).
• Вести электронный журнал учета, содержащий сведения о дате создания, авторе, типе документа, сроке хранения и месте расположения в архиве.
• Обеспечивать связь электронного документа с его метаданными (автор, утвердитель, номер дела и т.д.).

Размещение носителей

Варианты размещения:

1. Локальные серверные хранилища – внутри организации, с резервным копированием на отдельные площадки.
2. Региональные или федеральные центры хранения электронных документов (ЦХЭД) – для долгосрочного архивного хранения, особенно при централизованном хранении копий федеральных архивов;
3. Облачные решения – допустимы только при условии размещения данных на серверах, расположенных на территории РФ и обеспечивающих требуемый уровень защиты.

Обеспечение подлинности и юридической значимости

Для документов, подписанных электронной подписью:

• Хранить вместе с документом соответствующий открытый сертификат ключа проверки ЭП.
• Периодически проверять срок действия сертификата и при необходимости обновлять цепочку доверия.
• При запросе документа предоставлять как сам электронный документ, так и подтверждающие его подлинность сертификаты и журналы проверки подписи.

Сроки хранения и контрольные мероприятия

Сроки хранения электронных документов определяются номенклатурой дел организации и соответствуют срокам для аналогичных бумажных документов. Ключевые мероприятия:

• Ежегодная инвентаризация – сверка фактического наличия документов с данными учета.
• Техническая проверка целостности – не реже одного раза в 5 лет (проверка контрольных сумм, попытка открытия и чтения файлов).
• Обновление носителей – при выявлении износа или устаревания носителей выполнять миграцию на новые носители без потери данных.
• Аудит безопасности – проверка журналов доступа, эффективности средств защиты от вредоносного ПО и соблюдения политик конфиденциальности.

Рекомендации по выбору и внедрению системы электронного архива

1. Определить объем и типы документов, которые будут помещаться в архив.
2. Составить техническое задание, включающее требования к поддержке форматов, интеграции с СЭХД, уровню резервирования и срокам хранения.
3. Провести рыночный анализ решений (отечественных и зарубежных, с обязательным условием размещения данных в РФ).
4. Выбрать систему с возможностью автоматической миграции форматов и генерации отчетов о целостности.
5. Обеспечить обучение персонала архивной службы работе с выбранной системой и основами электронной подписи.
6. Запустить пилотный проект на ограниченном объеме документов, оценить результаты и скорректировать конфигурацию.
7. После успешного пилота – внедрить систему в полном объеме и установить регламент регулярных проверок.

Эффективное хранение электронных документов в архиве требует комплексного подхода: соблюдение нормативных требований, обеспечение технической надежности хранилища, организация учета и контроля целостности, а также подготовка персонала. Следуя представленным рекомендациям, организация сможет гарантировать долгосрочную сохранность и юридическую значимость своих электронных архивных документов, минимизируя риски потери информации и обеспечивая доступ к документам в течение всего установленного срока хранения.

Источники: Федеральное архивное агентство, Приказ Росархива № 77 от , Федеральный закон № 125‑ФЗ, Стандарт 27/2021, материалы Ассоциации Юристов России, рекомендации SL Soft, Saby Blog (СБИС), КонсультантПлюс и другие открытые источники, актуальные на .