Дата актуализации: 30 декабря 2023 г. (по данным РАПСИ)

Источник: Судебный департамент при Верховном суде РФ, пресс‑служба РАПСИ, ТАСС.

Общие положения

Настоящая инструкция регламентирует порядок отбора, классификации и передачи в архив документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции (ФСОЮ). Она разработана в соответствии с:

• Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» от № 125‑ФЗ;
• Приказом Министерства юстиции РФ № 140/2023 «Об утверждении Положения о порядке формирования, хранения и использования архивных фондов судов»;
• Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности судов, актуализированным Судебным департаментом при Верховном суде РФ (30 декабря 2023 г.) и утверждённым 15 января 2024 г.

Инструкция обязательна для всех подразделений федеральных судов общей юрисдикции: районных, городских, областных, краевых, а также судов города федерального значения.

Термины и определения

1. Документ, образующийся в процессе деятельности суда – любой документ (бумажный или электронный), созданный в ходе рассмотрения дел, административного управления, взаимодействия с другими органами и гражданами.
2. Отбор на хранение – процесс определения, какие из созданных документов подлежат передаче в архив в качестве постоянных или временных фондов.
3. Архивный фонд – совокупность документов, объединённых по признаку содержания, периода создания, функции и/или формы.
4. Срок хранения – установленный законодательством период, в течение которого документ сохраняется в суде, после чего передаётся в архив.
5. Ответственный за отбор – лицо, назначенное судом (обычно главный судебный секретарь или специалист по архивному делу), отвечающее за соблюдение процедуры.

Критерии отбора документов

Отбор осуществляется на основании следующих критериев:

• Существенность – документы, содержащие решения, приказы, постановления, акты, которые имеют юридическую силу.
• Уникальность – оригиналы, подписанные судейским составом, а также документы, не имеющие аналогов в электронных системах.
• Историческая ценность – материалы, отражающие важные судебные практики, реформы, крупные дела.
• Административная необходимость – документы, необходимые для внутреннего контроля, аудита, статистики.
• Сроки хранения – документы, срок хранения которых истёк (обычно 5, 10, 15 лет в зависимости от категории).

Этапы процесса отбора

Идентификация документов

Каждый отдел суда обязан вести реестр всех создаваемых документов. При наступлении контрольного срока (см. Приложение 1 – Таблица сроков хранения) ответственный сотрудник проверяет наличие:

1. Оригиналов судебных решений;
2. Протоколов заседаний;
3. Корреспонденции с участниками процесса;
4. Отчетов о работе суда.

Оценка соответствия критериям

Для каждого документа заполняется Форму № 1 «Оценка архивной ценности», где указываются:

• Номер и дата документа;
• Тип документа (решение, приказ, протокол и т.д.);
• Краткое содержание;
• Признак архивной ценности (высокий, средний, низкий).

Принятие решения о передаче

На основании заполненной формы решение принимает Комиссия по архивному делу (состав: главный судебный секретарь, специалист по архивному делу, представитель руководства). Решение фиксируется в протоколе комиссии.

Подготовка к передаче

Документы, отобранные для архива, оформляются в соответствии с требованиями:

1. Сортировка по видам и датам;
2. Маркировка (шапка, колонтитул, штамп «Для архива»);
3. Создание описи (Электронный документ + бумажный вариант).

Передача в архив

Передача осуществляется в два этапа:

• Физическая передача – доставка бумажных документов в архивный центр (обычно в течение 5 рабочих дней).
• Электронная передача – загрузка сканов в систему «Электронный архив судов», где документы получают уникальный идентификатор.

Ответственность и контроль

За соблюдение инструкции отвечают:

• Главный судебный секретарь – утверждает план отбора, контролирует работу комиссии.
• Специалист по архивному делу – ведёт реестр, готовит формы, обеспечивает соответствие требованиям ГОСТ.
• Судебные клерки – своевременно передают документы в отдел архивного дела.

Контроль за выполнением инструкций осуществляется внутренним аудитом суда и внешними проверками Федерального архивного управления (ФАУ).

Технические и организационные требования

Форматы электронных копий

• PDF/A‑1b – обязательный формат для юридически значимых документов;
• DOCX – допускается только для служебных записок, не являющихся архивными.

Защита информации

Все электронные документы должны быть защищены в соответствии с ФЗ «О персональных данных» и ФЗ «О защите государственной тайны», если это применимо.

Сроки и графики

График отбора формируется ежегодно и утверждается приказом суда. Типичные сроки:

Тип документа	Срок хранения в суде	Перевод в архив
Решения судов первой инстанции	10 лет	Через 1 месяц после истечения срока
Протоколы заседаний	5 лет	В течение 2 месяцев после истечения срока
Корреспонденция (внутренняя)	3 года	По запросу архива
Документы, содержащие персональные данные	5 лет после завершения дела	С учётом требований ФЗ‑152

Примерный порядок действий (пошаговый алгоритм)

1. Получить список документов, срок хранения которых истёк (отдел архивного дела).
2. Проверить наличие оригиналов и их соответствие требованиям (список в Приложении 2).
3. Заполнить Форму № 1 «Оценка архивной ценности» для каждого документа.
4. Провести заседание комиссии по архивному делу и принять решение о передаче.
5. Сформировать опись и маркировать документы.
6. Организовать транспортировку (для бумажных) и загрузку в электронную систему.
7. Получить подтверждение о приёме от архива (акт приёма‑передачи).
8. Обновить реестр судового документооборота, указав статус «Передано в архив».

Приложения

Приложение 1. Таблица сроков хранения (сокращённый вариант)

Документ	Срок хранения
Решения судов первой инстанции	10 лет
Решения судов апелляционной инстанции	15 лет
Протоколы заседаний	5 лет
Служебные записки	3 года
Корреспонденция с участниками процесса	5 лет

Приложение 2. Список обязательных реквизитов при маркировке

• Наименование суда;
• Номер и дата документа;
• Тип документа (решение, протокол, приказ);
• Штамп «Для архива» с подписью ответственного лица;
• Уникальный идентификатор (при наличии электронного варианта).

Соблюдение инструкций о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции обеспечивает:

• Сохранность юридически значимых материалов;
• Доступность исторических данных для исследователей и судей;
• Соответствие требованиям законодательства РФ в сфере архивного дела;
• Эффективную работу судов за счёт освобождения места и упорядочения документооборота.

Регулярный контроль, своевременное обновление перечня документов (как это делалось 30 декабря 2023 г. и 15 января 2024 г.) и применение современных электронных решений позволяют поддерживать высокий уровень управления архивными фондами в судебной системе России.

---

© 2026. Все права защищены. Инструкция подготовлена в соответствии с действующим законодательством РФ.