Дата актуализации: 01:45:31

Содержание

1. Общие положения
2. Цели и задачи инструкции
3. Основные понятия
4. Критерии отбора документов
5. Комплектование и оформление дел
6. Учет, регистрация и хранение
7. Использование архивных документов
8. Сроки хранения и уничтожение
9. Ответственность и контроль
10. Изменения и дополнения к инструкции
11. Приложения

Общие положения

Настоящая Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования утверждена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 157 (редакция от ). В ней же содержатся основные принципы, регламентирующие:

• отбор документов, подлежащих передаче в архив;
• их комплектование и оформление;
• учет и хранение в архивах федеральных судов общей юрисдикции;
• условия доступа и использования архивных материалов.

Инструкция является обязательным нормативным документом для всех судов общей юрисдикции России, а также для органов, осуществляющих архивное обслуживание (Архивный отдел, отдел документооборота, службы электронного документооборота).

Цели и задачи инструкции

Основные цели:

• Обеспечение законности и системности в формировании архивных фондов судов.
• Сохранение исторической и правовой ценности судебных документов.
• Оптимизация использования архивных ресурсов и предотвращение избыточного накопления бумаг.

Задачи инструкции включают:

1. Определение критериев, по которым документы переходят в архив;
2. Установление порядка их комплектования и оформления (внутренняя опись, реестр).
3. Регламентацию учёта, контроля доступа и использования архивных материалов.
4. Формирование графика ежегодного отбора и уничтожения документов, не подлежащих архивированию.

Основные понятия

Критерии отбора документов

Отбор осуществляется исходя из следующих критериев (см. Приложение 1 – Внутренняя опись документов к Приказу № 157):

• Историческая ценность. Документы, отражающие важные судебные решения, изменения в законодательстве, судебную практику.
• Документальная ценность. Оригиналы решений, приговоров, постановлений, протоколов заседаний.
• Административно‑правовая значимость. Акты, влияющие на функционирование судебной системы (приказы, распоряжения, методические указания).
• Требования законодательства. Сроки обязательного хранения, установленные ФЗ «Об архивном деле» и другими нормативными актами.
• Электронный формат. Электронные документы, подпадающие под критерии «долговременного хранения» (см. Приказ № 56 от ).

Порядок комплектования и оформления дел

1. Идентификация документов. Судебный секретарь или специалист по документообороту проверяет наличие всех материалов, указанных в деле.
2. Составление внутренней описи. Оформляется согласно Приложению 1 к Приказу № 157. В описи указываются:
   • номер дела;
   • наименование документа;
   • формат (бумажный/электронный);
   • краткое содержание.
3. Формирование комплекта. Все документы собираются в один пакет, к которому прикладывается внутренний акт о передаче (наряд).
4. Маркировка. На каждом комплекте наносится штрих‑код и/или штамп «Для архива», что упрощает последующий учёт.

Учет, регистрация и хранение

Учет ведётся в двух уровнях:

• Регистраторный учет. В журнале регистрации фиксируются:
  • дата и номер поступления в архив;
  • наименование и количество документов;
  • ответственное лицо за передачу.
• Электронный реестр. При наличии электронных дел используется система электронного документооборота (ЭДО), где фиксируются метаданные, контрольные суммы и сроки доступа.

Хранение осуществляется в условиях, отвечающих требованиям ФЗ «Об архивном деле»: температурный режим, защита от влаги, ограниченный доступ.

Использование архивных документов

Доступ к архивным материалам предоставляется только уполномоченным лицам (судебные органы, исследователи, представители сторон).

• Запрос оформляется в письменной форме с указанием цели использования.
• Сотрудник архива проверяет наличие ограничений (конфиденциальность, персональные данные) и выдает копию либо обеспечивает просмотр в читальном зале.
• Для электронных документов возможен доступ через защищённый портал с применением цифровой подписи;

Сроки хранения и уничтожение

Сроки хранения определяются нормативными актами и классификацией документов:

По истечении установленного срока документы подлежат:

1. Проверке на предмет наличия исторической или иной ценности.
2. Если ценность отсутствует – оформление акта об уничтожении (в соответствии с Приказом № 246 от ).
3. Уничтожение производится в специализированных учреждениях с выдачей сертификата о выполнении работ.

Ответственность и контроль

За соблюдение инструкции отвечают:

• Судебный департамент при Верховном Суде РФ – утверждает нормативные документы и контролирует их исполнение.
• Руководитель суда – обеспечивает внедрение инструкции в работу судов.
• Главный архивариус – ведёт учёт, контролирует комплектование и хранение.
• Секретарь/специалист по документообороту – осуществляет отбор, оформление и передачу документов.

Нарушения могут привести к дисциплинарной ответственности, а в случае утраты или порчи ценных документов – к административной ответственности в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях.

Изменения и дополнения к инструкции

С момента первоначального утверждения инструкция неоднократно уточнялась:

• Приказ Судебного департамента от № 246 – внес изменения в порядок комплектования и учёта.
• Приказ от № 102 – уточнил порядок передачи электронных дел в архив.
• Приказ от № 56 (ред. от ) – обновил требования к хранению электронных документов и их уничтожению.
• Последняя редакция ( № 265) – включила новые положения о цифровой подписи и защите персональных данных.

Все изменения публикуются в официальных источниках (КонсультантПлюс, «Гарант», официальный сайт Судебного департамента) и вступают в силу с даты их официального опубликования.

Приложения

Приложение 1. Внутренняя опись документов, находящихся в деле (наряд)

Образец описи (по Приказу № 157):

После заполнения опись подписывается ответственным за комплектование и передаётся в архивный отдел.