Вопрос хранения нотариальных архивов является одним из ключевых в нотариальном делопроизводстве, поскольку от сохранности документов зависят права и законные интересы граждан и организаций. В последние годы законодательство в этой сфере претерпело существенные изменения, направленные на централизацию и повышение надежности хранения. В данной статье подробно разбирается, где именно хранятся архивы, как происходит их передача и какие нормативные акты регулируют этот процесс на .

Нормативная база: Федеральный закон № 339-ФЗ и Статья 18.1 Основного закона

Основным документом, регламентирующим хранение нотариальных документов, является Федеральный закон от № 339-ФЗ, внесший изменения в Основы законодательства Российской Федерации о нотариате (ФЗ от № 4462-1). Ключевую роль играет введенная Статья 18;1 «Хранение нотариальных документов».

Согласно данной статье, нотариальные документы хранятся:

1. Постоянно:
   • нотариальными палатами субъектов РФ в нотариальных архивах;
   • государственными нотариальными конторами (пока они существуют);
   • нотариусами, занимающимися частной практикой (в отношении документов, формируемых в ходе их деятельности).
2. Временно: нотариусами (государственными или частными) в ходе ведения делопроизводства до передачи на постоянное хранение.

Нотариальный архив нотариальной палаты — главный центр хранения

Согласно Статье 39.1 Основзакона о нотариате и разъяснениям Минюста, местом хранения нотариальных документов на бумажном носителе, переданных на постоянное или временное хранение в нотариальную палату, является нотариальный архив.

Что передается в нотариальный архив палаты:

• Номенклатурные дела (документы) на бумажном носителе государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса госнотариальной конторы.
• Документы нотариусов, занимающихся частной практикой, прекративших свои полномочия.
• Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения, образовавшиеся в процессе деятельности нотариусов.

Важно: Нотариальные палаты субъектов РФ несут обязанность постоянного хранения нотариальных документов и возлагают на себя финансовые расходы по содержанию архивов.

Реформа 2022–2023 гг.: Централизованное хранение и передача архивов действующим нотариусам

Одним из самых значимых изменений, введенных Законом № 339-ФЗ, стал переход к модели, при которой хранение и пользование архивами обеспечиваются не нотариусами лично, а нотариальными палатами субъектов РФ.

Механизм передачи архивов прекративших деятельность нотариусов и госконтор:

Архивы нотариусов, сложивших свои полномочия, а также архивы бывших государственных нотариальных контор передаются территориальными органами Минюста России по согласованию с нотариальной палатой на ответственное хранение нотариусам, у которых есть возможность обеспечить хранение в соответствии со всеми требованиями.

Таким образом, физическое хранение конкретного архивного фонда может быть поручено конкретному действующему нотариусу (частному или государственному), но юридическая ответственность, контроль и финансирование лежат на нотариальной палате.

Порядок временного хранения и передачи дел (Правила организации хранения)

Детализацию процессов дает Приказ Министерства юстиции РФ от 14 декабря 2022 г. № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования нотариальных документов» (статус вступления в силу уточняется по актуальной редакции).

Этапы работы с архивом у нотариуса:

1. Текущее хранение: Нотариус хранит дела в процессе работы над ними (временное хранение).
2. Окончание производства: Оконченные номенклатурные дела государственной нотариальной конторы или нотариуса частной практики, прекратившего полномочия, подлежат передаче в нотариальный архив нотариальной палаты.
3. Передача: Дела передаются в том виде, в котором их принял нотариус, осуществлявший временное хранение.
4. Сроки: Документы делятся на постоянное хранение и временное (свыше 10 лет и до 10 лет), что определяет дальнейшую судьбу дела (передача в архив палаты или уничтожение по истечении срока).

Электронные нотариальные архивы

С развитием цифровизации нотариата (введение ЕНИС, электронных документов) законодательно закреплена обязанность нотариусов вести электронные номенклатурные дела и формировать архив электронных документов (ЭД).

• Правила хранения ЭД устанавливаються той же главой XIV Правил организации хранения.
• Централизованное хранение электронных архивов также обеспечивается нотариальными палатами через единую нотариальную информационную систему (ЕНИС).

Особенности хранения в государственных нотариальных конторах

Государственные нотариальные конторы (ГНК) продолжают функционировать в ряде регионов. Их архивы подчиняются тем же правилам:

• Действующая ГНК хранит документы текущего делопроизводства.
• При упразднении ГНК или прекращении полномочий нотариуса ГНК архив передается в нотариальный архив палаты (или на ответственное хранение другому нотариусу по решению органа юстиции и палаты).
• Старые архивы ГНК (образованные до реформ) также подлежат централизованному учету и хранению в структуре палаты.

Как найти нужный архив? (Практическое руководство для граждан)

Если вам нужна копия нотариального документа (завещания, договора, доверенности и т.д.), составленного у нотариуса, который перестал работать, или в упраздненной госнотариальной конторе:

1. Обратитесь в Нотариальную палату субъекта РФ (в том регионе, где действовал нотариус/контора). Палата ведет единый учет (реестр) всех переданных архивов.
2. Палата сообщит, у какого именно действующего нотариуса (или в собственном архиве палаты) физически находится нужный фонд.
3. Вы можете обратиться к этому нотариусу за выдачей копии/выписки (на платной основе, согласно тарифам палаты).

Справочно: Многие палаты предоставляют онлайн-сервисы «Поиск нотариуса» или «Поиск архива» на своих официальных сайтах (например, Нотариальная палата Свердловской области, Нотариальная палата Республики Башкортостан и др.).

Резюме: схема хранения на 2026 год

На сегодняшний день система хранения нотариальных архивов в России проходит этап централизации под эгидой нотариальных палат. Ключевой принцип: нотариальный архив нотариальной палаты — это единый центр учета и хранения всех документов, переданных из уволенных нотариусов и упраздненных госконтор. Физическое размещение фондов может быть децентрализовано (у надежных действующих нотариусов), но правовое поле, финансирование и ответственность едины.

Для гражданина это означает гарантию сохранности документов и понятный алгоритм получения копий: один вход — Нотариальная палата региона.

Статья подготовлена на основе Федерального закона от № 4462-1 (ред. от 2022–2023 гг.), Приказа Минюста РФ от № 395, материалов Федеральной нотариальной палаты и территориальных нотариальных палат. Актуально на .