Вопрос хранения и передачи документов ведомств силового блока, включая Министерство обороны (Минобороны) Республики Узбекистан, регулируется строгими законодательными нормами. В отличие от гражданских организаций, документы военного ведомства имеют особую граду секретности и специфический порядок формирования архивных фондов.

Основной архив-получатель

Главным архивом, в который сдаются документы Министерства обороны Республики Узбекистан, является Центральный государственный архив Республики Узбекистан (ЦГА РУз).

Однако важно понимать, что передача происходит не напрямую «со стола в архив», а через внутреннюю архивную службу самого министерства и в строгом соответствии с Законом Республики Узбекистан «Об архивном деле в Республике Узбекистан» и типовыми инструкциями по архивному делу в министерствах и ведомствах.

Этапы передачи документов в архив

Процесс сдачи документов Министерства обороны в государственное хранение включает несколько обязательных этапов:

1. Формирование дел в структурных подразделениях. Ответственные исполнители (делопроизводители, секретари, офицеры штаба) формируют дела в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной в Минобороны.
2. Экспертиза стоимости документов (акты отбора). Внутренняя экспертная комиссия Министерства обороны проводит экспертизу стоимости документов по истечении сроков хранения, установленных номенклатурой. Документы делятся на категории: «Хранить постоянно», «Хранить до 10 лет», «Хранить до 5 лет» и т.д. К сдаче в ЦГА РУз подлежат только документы категории «Хранить постоянно» (и в некоторых случаях длительного хранения — свыше 10 лет, если предусмотрено ведомственными правилами).
3. Оформление описей и передаточных актов. Подготавливаются описи дел (форма № 2 или ведомственная аналогичная) и Акт приема-передачи дел в архив (форма № 3).
4. Согласование с органами безопасности (для секретных документов). Поскольку Минобороны работает с гостайной (Государственная тайна), передача дел, содержащих сведения, составляющие гостайну, требует согласования с уполномоченными органами безопасности (Служба безопасности Президента РУз, ГУНС МВД и др.) и соблюдения режима секретности при транспортировке.
5. Физическая передача в ЦГА РУз. Дела передаются в Центральный государственный архив Республики Узбекистан (г. Ташкент) для постоянного хранения и учета в государственном архивном фонде.

Особенности хранения документов Минобороны

Документы личного состава (личные дела, служебные списки)

Личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов и солдат, а также служебные списки и карточки учета личного состава, как правило, после выбытия военнослужащего в запас или ухода на пенсию хранятся в архивах самого Министерства обороны (в Центральном архиве МО РУз или архивах военных округов/команд) в течение установленного срока (обычно 75 лет с момента окончания службы или достижения 75-летнего возраста), после чего подлежат передаче в ЦГА РУз.

Документы штаба и управлений (оперативные, боевые журналы, приказы, директивы)

Это ядро архивного фонда Минобороны. После десекретирования (снятия грифа секретности) или по истечении сроков хранения они передаются в ЦГА РУз. До момента десекретирования они могут храниться в специальных закрытых хранилищах самого ведомства.

Медицинские документы

Медицинские карты военнослужащих, санитарно-статистическая отчетность военных госпиталей и поликлиник также формируются в архивные дела. После истечения сроков хранения (для медицинских карт — 25 лет после последней записи, для некоторых видов отчетности, постоянно) сдаются в ЦГА РУз.

Документы военной проокуратуры и судов

Дела военной прокуратуры и военных судов, находящиеся в ведении Минобороны, по истечении сроков хранения передаются в ЦГА РУз (в фонд соответствующего ведомства).

Роль Центрального государственного архива Республики Узбекистан (ЦГА РУз)

Адрес: г. Ташкент, ул. Амира Темура, 107 (или актуальный адрес на момент обращения, рекомендуется уточнять на официальном сайте Агентства по архивному делу).

ЦГА РУз являеться главным государственным архивом страны. Он обеспечивает:

• Прием документов ведомств центрального подчинения, включая Минобороны, для постоянного хранения.
• Государственную регистрацию и учет архивных фондов.
• Обеспечение условий хранения (температура, влажность, пожаробезопасность).
• Организацию научной обработки (описи, путеводители).
• Предоставление документов пользователям (гражданам, организациям) в порядке, установленном законодательством (с учетом ограничений доступа к сведениям, составляющим гостайну, личную тайну и иные охраняемые законом тайны).

Важные нюансы для ветеранов и правопреемников

Если вы ищете документы о своем службе или службе родственника (подтверждение стажа, награждений, участия в учениях/боевых действиях), обращаться нужно не напрямую в ЦГА РУз, а в Архив Министерства обороны Республики Узбекистан (Центральный архив МО РУз) или в архив соответствующего военного округа/команды, где проходила служба.

Почему так? Документы личного состава и служебные архивы долгое время (до истечения 75-летнего срока) остаются в ведомственном архиве Минобороны. Только после истечения этого срока они переходят в ЦГА РУз.

Контакты для справок (ориентировочно):

• Центральный архив Министерства обороны РУз: г. Ташкент (точный адрес и телефоны лучше уточнить на официальном сайте mod.gov.uz в разделе «Обращения граждан» или «Архив»).
• Центральный государственный архив РУз (ЦГА РУз): для запросов по уже переданным фондам (исторические фонды, репрессированные, старые призывы до 1991 г. и т.д.).

Нормативная правовая база

Деятельность по архивированию документов Минобороны строится на:

• Законе Республики Узбекистан «Об архивном деле в Республике Узбекистан» (в ред. от г. № ЗРУ-557).
• Постановлении Кабинета Министров РУз «О мерах по дальнейшему совершенствованию архивного дела в Республике Узбекистан».
• Типовой инструкции по архивному делу в министерствах, государственных комитетах и ведомствах Республики Узбекистан.
• Внутренних приказов и директив Министра обороны РУз по вопросам делопроизводства и архивного дела.
• Инструкции по защите государственной тайны в архивах.

Цифровизация и электронные архивы

В настоящее время Министерство обороны РУз активно внедряет системы электронного документооборота (СЭД) и формирует электронные архивы. Передача электронных документов в ЦГА РУз осуществляется в соответствии с Правилами передачи электронных архивных документов в государственные архивы Республики Узбекистан. Это позволяет ускорить поиск и выдачу справок, однако оригиналы бумажных носителей (особенно с «живыми» подписями и печатями) по-прежнему подлежат сдаче в архив на бумажном носителе после оцифровки.

Резюме

Рекомендации по оформлению запроса

1. Определите, какой именно документ нужен (справка о службе, копия приказа о награждении, медицинская карта и т.д.).
2. Если служба заканчивалась менее 75 лет назад — пишите в Архив Минобороны РУз (через официальный сайт mod.gov.uz или почту).
3. Если служба была давно (до 1950-х годов, репрессированные, исторические справки) — обращайтесь в ЦГА РУз;
4. В запросе обязательно укажите: ФИО полностью, дату и место рождения, годы службы, воинское звание, номер воинской части (если известно).
5. Приложите копию паспорта и документ, подтверждающий родственные отношения (если запрашиваете не свои данные).

Соблюдение этой процедуры гарантирует законное получение архивной информации и сохранность документов национального достояния.