Данная инструкция разработана на основе нормативных актов Судебного департамента при Верховном Суде РФ и регламентирует весь жизненный цикл документов, образующихся в деятельности федеральных судов общей юрисдикции: от их отбора на постоянное хранение в архив до учёта, использования и eventualного уничтожения.

Нормативная база

• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 «Об утверждении Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учёта и использования» (в ред. от ).
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 22 декабря 2011 г. № 234 «О внесении изменений в Инструкцию…».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 30 декабря 2013 г. № 265 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию…».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 27 декабря 2012 г. № 246.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 августа 2007 г. № 102.
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 04 ноября 1999 г. № 137 (ред. от ) и последующие редакции.

Общие положения

Инструкция распространяется на все федеральные суды общей юрисдикции (районные, городские, областные, краевые, республиканские суды, а также их апелляционные и кассационные инстанции). Её цель – обеспечить:

1. системный отбор документов, обладающих постоянной или длительной ценностью;
2. надёжное хранение и сохранность архивных фондов;
3. учёт и контроль за движением документов;
4. эффективное использование архивных материалов в судебной деятельности, научных исследованиях и обеспечении прав граждан.

Термины и определения

• Документ – любой носитель информации (бумажный, электронный, микрофильм и др.), созданный в ходе судебного разбирательства или административной деятельности.
• Отбор на хранение – процесс выявления документов, подлежащих включению в архивный фонд на основании их ценности.
• Комплектование – формирование дел (нарядов) из отобранных документов согласно установленной номенклатуре дел.
• Учёт – регистрация документов в архивных описях, карточках и электронных базах данных.
• Использование – предоставление документов для ознакомления, копирования, выписок и иных целей, предусмотренных законодательством.

Порядок отбора документов на хранение

Отбор проводится ежегодно уполномоченными сотрудниками архивного отдела суда в соответствии с Перечнем документов, подлежащих постоянному хранению (приложение к Инструкции). Основные критерии:

• документы, имеющие юридическую силу (решения, определения, постановления, приговоры);
• материалы, отражающие прецедентную практику и правовые позиции;
• документы, содержащие сведения о лицах, участвовавших в деле (истцы, ответчики, свидетели, эксперты);
• акты процессуальных действий (протоколы судебных заседаний, обвинительные заключения, ходатайства);
• документы, имеющие историческое, научное или культурное значение.

Документы, не отвечающие указанным критериям, подлежат уничтожению после истечения установленных сроков хранения (обычно 5–10 лет в зависимости от вида дела).

Комплектование дел и формирование архивных фондов

После отбора документы комплектуются в дела (наряды) по следующим правилам:

1. Каждому делу присваивается уникальный индекс, состоящий из кода суда, года начала дела и порядкового номера.
2. Внутри дела документы располагаются хронологически: сначала исковое заявление, затем материалы досудебного разбирательства, протоколы заседаний, доказательства, заключения экспертов и finally – судебное решение.
3. К каждому делу прилагается внутренняя опись (Приложение 1 к Инструкции), содержащая перечень всех листов с указанием их номера, названия и количества страниц.
4. Дела помещаются в архивные короба или электронные хранилища с соблюдением условий температуры (18–22 °C) и относительной влажности (45–55 %).

Учёт и регистрация архивных документов

Для обеспечения прослеживаемости движения документов ведётся несколько видов учёта:

• Карточка учёта дела – содержит реквизиты дела, даты поступления, места хранения, состояние документа в архиве, сведения о выдаче и возврате.
• Электронная база данных – автоматизированная система (например, «Архив-Суд»), где фиксируются все операции с документами (сканирование, индексация, выдача).
• Журнал выдачи документов – бумажный журнал, в котором расписываются лица, получившие документы на руки или в электронном виде.

Все записи должны быть заверены подписью ответственного сотрудника и датой.

Хранение документов

Требования к условиям хранения:

• Бумажные документы – в металлических или деревянных шкафах с полками, защищёнными от прямого солнечного света и пыли.
• Электронные документы – на серверах с резервным копированием не реже одного раза в сутки, хранение на носителях класса «архивный» (например, LTO‑tape, M‑Disc).
• Микрофильмы и фотоснимки – в специальных контейнерах с контролем влажности и температуры.

Доступ к архивным фондам осуществляется только по разрешению руководителя архивного отдела или его заместителя.

Использование архивных документов

Документы могут быть предоставлены для:

1. ознакомления сторон в ходе судебного разбирательства;
2. подготовки апелляционных и кассационных жалоб;
3. научных исследований (с согласия руководства суда);
4. формирования статистических отчётов и аналитики работы судебной системы;
5. осуществления государственных и муниципальных проверок.

При выдаче документов оформляется расписка с указанием цели использования, срока возврата и условий обращения (запрет на изменение, копирование без разрешения и т.д.).

Уничтожение документов

Документы, не имеющие постоянной ценности, подлежат уничтожению по истечении установленного срока хранения. Процедура включает:

• составление акта о выборах на уничтожение (с указанием реквизитов дела, причины и даты);
• уничтожение путем shredder‑разрушения (для бумаги) или безопасного стирания данных (для электронных носителей);
• подписание акта уполномоченным лицом и архивным отделом;
• внесение записи об уничтожении в журнал учёта.

Ответственность

Нарушение положений настоящей инструкции влечёт дисциплинарную, административную и, в случаях умышленного причинения ущерба архивному фонду, уголовную ответственность в соответствии с законодательством РФ.

Соблюдение порядка отбора, хранения, учёта и использования документов, установленного настоящей инструкцией, гарантирует сохранность судебного наследия, обеспечивает доступ к информации для правосудия и общества, а также способствует эффективной работе федеральных судов общей юрисдикции.

Документ актуален на г. и подлежит периодическому пересмотру в соответствии с изменениями нормативной базы.