Данная статья посвящена подробному анализу Инструкции о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции документов, их комплектования, учета и использования, утвержденной Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28 декабря 2005 г. № 157 (в ред. от 30 декабря 2013 г.). Этот нормативный правовой акт является ключевым документом, регламентирующим архивное дело в судебной системе общей юрисдикции Российской Федерации.

Правовая основа и нормативная база

Деятельность по отбору, комплектованию, учету и хранению документов в федеральных судах общей юрисдикции строится на иерархии нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах» (основной закон).
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных органах…» (современные общие правила).
• Приказ Судебного департамента при ВС РФ от № 157 — специальный акт (Инструкция), действующий по отношению к судам общей юрисдикции.
• Типовые номенклатуры дел федеральных судов общей юрисдикции (утверждаются Судебным департаментом), определяющие сроки хранения конкретных категорий дел.
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Важно: Государственные органы (включая суды), выступающие источниками комплектования государственных архивов, обязаны согласовывать положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или экспертной комиссии (ЭК) с экспертно-профильной комиссией (ЭПК) архивного учреждения или государственным архивом.

Основные понятия и определения

Для понимания процедур необходимо оперировать следующими категориями:

Экспертиза ценности документов (ЭЦ)

Изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора на постоянное хранение. Проводится ежегодно на основании номенклатуры дел суда.

Экспертная комиссия (ЭК) / Центральная экспертная комиссия (ЦЭК)

Коллегиальный орган, создаваемый в суде для проведения экспертизы ценности. Основные функции: организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения, определение сроков хранения при разработке номенклатуры дел, отбор документов в Архивный фонд РФ.

Номенклатура дел

Перечень дел, формируемых в суде, с указанием сроков их хранения. Является основным документом для проведения ЭЦ.

Фондообразователь

Суд, создавающий документы в ходе своей деятельности и формирующий дела для передачи в архив.

Этапы работы по отбору документов на архивное хранение

Процесс отбора — это не разовое действие, а систематическая работа, проходящая несколько стадий:

Подготовительный этап (формирование дел)

Работа по фондированию (определению фондовой принадлежности и хронологических границ) начинается в самом суде (источнике комплектования) в процессе формирования дел на основе номенклатуры. Ключевые действия:

1. Сбор и упорядочивание документов в дела согласно номенклатуре.
2. Проверка полноты дел (наличие всех документов, предусмотренных типовым составом).
3. Пронумеровка листов, скрепка дел, изготовление корешков.
4. Составление описей дел (инвентаря передаваемых дел).

Проведение экспертизы ценности (ЭЦ)

ЭЦ проводится ежегодно экспертной комиссией суда. Порядок проведения:

• ЭК изучает дела, срок хранения которых истек (или подлежит уточнению).
• Применяются критерии ценности: происхождение (кто создал), содержание (какую информацию несут), внешние особенности (форма, тип носителя).
• Принципы: историзма, системности и целостности.
• Принятие решений: «На постоянное хранение», «На временное хранение (с указанием срока)», «К уничтожению».

Оформление результатов ЭЦ

Результаты зафиксированы в акте экспертизы ценности документов. Акт подписывается всеми членами ЭК и утверждается председателем суда. На основании акта:

• Формируется партия дел для передачи в архив (постоянное хранение).
• Формируется партия дел для передачи в архив суда / структурное подразделение хранения (временное хранение).
• Составляется акт о выделении к уничтожению (для документов, не имеющих архивной ценности).

Особенности комплектования и учета документов

Комплектование дел

Инструкция устанавливает строгие требования к внешнему оформлению дел перед передачей в архив:

• Документы в деле должны быть хронологически или системно упорядочены.
• Каждый лист пронумерован (сквозная нумерация по делу).
• Дело скреплено, прошито, закреплено в обложке (переплете).
• На корешке обложки указаны: индекс дела (по номенклатуре), название дела, даты начала и окончания, срок хранения, шифр дела в описи.

Учет передаваемых дел

Учет ведется с помощью двух основных инструментов:

1. Номенклатура дел — учетный документ №1, в который вносятся сведения о каждом сформированном деле.
2. Опись дел (Инвентарь) — документ, составляемый при передаче дел в архив. Содержит: номер дела по порядку, шифр дела, название, даты, количество листов, срок хранения, примечания.

Опись составляется в 2-х экземплярах: один остается в суде (в делопроизводстве/архиве суда), второй передается в архив вместе с делами.

Порядок передачи документов в архив

Передача документов на постоянное хранение осуществляется в государственные архивы (архивы субъектов РФ, федеральные архивы) в соответствии с графиками передачи, утверждаемыми архивами по согласованию с судами.

Сроки передачи:

• Документы на постоянное хранение передаются в архив по истечении 10 лет с момента окончания дела (согласно ст. 19 Закона № 125-ФЗ), если иное не установлено типовыми номенклатурами.
• Документы на временное хранение (срок более 10 лет) могут храниться в архиве суда (структурном подразделении) до истечения срока хранения с последующей передачей в госархив или уничтожением.

Акт приема-передачи:

При передаче дел составляется Акт приема-передачи архивных документов (в 3-х экземплярах). В акте фиксируется состояние дел, их количество, наличие описей. Один экземпляр остается в суде, два, в архиве (один в фонд, второй в учет передач).

Электронные документы и цифровизация

Согласно современным Правилам (Приказ Росархива № 77) и положениям Инструкции (в актуальной редакции), отбор электронных документов (ЭД) на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

Ключевые моменты для ЭД:

• ЭД должны быть представлены в открытых форматах, обеспеченных средствами проверки подлинности и целостности (ЭП).
• Метаданные ЭД должны соответствовать требованиям архивного описания.
• Передача ЭД в архив осуществляется на машинных носителях или через системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ/РЭД) с соблюдением протоколов передачи.
• Оригиналы ЭД (в информационных системах суда) сохраняются до подтверждения приема в архиве.

Использование архивных документов

Инструкция регламентирует порядок предоставления документов:

Виды использования

• Внутреннее (служебное): предоставление судебным работникам, судьям для рассмотрения дел, подготовки статистики, отчетности.
• Внешнее: предоставление гражданам, организациям, иным государственным органам (по запросам, заявлениям).

Формы выдачи

1. Выдача оригинала дела (под роспись в выданной описи/карточке учета выдачи).
2. Выдача копии (заверенной копии, выписки) — на бумажном или электронном носителе.
3. Предоставление доступа к электронным копиям в информационных системах.

Ограничения доступа

Соблюдаются режимы доступа в соответствии с законодательством (государственная тайна, персональные данные, тайна следствия/судебного заседания, коммерческая тайна и т.д.). Доступ к документам с истекшим сроком ограничения доступа предоставляется без ограничений.

Ответственность и контроль

За соблюдение Инструкции несут ответственность:

• Председатель суда — общая организация работы, утверждение актов ЭК.
• Руководитель делопроизводства / начальника канцелярии — непосредственное управление процессом формирования дел, подготовки к ЭЦ, передачи в архив.
• Архивариус суда (ответственный за архив) — учет, хранение, выдача, контроль сроков хранения.
• Члены ЭК — за обоснованность решений по срокам хранения и отбору.

Контроль за состоянием архивного дела в судах осуществляет Судебный департамент при ВС РФ и территориальные органы Росархива (ЭПК архивов).

Актуальные изменения и тенденции (на 2026 год)

На момент написания статьи (ноябрь 2026 г.) актуальны следующие тренды, влияющие на применение Инструкции № 157:

• Цифровая трансформация: Полный переход на электронное делопроизводство в судах (АС «Правосудие», ГАС «Правосудие») требует обновления локальных актов судов по применению Инструкции к ЭД.
• Приказ Росархива № 77 (2023): Внес изменения в терминологию (введение понятия «структурное подразделение, осуществляющее хранение архивных документов» вместо «архив организации») и процедуры экспертизы. Суды обязаны привести свои положения о ЭК в соответствие.
• Единая государственная архивная фондовая информационная система (ЕГАФИС): Обязанность внесения сведений о фондах судов в ЕГАФИС.
• Унификация номенклатур: Действуют актуальные типовые номенклатуры дел судов общей юрисдикции (утв. Приказом Судебного департамента), которые являются основой для ЭЦ.

Чек-лист для архивариуса суда (практическое резюме)

Инструкция о порядке отбора на хранение в архив федеральных судов общей юрисдикции (Приказ СД при ВС РФ № 157) остается основным регламентом архивного дела в судебной системе. Несмотря на принятие новых общих Правил (Приказ Росархива № 77), специальные нормы Инструкции сохраняют силу для судов общей юрисдикции, детализируя общие положения с учетом специфики судебных документов (дело как основная единица хранения, особая конфиденциальность, процедурные сроки).

Ключевым условием эффективной работы является своевременное проведение экспертизы ценности, качественное комплектование дел еще на стадии их ведения в канцелярии/деловодчестве и строгое соблюдение процедуры передачи с полным пакетом учетных документов (описаней, актов). Переход на электронный документооборот требует от судов адаптации данных процедур к формату ЭД, сохраняя правовую силу решений экспертных комиссий.