Федеральное архивное агентство (Росархив) является центральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по контролю и надзору в области архивного дела, а также по управлению государственным архивным фондом Российской Федерации․ Ключевым инструментом реализации этих полномочий в современных условиях выступает комплекс автоматизированных информационных систем и баз данных, обеспечивающих учет, поиск и доступ к архивным документам для государственных органов, организаций и граждан․

Нормативно-правовая база и регулирование

Деятельность Росархива в сфере информатизации архивного дела регламентируется рядом нормативных правовых актов․ Важнейшим документом, определяющим порядок ведения ключевого реестра, является Регламент государственного реестра уникальных документов Архивного Фонда Российской Федерации․

Процедура включения документа в Государственный реестр (п․ 6․2–6․3 Регламента):

1. Решение ЦЭПК: Центральная экспертная комиссия по учету и хранению уникальных документов (ЦЭПК) принимает решение о включении документа в Государственный реестр․
2. Передача данных: Решение передается в Центр информационных технологий Федеральной архивной службы России (ЦИТ Росархива)․
3. Внесение в базу и присвоение номера: ЦИТ Росархива включает информацию об уникальном документе в электронную базу данных «Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации» и присваивает документу регистрационный номер по Государственному реестру․

Ключевые государственные информационные системы (ГИС) Росархива

Согласно перечню государственных информационных систем, находящихся в ведении Росархива и подведомственных организаций (актуализирован ), выделяются следующие фундаментальные системы:

Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации

Это общероссийский свод уникальных документов, создаваемый в целях организации их учета, обеспечения сохранности и предоставления доступа к сведениям о них․ Реестр ведется в электронном виде и является основным инструментом мониторинга уникального documentalного наследия страны․

ГИС «УИАД» (Унифицированная информационно-аналитическая система архивного дела)

ГИС УИАД создана Федеральным архивным агентством с целью формирования единого централизованного доступа через сеть Интернет к информационным ресурсам архивного дела․ Система интегрирует данные различных архивов, обеспечивая пользователям единую точку входа для поиска сведений о фондах, описях и документах․

Центральный фондовый каталог (ЦФК)

Центральный фондовый каталог (ЦФК) — это федеральная государственная информационная система, представляющая сведения о составе Архивного фонда Российской Федерации․ ЦФК является основным справочником по структуре архивных фондов на федеральном уровне, позволяя определить, в каком архиве хранятся документы по конкретной тематике или ведомству․

Справочно-информационный центр (СИЦ) и сервисы для граждан

На сайте Справочно-информационного центра федеральных государственных архивов реализованы важные сервисы для заявителей․ Центр руководствуется Административными регламентами Росархива․

Ключевые особенности работы СИЦ:

• Бесплатность: Плата за услуги по поиску места хранения архивных документов не взимается․
• Специализированные базы: Функционирует База данных по местам хранения документов по личному составу, что критически важно для подтверждения трудового стажа, пенсионных прав и социальных выплат․
• Доступность: Регистрация пользователей в данной системе не требуется, что упрощает доступ граждан к информации․

Подведомственные организации и их информационные ресурсы

Росархив ведет перечень подведомственных федеральных государственных учреждений (утвержден приказом от № 16 с изменениями от № 87)․ Ключевые архивы-сохранители, имеющие свои развитые информационные системы:

• Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ) — правопреемник Центрального государственного архива РСФСР, создан распоряжением Правительства РФ от № 809․
• Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА) — располагает Базой данных электронных описей, обеспечивающей удаленный доступ к описям фондов․
• Федеральные государственные архивы в регионах (ГАРО, ГАСПИ и др․)․

Открытые данные и нормативная база

Росархив обеспечивает прозрачность деятельности через портал открытых данных (доступны в формате CSV), где публикуются реестры подведомственных организаций, перечни ГИС и иные массивы данных․

Также на официальном сайте ведется База нормативных правовых актов (НПА) в сфере архивного дела, включающая приказы Росархива (например, Приказ от № 75 «Об утверждении Регламента Государственного реестра уникальных документов․․․»), приказы Минкульта России и иные акты, регулирующие порядок ведения баз данных․

Практическое значение для пользователей

Перспективы развития

На 2026 год основным вектором развития является дальнейшая интеграция разрозненных баз в единую экосистему ГИС УИАД, расширение функционала «Электронного архива» для предоставления услуг в проактивном режиме (без обращения гражданина), а также внедрение технологий искусственного интеллекта для распознавания рукописных текстов и автоматического атрибутирования документов при их пополнении в Центральный фондовый каталог․

Полезные ссылки (официальные ресурсы):

• Официальный сайт Росархива: rosarhiv․gov․ru (разделы: «Деятельность», «Открытые данные», «База НПА», «Контактная информация»)
• Сайт Справочно-информационного центра: spravka․rosarhiv․gov․ru (поиск места хранения документов)
• Портал ГИС УИАД / ЦФК: доступны через единый шлюз на сайте Росархива․
• Сайт ГАРФ: garf․ru (фонды, описи, виртуальные выставки)․
• Сайт РГВИА: rgvia․ru (база данных электронных описей)․

Статья подготовлена на основе открытых данных Федерального архивного агентства по состоянию на ․