Информационное управление по делам архивов — это сложная, многоуровневая система процессов, направленная на обеспечение сохранности, учет, комплектование и эффективное использование документов, составляющих Архивный фонд Российской Федерации. В условиях цифровой трансформации роль архивов переходит из функции «хранилищ бумаги» в функцию центров управления достоверной информацией, обеспечивающих правовое поле государства, бизнеса и гражданского общества.
Нормативно-правовая основа: иерархия актов
Деятельность государственных и муниципальных архивов, музеев, библиотек и научных организаций строго регламентируется федеральным законодательством. Ключевыми документами, определяющими «правила игры», являются:
- Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», базовый закон, устанавливающий принципы централизации управления, единого государственного архивного фонда и полномочий органов власти.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов (утв. Приказом Росархива от № 20, зарегистрировано в Минюсте РФ), основной подзаконный акт, детализирующий технологические процессы.
- Федеральный закон № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» — регулирует вопросы доступа к информации, защиты персональных данных и государственной тайны в архивах.
- Ведомственные нормативные акты Федерального архивного агентства (Росархива) — методические рекомендации, приказы, порядки экспертизы документов, формирования описей и перехода на электронное документооборот.
Важно отметить, что согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, архивы в своей деятельности применяют иные нормативные акты федеральных органов власти и органов власти субъектов РФ, а также ведомственные акты, если они не противоречат федеральному законодательству и имеют непосредственное отношение к специфике хранимой документации (военной, картографической, актам гражданского состояния и т.д.).
Ключевые функциональные блоки информационного управления
Согласно актуальным Правилам (Приказ Росархива № 20), управление архивными документами строится вокруг четырех ключевых процессов:
Комплектование архивных фондов
Процесс целенаправленного формирования архивных фондов путем отбора документов, подлежащих хранению. Включает в себя:
- Работу по экспертизе документов на предмет их исторической, научной, практической ценности.
- Составление номенклатур дел и утверждение сроков хранения.
- Приемку документов от образующих организаций (государственных органов, организаций, граждан) с оформлением актов приема-передачи.
Учет и научная обработка
Обеспечивает поисковые возможности и правовую значимость документов:
- Фондовый учет: присвоение номеров фондам, описям, делам, единицам хранения.
- Опись дел: создание справочных приборов (описей, указателей, каталогов) на бумажных и электронных носителях.
- Государственная регистрация уникальных документов: внесение в Единый государственный реестр уникальных документов Архивного фонда РФ.
- Внедрение автоматизированных систем управления архивами (АСУА) и электронных архивов для формирования единых информационных ресурсов.
Хранение и сохранность
Комплекс организационных, технических и технологических мероприятий:
- Соблюдение режимов хранения (температура, влажность, освещение, газоочистка) в соответствии с ГОСТ Р 7.0.99-2018 и СНиП.
- Обеспечение физической безопасности (пожарная безопасность, охрана, антиграбительские меры).
- Профилактическая консервация и реставрация документов.
- Создание дублирующих копий (цифровых, микропиленых) для обеспечения сохранности информации при утрате оригинала.
Использование и предоставление доступа
Реализация социальной функции архивов:
- Обслуживание читателей в читальных залах и через портал «Архивы России» (archives.gov.ru).
- Выдача справок, выписок, заверенных копий документов (в т.ч. в электронном виде с использованием ЭП).
- Публикация архивных документов, создание тематических сборников, виртуальных выставок.
- Обеспечение доступа с учетом ограничений (гостайна, персональные данные, коммерческая тайна) в порядке, установленном законодательством.
Организационная структура управления
Принцип централизации управления архивным делом, закрепленный законодательно, предполагает единую вертикаль власти:
| Уровень | Орган управления | Основные функции |
|---|---|---|
| Федеральный | Федеральное архивное агентство (Росархив) | Государственное управление, нормативное регулирование, контроль, ведение Госреестра уникальных документов, координация сети госархивов. |
| Региональный (Субъекты РФ) | Органы исполнительной власти субъектов РФ по архивному делу (управления, департаменты, комитеты архивов) | Управление сетью государственных архивов субъекта, методическое руководство муниципальными архивами, региональный контроль. |
| Муниципальный | Органы местного самоуправления | Создание и содержание муниципальных архивов, контроль за сохранностью архивов организаций муниципального уровня. |
| Ведомственный / Корпоративный | Архивы министерств, ведомств, госкорпораций, коммерческих организаций | Управление документооборотом и архивами внутри организации в соответствии с отраслевыми стандартами и приказами Росархива. |
Свердловская область и другие регионы формируют свои перечни актов, содержащих обязательные требования, соблюдение которых проверяется при проведении регионального государственного контроля (надзора) за соблюдением законодательства об архивном деле.
Цифровая трансформация: Электронные архивы и АСУА
Современный этап развития характеризуется переходом к управлению информацией в электронной среде. Ключевые направления:
- Создание электронных архивов (Цифровых архивов): формирование подсистем электронного архива в составе АСУА для хранения электронных документов с сохранением их юридической силы (согласно ФЗ № 63-ФЗ «Об электронной подписи»).
- Массовое оцифровывание фондов: проекты по цифровизации наиболее востребованных и ценных массивов (метрические книги, делопроизводство ГУЛАГ, наградительные листы и др.).
- Интеграция с ЕГИССО / СМЭВ: обеспечение межведомственного электронного взаимодействия для выдачи архивных справок гражданам и организациям в режиме «онлайн» (например, через Госуслуги).
- Блокчейн и распределенные реестры: пилотные проекты по использованию технологий распределенного реестра для подтверждения подлинности и неизменности электронных архивных документов.
Контроль и ответственность
Система управления неполна без механизмов контроля. Выделяют:
- Государственный контроль (надзор): осуществляется Росархивом и прокуратурой. Проверяется соблюдение сроков хранения, условий хранения, порядка экспертизы, доступа к документам.
- Внутренний контроль: ежедневный мониторинг микроклимата, инвентаризация фондов, проверка исполнения запросов пользователей.
- Ответственность: за нарушение законодательства об архивном деле предусмотрена административная (ст. 13.20 КоАП РФ), гражданско-правовая, дисциплинарная и уголовная ответственность (ст. 243 УК РФ — уничтожение, повреждение или скрытие документов).
Перспективы развития: от «хранения» к «управлению знаниями»
Стратегия развития архивного дела на перспективу до 2030 года ставит задачу превращения архивов в цифровые хабы исторической памяти и правовой информации. Основные векторы:
- Полный переход на электронное делопроизводство в госорганах с автоматическим перечислением дел в архивы (исключение бумажного этапа).
- Создание Единой государственной архивной информационной системы (ЕГАИС) для интеграции ресурсов всех уровней архивной сети.
- Развитие компетенций архивистов в области Data Science, кибербезопасности и цифровой курации.
- Расширение открытых данных (Open Data), публикация массивов обезличенных архивных данных для науки, бизнеса и ИИ.
Информационное управление по делам архивов сегодня, это не просто соблюдение «Правил хранения и учета», а стратегическая задача обеспечения информационного суверенитета и правовой непрерывности государства. Эффективная система управления архивными документами, основанная на строгой правовой базе (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива № 20), современных IT-технологиях и высокой профессиональной культуре архивистов, гарантирует, что документ — главный носитель информации, будет доступен, достоен доверия и понятен для поколений будущего.
Статья подготовлена на основе действующего на года законодательства РФ (ФЗ № 125-ФЗ, Приказ Росархива от № 20, ФЗ № 149-ФЗ) и открытых источников портала «Архивы России».