Информационная система Государственного архива Воронежской области (АИС ГАВО) — это ключевой инструмент современного архивного дела в регионе, обеспечивающий сохранность уникальных исторических документов и предоставляющий широкий круг пользователям удобный дистанционный доступ к фондам; Внедрение данной системы стало этапом масштабной цифровой трансформации архивной службы Воронежской области.

История создания и этапы внедрения

Решающим этапом в формировании электронного информационного ресурса архива стал проект, реализованный компанией «ЭЛАР» к 25 февраля 2016 года. На эту дату было официально объявлено о завершении перевода в электронный вид научно-справочного аппарата и особо ценных документов государственных архивов Воронежской области.

Ключевые показатели проекта 2016 года:

• Отсканировано и проиндексировано почти 14 000 описей.
• Цифровые копии созданы для 25 000 особо ценных архивных дел.
• Полная цифровизация метрических книг, всех хранящихся в госархивах области.

Внедрение комплексной информационной системы (АИС «Архив») решило две стратегические задачи: обеспечение надежного долгосрочного хранения материалов фонда в электронном виде и организация многопользовательского доступа к ним как для сотрудников архива, так и для удаленных исследователей.

Функционал и возможности АИС ГАВО

АИС Государственного архива Воронежской области представляет собой программно-аппаратный комплекс, предназначенный для автоматизации основных архивных процессов:

1. Электронный научно-справочный аппарат (ЭНСА): Поиск по описям, фондам и делам с возможностью просмотра сканированных листов описей.
2. Просмотр цифровых копий документов: Доступ к полнотекстовым изображениям дел (в т.ч. метрических книг, ревизских сказок, дел по личному составу).
3. Система заказа и учета выдачи: Формирование заказов на документы для работы в читальном зале или получения копий.
4. Управление фондами: Учет хранения, состояния сохранности, перемещения единиц хранения.

Особенно ценные фонды, доступные в АИС:

• Метрические книги (рождение, брак, смерть) — полностью оцифрованы и индексированы.
• Ревизские сказки и confesional’nye rospisi (исповедальные росписи).
• Документы по личному составу (служебные списки, личные дела).
• Фонд И-18 и другие особо востребованные комплекты документов, доступные для просмотра через веб-интерфейс АИС.

Порядок доступа к системе (Вход в АИС)

Согласно информации, доступной на порталах архивной службы и генеалогических форумах (например, ВГД), доступ к АИС ГАВО организован по следующим принципам:

Регистрация

Для начала работы с системой пользователю необходимо пройти процедуру регистрации на официальном портале Архивной службы Воронежской области или непосредственно в интерфейсе АИС.

Бесплатный характер доступа

Важно: Пользоваться системой (поиск по описям, просмотр оцифрованных дел) можно бесплатно. Плата может взиматься только за дополнительные услуги (например, выдача заверенных копий, сложные архивные справки, заказ сканирования неоцифрованных дел).

Точки входа

• Официальный сайт Архивной службы Воронежской области (раздел «Электронные ресурсы» / «АИС»).
• Портал «Архивы России» (archives.gov.ru) — федеральный агрегатор, через который также доступен переход к ресурсам региональных архивов.
• Специализированные генеалогические порталы (например, НашиПредки.ру), интегрированные с базой ГАВО.

Актуальное состояние на 2024–2026 годы

На момент октября 2026 года (с учетом даты среды: ) АИС ГАВО продолжает развиваться. Архивная служба Воронежской области регулярно пополняет базу новыми оцифрованными фондами. В 2019 году, к 100-летию государственной архивной службы области, был выпущен юбилейный фотоальбом, отражающий историю архивного дела, что подчеркило значение цифровизации для популяризации документального наследия.

Также отмечаеться активное взаимодействие с Федеральной государственной информационной системой (ФГИС) и порталом «Госуслуги» для упрощения авторизации пользователей (ЕСИА).

Практическая значимость для генеалогов и исследователей

Для генеалогов (участников форума ВГД — Всероссийское генеалогическое древо) и историков АИС ГАВО стало революционным инструментом:

• Удаленная работа: Не требуется личное присутствие в читальном зале по адресу: г. Воронеж для первичного поиска и изучения метрических книг.
• Индексация: Наличие ЭНСА позволяет находить нужные дела по названиям населенных пунктов, годов и типов документов за минуты, а не дни.
• Качество сканов: Применение профессионального сканирующего оборудования (вплоть до комплексов ЭларСкан А1-600КС, закупаемых региональными архивами, как, например, в Амурской области в 2025 г.) гарантирует высокое разрешение и читабельность старинных записей.

Контакты и реквизиты Государственного архива Воронежской области (КУВО ГАВО)

Для обращений, требующих очного визита или официальных справок:

• Полное наименование: Казенное учреждение Воронежской области «Государственный архив Воронежской области» (КУВО ГАВО).
• Ведомственная подчиненность: Архивная служба Воронежской области.
• Режим работы читального зала: Рекомендуется уточнять на официальном сайте или по телефонам (доступны на 2ГИС и портале Архивы России).

АИС Государственного архива Воронежской области — это образцовый пример успешной цифровизации архивного фонда в российских регионах. Проект 2016 года, реализованный совместно с корпорацией «ЭЛАР», заложил прочный фундамент для открытого информационного доступа к истории воронежского края. Сегодня система бесплатно предоставляет миллионы сканов метрических книг, ревизских сказок и дел по личному составу любому заинтересованному пользователю в любой точке мира, имеющему доступ в интернет.

Статья подготовлена на основе открытых данных с порталов: CNews, «Архивы России», генералогический форум ВГД, портал «НашиПредки», официальные ресурсы Архивной службы Воронежской области. Актуально на .