В эпоху глобальной цифровизации и стремительного развития информационных технологий государственные архивы Российской Федерации проходят этап масштабной трансформации. Переход от традиционных бумажных каталогов к современным электронным базам данных сделал работу с историческими документами более быстрой, удобной и эффективной. Ключевым инструментом в этом процессе стали информационно-поисковые системы (ИПС) государственных архивов.

Важнейшим направлением в информатизации архивного дела на всех ее этапах было и остается создание электронного научно-справочного аппарата. Информационно-поисковые системы играют существенную роль в решении важнейших задач архивных учреждений: они обеспечивают сохранность оригиналов за счет снижения частоты их физического использования, а также предоставляют исследователям и гражданам мгновенный доступ к ретроспективной информации.

Роль Федерального архивного агентства (Росархива)

Основным координатором и регулятором в сфере архивного дела выступает Федеральное архивное агентство (Росархив). Агентство не только разрабатывает нормативную базу, но и курирует внедрение передовых ИТ-решений в подведомственных учреждениях.

Согласно официальным сообщениям Росархива, для поиска необходимой информации пользователям доступен как простой поисковый запрос по ключевому слову и(или) словосочетанию, так и расширенный, когда запрос может быть уточнен по названию федерального архива или фонда, по дате и виду документа. Важной особенностью является то, что доступ к научно-справочному аппарату абсолютно бесплатен и не требует регистрации.

Перечень государственных информационных систем

В ведении Росархива и подведомственных ему организаций находится ряд государственных информационных систем. Одной из ключевых является ГИС УИАД (Государственная информационная система управления информационно-аналитической деятельностью). Она предназначена для предоставления пользователям системы удаленного использования возможности поиска необходимой архивной информации с помощью комплексных запросов.

Справочно-информационный центр федеральных государственных архивов

Для удобства граждан функционирует сайт Справочно-информационного центра (СИЦ) федеральных государственных архивов. Через этот портал любой желающий может подать запрос на поиск сведений по документам федеральных государственных архивов. Работа СИЦ осуществляется на основании решения коллегии Федерального архивного агентства (Росархива) от 19 сентября 2012 г. и специального Положения о Справочно-информационном центре. Это значительно упрощает социально-правовые запросы граждан, связанные с подтверждением трудового стажа, образования или родственных связей.

Примеры успешного внедрения ИПС в архивах

Многие федеральные и региональные архивы уже имеют собственные успешно работающие информационно-поисковые системы. Рассмотрим наиболее яркие примеры.

Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ)

ГАРФ является одним из флагманов цифровизации. Здесь функционирует информационно-поисковая система «Электронные описи ГАРФ». На этапе экспертизы было проведено обследование всех типов архивной документации, хранящейся в фондах ГАРФ, и разработано техническое задание на оцифровку документации и создание самой ИПС.

Кроме того, сотрудниками ГАРФ в рамках проектов по Цифровой Трансформации создана семантическая поисковая система «НИКА». Она разработана специально для поддержки исследователей, которым необходимы глубокий анализ и интеллектуальный поиск по массивам исторических документов.

Региональный опыт: Объединённый государственный архив Челябинской области

Региональные архивы также активно внедряют современные технологии. Ярким примером стало завершение компанией «ЭЛАР» внедрения Единой информационно-поисковой системы Объединённого государственного архива Челябинской области (ОГАЧО). Это самое крупное учреждение архивной службы региона, в котором хранится более 2 млн дел. В рамках программы цифровизации была создана Единая информационно-поисковая система архивов Челябинской области, что позволило объединить фонды в единую цифровую экосистему.

Российский государственный архив экономики (РГАЭ)

РГАЭ также не отстает в развитии цифровых сервисов. Архив предоставляет собственную информационно-поисковую систему для работы с документами экономической истории государства. Кроме того, архив активно развивает свои информационные площадки в социальных сетях, например, в ВКонтакте, где подписчикам доступны новости и анонсы новых поступлений в электронные базы данных.

Поиск документов по реквизитам

Современные ИПС позволяют осуществлять поиск не только по историческим фондам, но и по текущим административным документам. Например, на порталах архивов можно найти документы по таким реквизитам, как:

• Название: «Об упорядочении механизма реализации мероприятий федеральной целевой программы «Культура России» (2006 ‒ 2010 годы)», государственным заказчиком которых определен Росархив.
• Статус документа: Актуальный или утративший силу.
• Категории: Приказы Росархива, нормативные акты и т.д.

Такой структурированный подход позволяет мгновенно находить нужные приказы (например, об отмене приказа Федеральной архивной службы России от № 67) и другие служебные документы.

Информационно-поисковые системы государственных архивов, это не просто электронные каталоги, а мощный аналитический инструмент, открывающий доступ к богатейшему историческому наследию страны. Благодаря усилиям Росархива, внедрению систем типа «НИКА», «Электронные описи» и региональных ИПС, работа с архивами становится прозрачной, быстрой и доступной из любой точки мира. Цифровая трансформация архивного дела продолжается, и в будущем нас ждет еще больше инновационных сервисов для исследователей и граждан.