Заявление на отпуск – это кадровый документ, с помощью которого работник просит предоставить ему отпуск на конкретные даты. Несмотря на кажущуюся простоту, правильное хранение таких заявлений имеет юридическое значение: они могут понадобиться при проверках, в случае трудовых споров и при формировании личного дела сотрудника.
Правовая база, регулирующая хранение кадровых документов
- Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) – определяет порядок оформления и ведения личных дел работников.
- Федеральный закон № 73‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» – устанавливает сроки хранения архивных документов, в т.ч. кадровых.
- Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» – регулирует обработку и хранение персональных данных, к которым относятся и заявления на отпуск.
- Приказы Минтруда России (например, Приказ № 3н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения личных дел работников») конкретизируют сроки хранения отдельных видов документов.
К какому документу относится заявление на отпуск?
Заявление на отпуск считается внутренним кадровым документом и включаеться в личное дело работника. Оно фиксирует:
- Дата подачи заявления;
- Запрашиваемый период отпуска;
- Подпись работника и согласование руководителя.
Вместе с другими документами (приказами о предоставлении отпуска, справками о его использовании) заявление образует часть персонального архива сотрудника.
Сроки хранения заявлений на отпуск
| Тип документа | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Заявление на отпуск (в составе личного дела) | 5 лет после прекращения трудовых отношений | ТК РФ ст. 80, ФЗ 73‑ФЗ ст. 9 |
| Приказ о предоставлении отпуска | 5 лет после прекращения трудовых отношений | ТК РФ ст. 80, Приказ Минтруда № 3н |
| Документы, подтверждающие оплату отпуска (расчетные листки) | 5 лет (для бухгалтерского учета) + 3 года (для налоговых проверок) | ФЗ 307‑ФЗ «О бухгалтерском учете», Налоговый кодекс РФ |
| Документы, связанные с трудовыми спорами | 3 года после завершения спора | ТК РФ ст. 393 (срок исковой давности) |
Где именно хранятся заявления?
Бумажный архив
- Документы помещаются в личное дело (папка, файл).
- Личное дело хранится в кадровом отделе в специально отведённом архивном помещении, отвечающем требованиям по охране персональных данных (ограниченный доступ, контроль температуры и влажности).
Электронный архив
С 2020‑х годов большинство компаний переводят кадровые документы в электронный вид. При этом необходимо соблюдать:
- Требования ФЗ 152‑ФЗ о защите персональных данных (шифрование, контроль доступа).
- Требования ФЗ 73‑ФЗ о достоверности и неизменности электронных документов (цифровая подпись, метка времени).
- Регулярные резервные копии и хранение копий в отдельном месте (например, в облачном сервисе, отвечающем требованиям ГОСТ Р 57580‑2017).
Практические рекомендации работодателю
- Вести единый реестр всех заявлений на отпуск (бумажный + электронный) с указанием даты подачи и даты архивирования.
- Обеспечить контроль доступа к личным делам: только кадровики и руководители, имеющие законные основания.
- При переходе на электронный документооборот использовать системы управления персоналом (HR‑IS), которые автоматически фиксируют сроки хранения и генерируют напоминания о предстоящем уничтожении.
- Проводить периодический аудит архивов (раз в год) для проверки соответствия срокам хранения и актуальности данных.
- При достижении срока хранения (5 лет) проводить утилизацию документов в соответствии с требованиями ФЗ 73‑ФЗ (уничтожение, шрединг).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли хранить заявление на отпуск, если отпуск был предоставлен без сохранения заработной платы?
Да. Независимо от типа отпуска (оплачиваемый, без сохранения заработной платы, за свой счёт) заявление считается частью личного дела и подлежит тем же срокам хранения – 5 лет после увольнения.
Можно ли уничтожить заявление до истечения 5‑летнего срока?
Только в случае, если:
- Документ был оформлен ошибочно и подлежит корректировке (в этом случае сохраняется оригинал с пометкой «ошибочный»).
- Существует судебное решение, предписывающее уничтожение (очень редкий случай).
Во всех остальных случаях преждевременное уничтожение считается нарушением законодательства.
Какой срок хранения у заявлений, если работник находится в «пробном» периоде?
Период испытательного срока не влияет на срок хранения кадровых документов. Заявление хранится в личном деле с момента его поступления и будет храниться 5 лет после увольнения, независимо от того, был ли сотрудник в испытании.
Нужно ли хранить копию заявления, если оригинал находится в электронном виде?
Если электронный документ имеет юридическую силу (подтверждён цифровой подписью и меткой времени), отдельная бумажная копия не требуется. Однако рекомендуется сохранять резервную бумажную копию в случае технических сбоев.
Заявления на отпуск – важный элемент кадровой документации. Согласно действующему законодательству РФ, они должны храниться не менее 5 лет после прекращения трудовых отношений с работником. При этом организации обязаны обеспечить надёжную защиту персональных данных, вести учёт сроков хранения и проводить утилизацию документов по истечении установленного периода.
Соблюдение этих требований поможет избежать штрафов от контролирующих органов, упростит работу при проверках и создаст надёжную правовую базу для решения возможных трудовых споров.
Дата актуализации статьи: 11 июля 2026 г.