Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Трудовые документы являются важнейшей частью управленческого архива любой организации. Их правильное комплектование, учет и хранение гарантируют сохранность прав работников, позволяют избежать штрафов и упрощают работу с контролирующими органами. В статье рассмотрены нормативно‑правовая база, перечень типовых трудовых документов, сроки их хранения, порядок формирования архивных дел и современные подходы к электронному архивированию.

Нормативно‑правовая база

Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в РФ» (2016 г.) – закрепляет обязанность организаций обеспечивать сохранность всех архивных документов, в т.ч. электронных, в течение установленных сроков.
Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449). В перечне указаны трудовые договоры, служебные контракты, приказы о приёме, переводе, увольнении и др.
Приказ Росархива № 77 от – устанавливает требования к организации учёта, комплектования и хранения как бумажных, так и электронных архивов.
Другие нормативные акты: Трудовой кодекс РФ, Федеральный закон «О персональных данных», а также отраслевые стандарты (например, ГОСТ Р 7.0.97‑2016).

Перечень типовых трудовых документов

Согласно Приказу № 236, к трудовым документам относятся:

Трудовые договоры и их изменения (дополнительные соглашения, расторжения).
Служебные контракты (для работников, не подпадающих под действие ТК).
Приказы о приёме, переводе, командировке, увольнении, отставке, восстановлении.
Лицевые счета, личные дела, аттестационные листы.
Документы по оплате труда: расчётные листки, справки о доходах, начисления и удержания.
Документы по отпускам, больничным листам, командировочным удостоверениям.
Штатные расписания, должностные инструкции, положения о премировании.
Документы, связанные с охраной труда и профессиональными рисками.

Сроки хранения трудовых документов

Сроки хранения различаются в зависимости от типа документа и даты его создания (до или после 2003 года). Ниже представлена таблица основных сроков (по состоянию на 2026 год).

Документ	Срок хранения (для документов, созданных < 2003 г.)	Срок хранения (для документов, созданных ≥ 2003 г.)
Трудовой договор (включая дополнения)	75 лет	50 лет
Служебный контракт	75 лет	50 лет
Приказы о приёме, переводе, увольнении	75 лет	50 лет
Лицевые счета, личные дела	75 лет	50 лет
Документы по оплате труда (расчётные листки, справки о доходах)	75 лет	50 лет
Приказы об отпусках, командировках	75 лет	5 лет
Больничные листы, листы нетрудоспособности	75 лет	5 лет
Штатные расписания, должностные инструкции	75 лет	50 лет
Документы по охране труда (акты осмотра, инструктажи)	75 лет	5 лет

Важно: если для документа указаны два срока (например, 50/75 лет), ориентируются на более длительный срок для документов, созданных до 2003 года, и на более короткий – для более новых документов.

Порядок комплектования и описания архивных дел

При формировании архивных дел необходимо соблюдать следующие требования (пункт 49 Приказа № 236):

Все документы, подлежащие хранению, должны быть полностью оформлены (подписаны, проштампованы, пронумерованы).
Документы группируются в дела по единой теме (например, «Трудовые договоры 2020‑2024 гг.») и включаются в опись дел.
Для каждого дела составляется описательная карточка (название, период, количество листов, срок хранения, место хранения).
При передаче в архив необходимо оформить акт передачи, в котором фиксируются сведения о количестве и состоянии документов.
Для электронных документов – обеспечить их подлинность, целостность и доступность (подпись, хеш‑сумма, резервное копирование).

Электронный документооборот (ЭДО) и автоматизация архивирования

С 2023 года в России активно внедряется электронный архив, регулируемый Приказом № 77. Ключевые требования:

Электронные документы должны храниться в форматах, обеспечивающих долгосрочную читаемость (PDF/A, XML).
Необходимо вести электронный реестр архивных дел, где фиксируются метаданные (дата создания, срок хранения, ответственный).
Для подтверждения подлинности используется квалифицированная электронная подпись (КЭП).
Все изменения в электронных документах фиксируются в журнале операций с указанием пользователя и времени.
Резервное копирование должно осуществляться минимум в двух независимых местах, один из которых – вне площадки организации.

Эти меры позволяют сократить физический объём архива, ускорить поиск нужных документов и снизить риск их утраты.

Практические рекомендации по организации архива трудовых документов

Планирование пространства

Разделите помещение на зоны: приём‑обработка, хранение постоянных дел (срок ≥ 50 лет) и временное хранение (срок ≤ 10 лет).
Для бумажных документов используйте стойкие к влаге и плесени полки, соблюдая межполочный зазор не менее 5 см.
Обозначьте каждый стеллаж и ящик согласно системе нумерации, отражающей тип документа и срок хранения.

Оформление и маркировка

Каждое дело снабжайте уникальным номером (например, ТД‑2023‑001).
На крышках папок указывайте: название, период, срок хранения, ответственного.
Для электронных файлов используйте единую схему именования: ГГГГММДД_ТипДокумента_Номер_Организация.pdf

Контроль доступа

Ограничьте доступ к архиву только уполномоченным сотрудникам (HR‑специалисты, бухгалтерия, юридический отдел).
Для электронных архивов применяйте ролевую модель доступа (чтение, запись, удаление).
Ведите журнал входов‑выходов в архивное помещение.

Периодический аудит

Раз в год проводите проверку соответствия фактического состояния дел установленным срокам.
Обновляйте реестр, удаляйте (с уничтожением) документы, срок хранения которых истёк, если это допускается законодательством.
Документируйте результаты аудита в акте, подписанном руководителем отдела кадров.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Какой срок хранения у трудового договора, заключённого в 2022 году?: Для документов, созданных после 2003 года, срок хранения составляет 50 лет. Трудовой договор 2022 года будет храниться до 2072 года.
Вопрос: Нужно ли хранить копию трудового договора в электронном виде, если оригинал хранится в бумажном архиве?: Да. Приказ № 77 от требует обеспечения дублирования важных документов в электронном виде с применением КЭП. Электронная копия считается равноправной оригиналу.
Вопрос: Как поступать с документами о больничных листах, срок хранения которых указан 5 лет?: Больничные листы хранятся 5 лет, после чего их можно уничтожить, если нет иных оснований (например, судебные споры). При этом следует оформить акт уничтожения и зафиксировать его в реестре.
Вопрос: Что делать, если срок хранения документа превышает срок существования организации?: Согласно Приказу № 236, такие документы подлежат переводу в государственный архив (например, в Архив Федерального агентства).

Организация архива трудовых документов – это сочетание строгих нормативных требований и практических мер по обеспечению сохранности, доступности и подлинности информации. Ключевые шаги:

Изучить и внедрить нормативные акты (ФЗ 125‑ФЗ, Приказы № 236 и № 77).
Сформировать перечень всех трудовых документов, подлежащих архивированию.
Определить сроки хранения (50 лет для новых документов, 75 лет для документов до 2003 года).
Оформить и описать архивные дела в соответствии с требованиями к комплектованию.
Внедрить электронный документооборот с КЭП, резервным копированием и реестром.
Обеспечить контроль доступа, регулярный аудит и документирование всех операций.

Тщательно построенный архив трудовых документов не только защищает интересы работников и работодателя, но и повышает эффективность управленческих процессов, облегчает взаимодействие с контролирующими органами и снижает риск штрафных санкций.

Дата актуализации: 08:00:40