Инструкция – это нормативный документ, регламентирующий порядок организации и ведения делопроизводства, архивного дела и документооборота в государственных органах и органах местного самоуправления. В статье рассмотрены правовые основы, цели, структура типовой инструкции, а также порядок её разработки и утверждения в соответствии с требованиями Росархива.
Правовая база
Разработка и применение инструкций по делопроизводству в государственных органах опираются на ряд нормативных актов:
- Пункт 6.23 Правил делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления (приказ Росархива от 22 мая 2019 г. № 71, зарегистрирован Минюстом РФ 27 декабря 2019 г., рег. № 57023).
- Пункт 8.20 Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях (приказ Росархива от 11 апреля 2018 г. № 44, зарегистрирован Минюстом РФ 17 августа 2018 г., рег. № 51922).
- Приказ Росархива от 25 декабря 2020 г. № 199 «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления».
- Приказ Росархива от 16 июля 2025 г. № 86 «Об утверждении Инструкции о мерах пожарной безопасности в здании Федерального архивного агентства».
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 27 ноября 2000 г.).
Все эти документы образуют единую правовую и методическую основу, на которой строится работа архивных подразделений.
Цели и задачи инструкции
Главные цели разработки инструкции:
- Обеспечение единого стандарта ведения делопроизводства и архивного учета в государственных органах.
- Повышение эффективности работы с документами за счёт чёткой регламентации процессов.
- Снижение риска утраты, порчи или неправильного использования управленческих документов.
- Обеспечение соответствия требованиям пожарной безопасности, информационной безопасности и конфиденциальности.
- Создание условий для быстрого и корректного принятия управленческих решений на основе достоверных архивных данных.
Структура типовой инструкции
В соответствии с Методическими рекомендациями (приказ № 199 от ) типовая инструкция состоит из следующих разделов:
Общие положения - Наименование документа, дата и номер приказа, рег. номер в Минюсте.
- Основания для разработки (законодательные акты, приказы Росархива).
- Сфера применения (какие органы, подразделения, типы документов).
Термины и определения
Список ключевых понятий (документ, архивный фонд, делопроизводство, типовой управленческий документ и т.д.) с их нормативными определениями.
Принципы организации делопроизводства - Принцип законности и нормативности.
- Принцип единой классификации и систематизации.
- Принцип сохранности и достоверности архивных материалов.
- Принцип доступности и конфиденциальности.
Порядок оформления и регистрации документов - Регистрация входящих и исходящих документов (регистрационный журнал, электронный документооборот).
- Классификация по Перечню типовых управленческих архивных документов.
- Присвоение уникального идентификационного номера.
- Согласование и подпись (электронная подпись, если используется).
Хранение и учет архивных фондов - Условия хранения (температура, влажность, защита от пожара – ссылка на Приказ № 86 от ).
- Ведение картотечного учета и электронных реестров.
- Периодичность инвентаризации (не реже одного раза в год).
Уничтожение и передача документов
- Регистрация входящих и исходящих документов (регистрационный журнал, электронный документооборот).
- Классификация по Перечню типовых управленческих архивных документов.
- Присвоение уникального идентификационного номера.
- Согласование и подпись (электронная подпись, если используется).
Хранение и учет архивных фондов - Условия хранения (температура, влажность, защита от пожара – ссылка на Приказ № 86 от ).
- Ведение картотечного учета и электронных реестров.
- Периодичность инвентаризации (не реже одного раза в год).
Уничтожение и передача документов
Алгоритм уничтожения документов, подлежащих утилизации, и порядок их передачи в архивные фонды в соответствии с Пунктом 8.20 Примерной инструкции.
Ответственность и контроль - Назначение ответственных лиц (архивариус, руководитель отдела делопроизводства).
- Контрольно‑надзорные мероприятия (внутренний аудит, проверка соответствия).
- Ответственность за нарушения (дисциплинарные меры, административные штрафы).
Приложения
Образцы форм, журналов, шаблонов приказов, схемы документооборота, перечни типовых управленческих архивных документов.
Порядок разработки инструкции
Методические рекомендации (приказ № 199 от ) предусматривают следующий алгоритм:
- Инициирование – определение необходимости разработки (изменения в законодательстве, реорганизация органов).
- Сбор нормативных актов – правовая база, стандарты Росархива, внутренние регламенты.
- Подготовка проекта – составление текста в соответствии со структурой, указанием всех обязательных пунктов.
- Экспертная проверка – привлечение юридических и архивных экспертов, согласование с отделом правового обеспечения.
- Согласование с руководством – утверждение проекта руководителем органа или уполномоченным лицом.
- Регистрация и публикация – внесение в реестр нормативных правовых актов, размещение на официальном сайте.
- Обучение персонала – проведение инструктажей, семинаров, разработка методических материалов.
После утверждения инструкция подлежит ежегодному пересмотру с учётом изменений в законодательстве и практики архивного дела.
Примерные типовые управленческие архивные документы
В соответствии с Инструкцией по применению Перечня типовых управленческих архивных документов в процесс делопроизводства включаются такие категории:
- Приказы и распоряжения руководителей.
- Протоколы заседаний и совещаний.
- Отчётные документы (годовые, квартальные отчёты).
- Договоры, контракты и соглашения.
- Корреспонденция (входящая и исходящая).
- Плановые и проектные документы.
- Документы, связанные с обеспечением пожарной и информационной безопасности.
Каждый тип документа имеет свой классификатор и регламентированный срок хранения.
Практические рекомендации по внедрению инструкции Автоматизация документооборота
Для повышения эффективности рекомендуется использовать системы электронного документооборота (ЭДО), которые позволяют:
- Автоматически присваивать регистрационные номера.
- Контролировать сроки исполнения и хранения.
- Обеспечивать электронную подпись и архивирование в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97‑2016.
Обучение персонала
Регулярные тренинги должны охватывать:
- Требования к оформлению документов.
- Порядок классификации и регистрации.
- Требования пожарной и информационной безопасности.
- Работу с электронными системами архивирования.
Контроль качества
Внедрите систему внутреннего аудита, включающую:
- Проверку полноты и правильности регистрации.
- Сравнение фактического хранения с установленными сроками.
- Анализ ошибок и разработку корректирующих мер.
Инструкция Государственного архива Российской Федерации – это фундаментальный документ, который обеспечивает правильную организацию делопроизводства, сохранность управленческих архивных материалов и эффективность работы государственных органов. Следование методическим рекомендациям Росархива, использование типовых форм и регулярный контроль позволяют минимизировать риски, связанные с документооборотом, и гарантировать своевременное предоставление информации для принятия управленческих решений.
Для успешного внедрения инструкции необходимо:
- Тщательно изучить правовую базу и методические рекомендации.
- Разработать проект инструкции в соответствии с установленной структурой.
- Провести согласование и официальное утверждение документа.
- Обеспечить обучение персонала и автоматизацию процессов.
- Регулярно проводить контроль и пересмотр инструкции.
Только комплексный подход к этим пунктам позволит государственным органам полностью соответствовать требованиям законодательства и лучшим практикам архивного дела.
Дата актуализации: 10 июля 2026 г. 20:32:33 (по московскому времени). Информация собрана из официальных приказов Росархива и методических рекомендаций, опубликованных на сайтах государственных органов.