Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Дата актуализации: 10 июля 2026 г.

Общие положения

Инструкция регламентирует порядок отбора‚ комплектования‚ учета‚ хранения и использования документов (в т.ч. электронных) в архивах федеральных судов общей юрисдикции. Основным нормативным актом‚ на котором базируется данная инструкция‚ является:

Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 (ред. от 30 декабря 2013 г.) – «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов‚ их комплектования‚ учета и использования».
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19 марта 2019 г. № 56 (ред. от 29 мая 2024 г.) – «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования‚ хранения‚ учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции».
Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 14 июня 2022 г. № 97 – внесение изменений в вышеуказанную инструкцию.

Инструкция применяется ко всем федеральным судам общей юрисдикции (районные‚ городские‚ областные‚ суды первой инстанции‚ суды апелляционной инстанции‚ Верховный суд РФ) и охватывает как бумажные‚ так и электронные документы.

Цели и задачи инструкции

Обеспечение законности и единообразия в отборе документов для архивного хранения.
Гарантирование сохранности и достоверности архивных материалов.
Создание эффективной системы учёта и доступа к архивным документам.
Снижение риска потери‚ порчи или несанкционированного доступа к документам.
Обеспечение возможности их использования в судебных‚ исследовательских и иных законных целях.

Ключевые понятия

Документ – любой материал‚ содержащий сведения‚ фиксированные в письменной‚ графической‚ электронной или иной форме‚ подлежащий учёту в суде.
Электронный документ – документ‚ созданный‚ переданный‚ подписанный и хранимый в электронном виде с использованием средств информационных технологий.
Отбор на хранение – процесс определения‚ какие документы подлежат передаче в архив;
Комплектование – формирование полного и логически связанного набора документов (дело‚ дело‑пакет‚ набор электронных файлов).
Учёт – регистрация‚ систематизация и контроль за перемещением и состоянием архивных материалов.
Уничтожение – законное удаление документов‚ не подлежащих дальнейшему хранению‚ после проведения экспертизы их ценности.

Порядок отбора документов на хранение в архиве

Критерии отбора

Отбор осуществляется на основании:

Судебной ценности (историческая‚ правовая‚ доказательная).
Сроков хранения‚ установленных законодательством РФ (ГК РФ‚ ФЗ «Об архивном деле»).
Решения суда о необходимости сохранения материалов для последующего использования.
Результатов экспертизы ценности документов (положительная/отрицательная экспертиза).

Этапы отбора

Идентификация – определение перечня дел‚ подлежащих передаче в архив (дела постоянного хранения‚ делопроизводства‚ личного состава).
Экспертиза ценности – проведение экспертизы (при необходимости) в соответствии с Приказом Судебного департамента от № 157.
Согласование – утверждение списка отобранных документов руководителем суда и отделом архивного дела.
Оформление – подготовка описей и актов передачи.

Комплектование архивных дел

Формирование комплектов

Для каждого архива формируются следующие типы комплектов:

Наряды постоянного хранения – документы‚ подлежащие бессрочному хранению (решения Верховного суда‚ нормативные акты‚ материалы‚ имеющие историческую ценность).
Наряды общего делопроизводства – документы‚ хранящиеся в течение установленного законом срока (обычно 5–10 лет).
Наряды по личному составу – кадровые документы‚ служебные листы‚ аттестационные материалы.

Оформление описей

Описей (описи) дел составляются в соответствии с требованиями ГОСТ 7.0‑2003 и включают:

Уникальный идентификационный номер (УИН) дела.
Краткое содержание (тема‚ предмет‚ стороны).
Перечень входящих документов (с указанием их номеров‚ дат‚ формата).
Дата и подпись ответственного за комплектование.

Учёт и контроль за хранением

Регистры учёта

Для учёта архивных материалов используются два основных регистра:

Регистр входящих документов – фиксирует дату поступления‚ номер‚ вид и место хранения.
Регистр выдач и возвратов – фиксирует все операции по выдаче документов из архива и их возврат.

Электронный учёт

С 2019 г. введена электронная система учёта (ЭАИС «Архив судов»)‚ позволяющая:

Вести цифровой реестр документов.
Отслеживать статус документов в реальном времени.
Обеспечивать автоматическое формирование описей и актов передачи.
Контролировать сроки хранения и планировать уничтожение.

Обеспечение сохранности архивных материалов

Физические документы

Хранятся в специально оборудованных архивных помещениях (контроль температуры 18‑22 °C‚ относительная влажность 45‑55 %).
Оборудованы системами пожарной и охранной сигнализации.
Используются архивные коробки‚ папки и конверты‚ соответствующие ГОСТ 7.32‑2001.

Электронные документы

Хранятся на сертифицированных носителях (серверы‚ NAS‚ облачные хранилища) с резервным копированием (минимум 3 копии‚ размещённые в разных географических точках).
Применяются криптографические средства защиты (ЭЦП‚ шифрование по ГОСТ 28147‑89);
Регулярно проводится проверка целостности файлов (контрольные суммы‚ хеш‑функции).

Использование архивных документов

Документы архива могут быть использованы в следующих целях:

Судебные разбирательства (в качестве доказательства‚ справки о предыдущих решениях).
Научные исследования и подготовка правовых аналитических материалов.
Контрольные и аудиторские проверки (внутренние и внешние).
Подготовка справочно‑информационных материалов для органов государственной власти.

Запросы на предоставление документов оформляются в письменной форме‚ учитываются сроки исполнения (не более 30 календарных дней) и регистрируются в системе учёта.

Уничтожение документов

Основания для уничтожения

Истечение установленного срока хранения без необходимости дальнейшего использования.
Отрицательная экспертиза ценности (документ не имеет исторической‚ правовой или доказательной ценности).
Решение суда о конфиденциальности и необходимости уничтожения.

Процедура уничтожения

Подготовка акта об уничтожении (указывается перечень документов‚ их количество‚ способ уничтожения).
Согласование акта с руководителем архива и отделом юридической службы.
Физическое уничтожение (шредирование‚ сжигание) бумажных документов.
Безвозвратное удаление электронных файлов (полное стирание с использованием специализированных программ).
Внесение сведений об уничтожении в регистр выдач и возвратов.

Ответственность за нарушение инструкции

За нарушение требований инструкции предусмотрена административная и дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом РФ‚ Федеральным законом «Об архивном деле» и внутренними нормативными актами судов. К нарушениям относятся:

Неправильный отбор или несвоевременная передача документов в архив.
Отсутствие или неполнота описей и актов передачи.
Нарушение условий хранения (температурный режим‚ защита от доступа посторонних).
Неавторизованный доступ к электронным документам.
Отказ от проведения обязательной экспертизы ценности.

Порядок внесения изменений в инструкцию

Изменения в инструкцию вносятся приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ. Последние изменения:

Приказ от 14 июня 2022 г. № 97 – уточнение порядка организации комплектования и учёта электронных документов.
Приказ от 19 марта 2019 г. № 56 (ред. от 29 мая 2024 г.) – обновление требований к хранению электронных документов.

Все изменения публикуются в официальных правовых системах (КонсультантПлюс‚ Гарант) и доводятся до сведения руководителей судов.

Инструкция о порядке хранения документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции представляет собой комплексный нормативный документ‚ который обеспечивает законность‚ системность и надёжность архивного дела в судебной системе России. Соблюдение её требований гарантирует сохранность правовых материалов‚ их доступность для судебных и научных нужд‚ а также защищает интересы государства и граждан.

Для успешной реализации инструкций необходимо:

Регулярно проводить обучение сотрудников архивных подразделений и судейских работников.
Внедрять и поддерживать современную ИТ‑инфраструктуру для электронного учёта.
Осуществлять контроль за соблюдением температурно‑влажностных режимов и физической безопасности архивных помещений.
Проводить периодический аудит процессов отбора‚ комплектования и уничтожения документов.

Только совместными усилиями всех участников процессуального и архивного управления можно обеспечить надёжную сохранность судебных документов для будущих поколений.