Цель документа – обеспечить сохранность архивных фондов и непрерывность их использования в условиях чрезвычайных ситуаций (ЧС), а также установить чёткий порядок действий персонала архивных учреждений в случае возникновения угрозы.

Нормативно‑правовая база

Инструкция разрабатывается на основе следующих нормативных актов:

• Приказ Росархива от 02 марта 2022 г. «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
• Приказ Росархива от 29 декабря 2001 г. № 101 «Об обеспечении сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях».
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при ЧС (утв. Росархивом 13 апреля 2022 г.).
• Постановление Правительства РФ № 114 от «Об утверждении инструкций об охранном режиме архивных отделов» (в т.ч. региональных).
• Положение о подготовке сотрудников ФАА в области гражданской обороны и защиты от ЧС;

Понятия и определения

1. Чрезвычайная ситуация (ЧС) – событие, которое в результате своей природы, масштаба или последствий создает угрозу жизни и здоровью людей, имуществу, окружающей среде, а также может привести к порче или утрате архивных документов.
2. Особо ценные документы – документы, включённые в Государственный реестр уникальных документов, требующие отдельного режима охраны и эвакуации.
3. КЧС и ПБ – Комитет по чрезвычайным ситуациям и пожарной безопасности архива.
4. Эвакуация – перемещение архивных фондов в безопасное место (внутри или за пределами здания) в случае угрозы их сохранности.

Организационная структура управления ЧС в архиве

Для эффективного реагирования в архиве создаётся КЧС и ПБ, в состав которого входят:

• Председатель КЧС – обычно директор архива.
• Ответственный за пожарную безопасность – специалист по ПБ.
• Ответственный за охрану и контроль доступа.
• Ответственный за техническое обслуживание инженерных систем.
• Ответственный за документооборот и учёт.

Каждому члену КЧС назначаются конкретные функции (см. Приложение 1 к Инструкции).

Планирование и подготовка к ЧС

Оценка рисков

На основании Методических рекомендаций проводится ежегодный аудит рисков, включающий:

1. Анализ вероятности возникновения пожара, затопления, аварий инженерных систем, террористических актов, биологических угроз.
2. Определение уязвимых зон (склады, помещения с высоким уровнем влажности, зоны с электросетями).
3. Классификация документов по степени ценности (обычные, особо ценные, уникальные).

Разработка плана‑графика работ КЧС и ПБ

План‑график включает:

• Проведение профилактических проверок инженерных систем (электросети, системы вентиляции, системы водоотведения) – не реже 1 раза в квартал.
• Тренировки персонала по эвакуации – не реже 2 раз в год.
• Проверку и обновление ярлыков (добавление штрих‑кода, RFID‑метки, отметки о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации).
• Обновление списка безопасных мест хранения (центры резервного копирования, специальные хранилища).

Подготовка технической инфраструктуры

Для снижения риска повреждения документов необходимо:

• Установить автоматические системы пожаротушения (водяные, газовые, пенные) с учётом требований к архивным материалам.
• Оборудовать помещения системами контроля влажности и температуры (оптимальные параметры: 18–22 °C, относительная влажность 45–55 %).
• Обеспечить наличие резервных источников электропитания (ИБП, генераторы) для поддержания климат‑контроля.
• Разработать схему пожарных выходов и эвакуационных маршрутов, разместить её на видных местах.

Действия при возникновении ЧС

Общее правило

При любой угрозе персонал обязан немедленно оповестить КЧС и ПБ, а также службы МЧС, если ситуация выходит за рамки внутренних возможностей архива.

Пожар

1. Активация системы оповещения и автоматического пожаротушения.
2. Эвакуация персонала согласно установленному маршруту.
3. Сотрудники, ответственные за архивные фонды, в первую очередь переносят особо ценные документы в подготовленные эвакуационные ящики с влагозащитой.
4. После локализации пожара проводится инвентаризация утерянных/повреждённых единиц хранения.

Затопление

1. Отключить электроснабжение и системы вентиляции.
2. Установить барьеры (песчаные мешки, герметичные перегородки) в зоне потенциального затопления.
3. Переместить документы в верхние уровни или в специальные водо‑непроницаемые контейнеры.
4. После оттока воды произвести сушку документов (вакуумные камеры, осушители).

Авария инженерных систем

При сбоях в электросети, системе вентиляции или водоснабжении необходимо:

• Переключить питание на резервный источник.
• Провести проверку состояния климат‑контроля.
• При невозможности быстрого восстановления – выполнить временную эвакуацию уязвимых фондов.

Террористический акт / несанкционированное проникновение

1. Сразу же вызвать правоохранительные органы.
2. Закрыть доступ к архивным помещениям, активировать системы видеонаблюдения.
3. При угрозе уничтожения документов – выполнить быструю эвакуацию в заранее подготовленные безопасные зоны.

Биологические угрозы

В случае угрозы биологического загрязнения (например, вспышка эпидемии) следует:

• Обеспечить наличие средств индивидуальной защиты (маски, перчатки) у персонала.
• Ограничить доступ к архиву, закрыть вентиляцию.
• Продезинфицировать помещения после завершения угрозы.

Эвакуация и транспортировка архивных фондов

Эвакуация должна проводиться в соответствии с Приложением 2 к Инструкции.

• Подготовка транспортных средств – специализированные грузовики с контролем температуры и влажности.
• Маркировка – каждый ящик получает штрих‑код и RFID‑метку, отражающую статус (особо ценный, обычный, подлежит эвакуации).
• Документация – составляется акт приёма‑передачи, в котором фиксируются количество, состояние и место назначения документов.

Восстановление после ЧС

1. Провести оценку ущерба (фотофиксация, составление актов).
2. Составить план восстановления, включающий:
   • Сушку и дезинфекцию повреждённых материалов.
   • Восстановление утерянных единиц хранения (воспроизведение ярлыков, переоформление).
   • Обновление реестров и учётных систем.
3. При необходимости привлечь специализированные реставрационные организации.
4. После завершения работ – провести пост‑чрезвычайный аудит и обновить план действий.

Обучение и подготовка персонала

Согласно Положению о подготовке сотрудников ФАА, каждый архив должен обеспечить:

• Ежегодные теоретические занятия по гражданской обороне и защите от ЧС.
• Практические тренировки по эвакуации и работе с аварийным оборудованием.
• Аттестацию персонала по знанию методических рекомендаций (не реже одного раза в 3 года).

Контроль, мониторинг и аудит

Контроль за выполнением Инструкции осуществляется в три уровня:

1. Внутренний контроль – ежемесячные проверки КЧС и ПБ.
2. Региональный контроль – инспекции со стороны Федерального архивного агентства (раз в полугодие).
3. Внешний аудит – независимая экспертиза (по требованию Минкультуры РФ или МЧС).

Приложения

• Приложение 1. Схема распределения обязанностей в КЧС и ПБ.
• Приложение 2. Инструкция по эвакуации архивных фондов.
• Приложение 3. Образец акта приёма‑передачи при эвакуации.
• Приложение 4. Шаблон плана‑графика работ КЧС и ПБ.

Эффективная работа государственных архивов в условиях чрезвычайных ситуаций достигается только при строгом соблюдении нормативных требований, системном планировании, постоянном обучении персонала и регулярном контроле за состоянием технической инфраструктуры. Принятие и внедрение настоящей Инструкции позволит минимизировать риск потери уникального исторического наследия и обеспечить его доступность для будущих поколений.

---

Дата актуализации:  12:35:38. Информация взята из официальных нормативных актов и методических рекомендаций Росархива.