В последние годы порядок хранения нотариальных документов в России претерпел существенные изменения. Федеральный закон от № 339‑ФЗ, а также ряд приказов Министерства юстиции РФ ввели понятия «нотариальный документ», «нотариальный архив» и установили чёткие правила их комплектования, учёта и использования. Данная статья подробно рассматривает, как организовано хранение архивов государственных нотариальных контор, какие требования предъявляются к нотариусам и архивным учреждениям, а также какие практические шаги необходимо выполнить при передаче дел в архив.
Правовая основа
Ключевые нормативные акты, регламентирующие хранение нотариальных архивов:
- Федеральный закон от № 339‑ФЗ «О нотариате» (вводит понятия нотариального документа и нотариального архива).
- Приказ Минюста России от № 395 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования нотариальных документов».
- Приказ Минюста России от № 193 (внес изменения в пункты 5‑6 Правил).
- Основы законодательства Российской Федерации о нотариате от № 4462‑I (ст. 39.1 – определение нотариального документа).
- Федеральный закон от № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» (использование усиленной квалифицированной электронной подписи).
Все перечисленные акты образуют единый нормативный комплекс, в котором прописаны:
- Классификация нотариальных документов (постоянный срок хранения, срок более 10 лет, временный срок).
- Порядок передачи дел в нотариальный архив (акт приёма‑передачи, сканирование, электронные образы).
- Ответственность нотариусов и архивных работников за соблюдение требований к хранению.
Основные понятия
2.1 Нотариальный документ
Документ, предусмотренный ст. 39.1 Основ законодательства о нотариате, оформленный нотариусом в процессе осуществления нотариальных действий (доверенности, завещания, акты, реестры и т.д.).
2.2 Нотариальный архив
Архив, создаваемый нотариальными палатами субъектов РФ для хранения бумажных нотариальных документов и их электронных образов в Единой информационной системе нотариата (ЕИС). Архивный фонд делится на:
- Архивный фонд нотариальных документов – документы, образованные в деятельности нотариусов (частных и государственных).
- Архивный фонд иных номенклатурных дел – реестры, книги, журналы и др.
2.3 Номенклатурные дела
Наборы документов, классифицируемые по сроку хранения:
- Постоянный срок хранения (не ограничен).
- Срок более 10 лет (временный, но длительный).
- Временный срок (до 10 лет).
Классификация и сроки хранения
| Срок хранения | Тип дел | Место хранения |
|---|---|---|
| Постоянный | Нотариальные документы, реестры, книги, журналы | Нотариальный архив (бумажный носитель + электронный образ) |
| Более 10 лет | Номенклатурные дела, не требующие постоянного доступа | Нотариальный архив после переформирования |
| До 10 лет | Текущие дела, находящиеся у нотариуса | Нотариус (частная практика) или государственная нотариальная контора |
Порядок передачи дел в архив
4.1 Подготовительный этап
- Нотариус (или лицо, ответственное за делопроизводство в государственной конторе) формирует опись номенклатурных дел (приложение N 18 к Правилам).
- Создаёт электронные образы всех бумажных документов (сканирование в формате PDF/A).
- Электронные образы загружаются в ЕИС и подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП).
- Подготавливается акт приёма‑передачи в электронном виде, где фиксируются:
- Перечень передаваемых дел;
- Состояние дел (удовлетворительное/неудовлетворительное, наличие повреждений);
- Подписи сторон (нотариуса и работника архива) КЭП.
4.2 Приём в архив
- Работник нотариального архива в присутствии нотариуса (или комиссии, если это предусмотрено пунктом 10.12 Правил) проверяет соответствие акту приёма‑передачи и фактического состояния дел.
- При необходимости проводится переформирование номенклатурных дел в соответствии с пунктом 73 Правил (перенумерация, обновление реестров).
- Документы размещаются в архивных коробках, маркируются согласно номенклатуре дел нотариуса.
- В картотеку архива вносятся сведения о приёме (номер акта, дата, перечень дел).
4.3 После передачи
- Нотариус, завершивший передачу, сохраняет копию акта приёма‑передачи в своей деловой документации.
- В случае упразднения государственной нотариальной конторы ответственность за уничтожение дел после истечения срока временного хранения возлагается на лицо, ответственное за делопроизводство в конторе.
Электронное хранение и ЕИС
С 2023 года все нотариальные документы, переданные в архив, обязаны иметь электронный образ в Единой информационной системе нотариата (ЕИС). Основные требования к электронным образам:
- Формат PDF/A‑2b (долговременное хранение).
- Подпись КЭП, соответствующая требованиям ФЗ 63‑ФЗ.
- Метаданные (дата создания, номер дела, тип документа) должны быть заполнены в соответствии с Порядком хранения нотариальных документов в электронной форме.
Электронные образы позволяют:
- Сократить физический объём архивных фондов;
- Обеспечить быстрый доступ к документам через ЕИС.
- Повысить уровень защиты от утраты и порчи (резервное копирование, контроль доступа).
Ответственность сторон
| Субъект | Обязанности | Ответственность за нарушение |
|---|---|---|
| Нотариус (частная практика) |
| Штрафы в соответствии с частью 4 статьи 7.1 Кодекса об административных правонарушениях РФ. |
| Нотариус государственной конторы |
| Административная ответственность, а в случае утраты – гражданско‑правовая (компенсация ущерба). |
| Работник нотариального архива |
| Ответственность за нарушение правил учёта и хранения – дисциплинарные меры, возможные штрафы. |
Переформирование номенклатурных дел
Номенклатурные дела, находящиеся в постоянном или более 10‑летнем сроке хранения, подлежат переформированию при передаче в архив (пункт 73 Правил). Переформирование включает:
- Обновление нумерации и индексации дел.
- Создание новых реестров в соответствии с актуальными требованиями к архивному описанию.
- Внесение отметок о состоянии дел (ветхость, отсутствие листов и т.п.).
Уничтожение документов
После истечения срока временного хранения (10 лет) документы уничтожаются:
- Нотариусом, занимающимся частной практикой – в присутствии уполномоченного лица или комиссии.
- В государственной нотариальной конторе – лицом, ответственным за делопроизводство.
Уничтожение должно быть зафиксировано в актe об уничтожении, подписанном КЭП обеих сторон. При этом электронные образы в ЕИС сохраняются в течение установленного срока (не менее 30 лет).
Практические рекомендации для нотариусов
- Заранее планировать передачу дел. Составьте календарный план передачи номенклатурных дел в архив за 6‑12 месяцев до окончания срока хранения.
- Обеспечьте качественное сканирование. Используйте сканеры, поддерживающие PDF/A‑2b, проверяйте читаемость каждой страницы.
- Контролируйте подписи. Убедитесь, что у всех участников есть действующая усиленная квалифицированная электронная подпись.
- Ведите журнал контроля. Фиксируйте даты сканирования, загрузки в ЕИС и подписания актов.
- Проверяйте состояние бумажных дел. При обнаружении повреждений отметьте их в акте и согласуйте с архивом дальнейшие действия (восстановление, дополнительное сканирование).
- Обучайте персонал. Регулярно проводите семинары по работе с ЕИС и правилам архивного делопроизводства.
Хранение архивов государственных нотариальных контор в России регулируется комплексом нормативных актов, которые направлены на создание единой системы учёта, обеспечения сохранности и доступа к нотариальным документам. Ключевыми элементами процесса являются:
- Точное соблюдение сроков хранения и своевременная передача дел в нотариальный архив.
- Создание и подпись электронных образов в ЕИС с использованием КЭП.
- Переформирование номенклатурных дел в соответствии с установленными правилами.
- Ответственное уничтожение документов после истечения срока временного хранения.
Только при строгом выполнении всех требований можно гарантировать надёжную сохранность нотариального наследия, облегчить доступ к документам для участников гражданско‑правовых отношений и снизить риски утраты важной информации.
Дата актуализации: 10:38:18