Трудовой договор – основной документ, фиксирующий правовые отношения между работодателем и работником. После прекращения трудовых отношений договор и все сопутствующие документы должны быть переданы в архив организации. Правильное оформление, систематизация и хранение этих бумаг гарантируют соблюдение требований законодательства и упрощают последующий поиск информации.

Правовая база

• Федеральный закон от № 125‑ФЗ (в ред. от ) «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 22.1 определяет сроки хранения кадровых документов.
• Приказ Росархива от № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов… с указанием сроков их хранения» (зарегистрирован в Минюсте РФ № 57449). В перечне указаны трудовые договоры, служебные контракты и соглашения об их изменении и расторжении.
• Трудовые договоры подлежат хранению 75 лет с момента их формирования (по общим правилам архивного дела).

Сроки и виды хранения

Ключевые этапы формирования архивного дела

1. Сбор и проверка документов
   • Трудовой договор;
   • Дополнительные соглашения (изменения, дополнения).
   • Приказы о приёме, переводе, увольнении.
   • Трудовая книжка (если хранится в организации).
2. Создание досье – все документы, относящиеся к одному сотруднику, собираются в едином комплекте (досье). Это упрощает передачу в архив и последующий поиск.
3. Нумерация и журналирование

   Ведётся журнал учёта трудовых договоров – заполненный, пронумерованный и заверенный документ, где фиксируются:

   • Дата заключения договора.
   • ФИО работника.
   • Номер досье.
   • Дата передачи в архив.
4. Подготовка к передаче
   • Проверка целостности и полноты досье.
   • Сшивание (скрепление) документов:
     • Для бумажных документов – твердая переплётка (книжный переплёт) или скрепка с клейкой полосой в соответствии с рекомендациями архивных правил.
     • Убедитесь, что скрепление не повреждает оригиналы.
   • Маркировка: на обложке указывается «Досье № …», ФИО, дата рождения, период работы.
5. Передача в архив
   • Составление описи передаваемых документов (по образцу, утверждённому Росархивом).
   • Подписание акта передачи обеими сторонами (отдел кадров и архив).
   • Регистрация в системе учёта (в 1С:Документооборот, Docsvision и др.).

Электронный кадровый архив (ЭКДО)

Современные организации всё чаще используют электронный кадровый архив. Преимущества:

• Удобный поиск по ФИО, дате, типу документа.
• Автоматическое формирование комплектов документов (договор + все дополнения).
• Контроль соблюдения сроков хранения через встроенные правила.
• Сокращение физического пространства.

Для внедрения ЭКДО рекомендуется:

1. Выбрать СЭД, поддерживающую работу с кадровыми документами (Docsvision, 1С:Документооборот, Альфа‑Документ и др.).
2. Определить структуру электронных личных дел: «Сотрудник → Досье → Документы».
3. Настроить правила автоматической архивации (например, перевод в «постоянный архив» через 30 дней после увольнения).
4. Обеспечить электронную подпись и контроль доступа в соответствии с ФЗ‑63 «Об электронной подписи».

Практический чек‑лист для отдела кадров

Частые ошибки и как их избежать

• Смешивание дел работающих и уволенных сотрудников. Храните только активные личные дела в отделе кадров, а уволившихся сразу передавайте в архив.
• Отсутствие единой нумерации. Ведите сквозную нумерацию досье и журналов – это упрощает поиск и контроль.
• Неправильное скрепление. Используйте только рекомендованные способы (книжный переплёт, клейкая полоса) – иначе документы могут быть повреждены при транспортировке.
• Неучтённые дополнительные соглашения. Любое изменение условий труда (повышение зарплаты, перевод, изменение графика) оформляется отдельным соглашением, которое должно входить в досье.
• Отсутствие электронного резервного копирования. При наличии ЭКДО обязательно делайте резервные копии на отдельном носителе.

Пример оформления досье (бумажный вариант)

Обложка досье (картон 2 см):

1. На лицевой стороне – «Трудовой договор № 12345».
2. Подзаголовок – ФИО сотрудника, дата рождения, период работы (например,  — ).
3. Штрих‑код (по желанию) для быстрого сканирования.

Содержание досье (внутри):

• Трудовой договор (подписанный обеими сторонами).
• Дополнительные соглашения (по дате).
• Приказы о приёме, переводе, увольнении.
• Трудовая книжка (если хранится в организации).
• Журнал учёта (копия).

Электронный вариант: что включить в электронное досье

1. PDF‑скан оригинального договора (подписанный оригинал).
2. PDF‑копии всех дополнительных соглашений.
3. Электронные версии приказов (если они изначально создавались в СЭД).
4. Метаданные: ФИО, ИНН, дата рождения, даты начала и окончания трудовых отношений, номер досье.
5. Электронный журнал учёта (автоматически генерируется системой).

Как оформить передачу в государственный (муниципальный) архив

Если организация обязана передавать кадровые документы в государственный архив (например, в государственных учреждениях), следует выполнить дополнительные действия:

• Согласовать форму описи с территориальным архивным управлением.
• Подготовить акт передачи в двух экземплярах (для организации и архива).
• Убедиться, что в описи указаны сроки хранения (75 лет) и тип документа (трудовой договор, соглашение, приказ).
• Получить подпись уполномоченного лица архива о приёме документов.

Формирование и передача трудовых договоров в архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований и внимательного отношения к деталям. При правильной организации:

• Сокращается риск штрафов за нарушение сроков хранения.
• Обеспечивается быстрый доступ к информации при проверках и судебных разбирательствах.
• Упрощается работа отдела кадров за счёт автоматизации в электронных системах.

Следуя изложенным рекомендациям, вы сможете построить надёжную систему архивирования трудовых договоров, соответствующую требованиям Федерального закона № 125‑ФЗ и Приказа Росархива № 236 от .

Источник: КонсультантПлюс, Росархив, HR‑академия, Журнал «Кадровое дело», Docsvision, 1С:Документооборот, нормативные акты РФ (на 2026 год).