Цель статьи – предоставить подробное руководство по ведению архивного дела в районных судах РФ, опираясь на действующее нормативно‑правовое регулирование.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие архивную работу в суде:

• Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» (ФЗ от № 125‑ФЗ).
• Приказ Минкультуры России от № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 36 (ред. от ) «Об Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде».
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 56 (ред. от ) «Об утверждении Инструкции о порядке организации комплектования, хранения, учёта и использования электронных документов в архивах федеральных судов общей юрисдикции».
• ГОСТ Р 7.0.8‑2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело».

Ключевые понятия

Для правильного понимания процесса необходимо знать основные термины:

1. Документ судебного дела – любой документ, созданный в ходе рассмотрения дела (протоколы, постановления, решения, ходатайства и т.д.).
2. Архивный фонд суда – совокупность всех архивных документов, переданных в архив в соответствии с установленными сроками.
3. Сдача в архив – безотлагательная передача документов, утративших процессуальную силу, в архивный фонд.
4. Электронный архив – система хранения электронных копий документов, реализуемая в соответствии с Приказом № 56.

Порядок комплектования архива

Комплектование архива – последовательный процесс, включающий следующие этапы:

Идентификация документов, подлежащих сдаче

• Документы, по которым вынесено окончательное решение суда.
• Материалы, по которым истёк срок обжалования (п. 10.4.17 Инструкции от ).
• Документы, утраченные процессуальную силу в результате отмены или прекращения производства.

Формирование описи

Опись дел и других документов оформляется по форме № 57 (приложение к Инструкции). В описи указываются:

1. Номер дела и дата его регистрации.
2. Перечень передаваемых документов (название, дата, номер).
3. Сведения о способе передачи (бумажный/электронный).
4. Подписи ответственных лиц (судьи, канцелярии, архивариуса).

Подготовка к передаче

• Сортировка документов по делам и типам.
• Упаковка в архивные коробки, маркировка согласно паспортам архива (приложение N 14).
• Создание электронных копий (сканирование) и их загрузка в систему электронного архива.

Сдача материалов в архив

Сдача осуществляется безотлагательно после завершения производства по делу.

Порядок сдачи бумажных документов

1. Подготовка описи (форма 57) и подпись ответственного за делопроизводство.
2. Передача коробок в архивный отдел суда или в центральный архив суда.
3. Регистрация поступления в журнале приёма‑выдачи архивных материалов.

Порядок сдачи электронных документов

1. Загрузка электронных файлов в специализированную систему (по Приказу № 56).
2. Заполнение метаданных (номер дела, дата, тип документа).
3. Подтверждение загрузки ответственной стороной (канцелярия) и архивариусом.
4. Формирование электронного паспорта архива (ежегодно, на 1 декабря).

Учёт и хранение архивных документов

Все документы, находящиеся в архиве, учитываются в журнале учёта архивных фондов и находятся под охраной согласно правилам хранения, установленным Приказом Минкультуры № 526.

• Условия хранения: температура +18…+22 °C, относительная влажность 45‑55 %.
• Сроки хранения: от 5 до 75 лет в зависимости от категории документа (см. приложение к Приказу Минкультуры).
• Контроль доступа: только уполномоченные лица (архивариусы, судьи, представители сторон по запросу).

Электронный архив: особенности

С 2019 г. в судах общей юрисдикции введена система электронного архива, что позволяет:

• Сократить сроки передачи документов.
• Обеспечить быстрый поиск по метаданным.
• Гарантировать сохранность оригиналов в цифровом виде.

Технические требования к электронному архиву (форматы файлов, контроль целостности, резервное копирование) подробно описаны в Приказе № 56.

Формы и образцы документов

Ниже перечислены основные формы, используемые в архивной работе районного суда:

1. Форма N 57 – опись дел и документов, передаваемых в архив.
2. Паспорт архива (приложение N 14) – ежегодный отчёт о составе, состоянии и объёме архивных фондов.
3. Журнал приёма‑выдачи архивных материалов – фиксирует даты, ответственных лиц и количество переданных единиц.
4. Метаданные электронных документов – шаблон, включающий номер дела, дату, тип, автора и код доступа.

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение инструкций возлагается на:

• Судью (контроль за своевременной сдачей материалов).
• Главного архивариуса (организация хранения, учёт).
• Канцелярии (подготовка описи, оформление электронных копий).

Контроль осуществляется внутренними проверками и аудитами, а также внешними проверками органов исполнительной власти (Росархив, Минкультуры).

Практические рекомендации

• Планируйте сдачу документов заранее; Составляйте календарный график завершения дел и соответствующих сроков сдачи.
• Ведите единый реестр дел. Это упростит формирование описи и предотвратит дублирование.
• Обучайте персонал. Регулярные семинары по работе с электронным архивом снижают количество ошибок.
• Проверяйте качество сканирования. Не допускайте потери разборчивости текста и метаданных.
• Контролируйте сроки хранения. Своевременно инициируйте процедуры уничтожения или продления сроков согласно Приказу Минкультуры.

Организация архива в районном суде – это обязательный элемент судебного делопроизводства, который обеспечивает сохранность судебных документов, их доступность для последующего использования и соответствие требованиям законодательства. Следование изложенным в настоящей инструкции правилам позволяет суду эффективно управлять архивным фондом, минимизировать риски утраты информации и поддерживать высокий уровень правовой культуры.

Для получения актуальных форм и более детальных методических рекомендаций рекомендуется обращаться к официальным ресурсам:

• Сайт СудАкт – база нормативных актов и форм.
• Портал Госуслуги – тексты приказов Минкультуры и Судебного департамента.

Дата последнего обновления статьи: 10 июля 2026 г.