Тема хранения нотариальных документов, созданных государственными нотариальными конторами (ГНК), и конторами нотариусов, занимавшихся частной практикой, давно требовала системной укладки. Ключевым этапом реформы стал принятие Федерального закона от № 339-ФЗ, который ввел в оборот правовые понятия «нотариальные документы» и «нотариальный архив», а также закрепил основные положения об их формировании, хранении и использовании.
Правовая база и ключевые определения
До вступления в силу 339-ФЗ вопросы архивного хранения нотариальных дел регулировались разрозненными нормами, что порождало путаницу, особенно в части документов упраздненных государственных нотариальных контор. Новый закон принес ясность:
- Нотариальные документы — это документы, составленные нотариусом в установленной законом форме, удостоверяющие факты, события, права и обязанности, имеющие юридическое значение.
- Нотариальный архив — совокупность нотариальных документов, подлежащих постоянному или временному хранению, а также сведения о них, независимо от формы представления (бумажный или электронный носитель).
Порядок хранения нотариальных документов
Согласно текущему законодательству, построена четкая иерархия ответственности за сохранность документов:
Документы действующих нотариусов
Нотариальные документы хранятся у самих нотариусов, их удостоверивших. Нотариус несет персональную ответственность за сохранность, систематизацию и защиту переданных ему документов на протяжении всего срока своих полномочий.
Документы нотариусов, прекративших полномочия, и упраздненных ГНК
Это наиболее сложный сегмент. Документы нотариусов, прекративших свою деятельность, а также архивы ранее действовавших государственных нотариальных контор передаются на хранение различным действующим нотариусам.
Важно отметить динамику процесса: согласно нормативным установлениям, нотариальные документы на бумажном носителе государственных нотариальных контор в случаях их упразднения или прекращения полномочий нотариуса ГНК, находящиеся на временном хранении у нотариусов, занимающихся частной практикой, будут переданы в нотариальные архивы (архивы нотариальных палат).
Формирование архива: ежегодная процедура
Процесс подготовки дел к архивному хранению регламентирован строго. По окончании календарного года должностным лицом, отвечающим за делопроизводство в нотариальной конторе (или у нотариуса частной практики), производится подготовка дел:
- Уточняется систематизация документов.
- Оформляются описи и инвентаризационные акты.
- Обеспечивается сохранность переплетов и читаемость текстов.
Особое внимание уделяется нотариальным документам на бумажном носителе, поступающим в нотариальный архив от нотариусов, занимающихся частной практикой.
Нотариальные архивы нотариальных палат (субъектов РФ)
Центральным звеном в системе хранения исторических фондов выступают нотариальные палаты субъектов Российской Федерации. Именно в их нотариальных архивах концентрируются:
- Документы от упраздненных государственных нотариальных контор.
- Дела нотариусов, прекративших полномочия.
- Документы, ранее принятые на хранение государственными и муниципальными архивами (передача фондов из госархивов в нотариальные архивы является текущим процессом).
Примером эффективной работы такой структуры служит Единый нотариальный архив города Москвы, который регулярно публикует обновленные списки архивов нотариальных контор Москвы, обеспечивая прозрачность поиска для граждан.
Выдача справок и копий документов (Доступ к информации)
Получение сведений из нотариального архива строго регламентировано. Справки о совершенных нотариальных действиях и документы выдаются с соблюдением требований ст. 8 Закона РСФСР о государственном нотариате (в части, не противоречащей текущему ФЗ о нотариате и 339-ФЗ).
Выдача осуществляется:
- Заинтересованным лицам (сторонам сделки, наследникам).
- Судам и правоохранительным органам — по официальным запросам.
- Нотариусам — для совершения нотариальных действий;
Из Нотариального архива НП (Нотариальной палаты) выдаются как бумажные копии/справки, так и сведения из электронной базы нотариальных документов, формирование которой является приоритетной задачей современного нотариата.
Электронная база и реестры: инструменты поиска
Для упрощения поиска нужного архива и нотариуса, хранящего дело, ведутся единые реестры. Исторически важным ориентиром служил Реестр государственных нотариальных контор и контор нотариусов, занимающихся частной практикой (по состоянию на 5 апреля 2004 г.).
На сегодняшний день функцию поиска выполняют:
- Единый информационный ресурс нотариата (ЕИРН).
- Сайты нотариальных палат субъектов РФ (разделы «Поиск нотариуса», «Архивы», «Наследственные дела»).
- Специализированные реестры наследственных дел.
Примеры территориального размещения архивов (на примере Московской области)
Практика передачи архивов конкретным нотариусам-хранителям демонстрирует территориальный принцип. Например, архивы нотариусов:
- Елезова Петра Ивановича
- Иванченко Ирины Анатольевны
- Раковской Марины Валериевны
находятся у нотариуса Трофимова Максима Юрьевича (Усть-Большерецкий нотариальный округ / Звенигород Московской области). Курированием вопросов делопроизводства и архивов на уровне палаты занимается Комиссия по делопроизводству и архивам (председатель — нотариус Ирина Неволина, Звенигород);
Перспективы: полный переход на электронный вид
Стратегическая цель реформы — создание полноценной электронной базы нотариальных документов. Это позволит:
- Исключить физическое изношение уникальных исторических документов ГНК.
- Обеспечить мгновенный поиск дела по любому параметру (ФИО, дата, тип действия, номер дела).
- Организовать удаленное получение справок гражданами через Госуслуги или портал нотариата.
Система хранения архивов государственных нотариальных контор прошла путь от хаотичного размещения в государственных архивах и у частных нотариусов к централизованной модели нотариальных архивов нотариальных палат. Ключевым гарантом сохранности стал Федеральный закон № 339-ФЗ, закрепивший за нотариальной корпорацией исключительную ответственность за нотариальный архив как особый вид архивного фонда. Для гражданина это означает прозрачные правила: зная название бывшей ГНК или ФИО нотариуса, можно точно определить, в какой нотариальной палате или у какого нотариуса-хранителя сейчас находится нужное дело, и официально запросить из него справку.