Делопроизводство в муниципальном архиве, это упорядоченная система создания‚ обработки‚ организации‚ учета‚ хранения и использования документов‚ обеспечивающая законность деятельности архива‚ сохранность архивного фонда и доступность информации для пользователей. Настоящая статья представляет собой подробный разбор структуры‚ содержания и ключевых требований к Инструкции по делопроизводству муниципального архива‚ разработанной в соответствии с действующим законодательством РФ.

Нормативно-правовая основа

Разработка Инструкции по делопроизводству муниципального архива осуществляется на основе иерархии нормативных правовых актов. Главным документом-базой на текущий момент (по состоянию на 2026 год) являются:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 16‚ 17‚ 20).
• Приказ Росархива от № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах‚ органах местного самоуправления» (далее — Правила делопроизводства). Зарегистрирован в Минюсте России № 57023.
• Постановление Правительства РФ от № 1264 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия» (регламентирует работу с электронными документами и систему МЭДО).
• Региональные законы об архивном деле и акты местного самоуправления (устав муниципального образования‚ постановление главы администрации об архиве).
• Федеральные стандарты (ГОСТ Р 7.0.97-2016‚ ГОСТ Р 7.0.8-2013 и др.) и отраслевые стандарты Росархива.

Важно: Инструкция по делопроизводству муниципального архива является локальным нормативным актом (ЛНА) архива. Она утверждается директором (начальником) архива и является обязательной для исполнения всеми сотрудниками.

Структура Инструкции по делопроизводству

Типовая структура Инструкции‚ рекомендованная Росархивом‚ включает следующие разделы:

1. Общие положения (цели‚ задачи‚ нормативная база‚ сфера действия‚ определения).
2. Организация делопроизводства (структура аппарата‚ должностные лица‚ ответственные за делопроизводство‚ режим работы).
3. Учет и регистрация документов (виды учета‚ журналы регистрации‚ присвоение регистрационных номеров).
4. Организация исполнения документов (распределение‚ контроль сроков‚ отчетность об исполнении).
5. Работа с электронными документами (СЭД‚ МЭДО‚ квалифицированная электронная подпись‚ реквизиты).
6. Формирование дел и работа с делом (номенклатура дел‚ заведение дел‚ оформление‚ нумерация листов).
7. Оценка документов и формирование архивного фонда архива (экспертиза документов‚ акты отбора‚ сроки хранения).
8. Хранение‚ учет и использование дел (условия хранения‚ описи‚ выдача‚ копирование).
9. Обеспечение сохранности документов и защита информации (пожарная безопасность‚ режим доступа‚ защита гостайны/персданных).
10. Контроль за состоянием делопроизводства (плановые/внеплановые проверки‚ отчетность).
11. Заключительные положения (порядок вступления в силу‚ внесение изменений).

Ключевые разделы: детальный разбор

Организация делопроизводства и ответственные лица

В Инструкции необходимо закрепить:

• Руководитель архива — несет персональную ответственность за состояние делопроизводства‚ утверждает номенклатуру дел‚ график проведения экспертизы‚ инструкцию.
• Ответственный секретарь (или главный архивист/методист) — координирует работу по делопроизводству‚ контролирует сроки исполнения‚ ведет общий учет входящих/исходящих документов.
• Исполнители (архивисты‚ специалисты) — непосредственно регистрируют‚ исполняют‚ оформляют дела.
• Комиссия по экспертизе документов — коллегиальный орган для определения сроков хранения (утверждается приказом директора).

Учет и регистрация документов

Муниципальный архив ведет учет следующих потоков документов:

• Входящие документы (поступления от органов власти‚ организаций‚ граждан‚ запросы).
• Исходящие документы (ответы‚ справки‚ заключения‚ акты‚ обращения в вышестоящие инстанции).
• Внутренние документы (приказы‚ распоряжения‚ служебные записки‚ акты инвентаризации‚ описи).

Регистрация производится в день поступления/подписания. Используются журналы регистрации (бумажные или электронные в СЭД). Регистрационный номер присваивается по системе: Индекс вида документа / Порядковый номер / Год (например‚ Вх-123/2026).

Работа с электронными документами (СЭД и МЭДО)

Согласно Постановлению Правительства РФ № 1264 и Приказу Росархива № 71‚ муниципальный архив обязан обеспечить:

• Ведение делопроизводства в системе электронного документооборота (СЭД)‚ подключенной к МЭДО (межведомственная система электронного документооборота).
• Присвоение электронным документам реквизитов в соответствии с Правилами делопроизводства (п. 3.52 Правил);
• Использование квалифицированной электронной подписи (КЭП) для подписания исходящих и внутренних документов.
• Обеспечение юридической значимости электронных документов‚ равной бумажным.
• Формирование электронных дел (в т.ч. гибридных — с бумажными и электронными частями) с соблюдением единой нумерации листов/файлов.

Примечание: Подлинник приказа (распоряжения) подшивается в дело согласно номенклатуре дел‚ а копия — в личное дело сотрудника (п. 3.52 Правил делопроизводства‚ п. «м» п. 16 Положения о персональных данных госслужащих‚ Указ Президента РФ № 609).

Номенклатура дел и формирование дел

Номенклатура дел — основной плановый документ архива. Она утверждается ежегодно не позднее 1 января текущего года.

Специфика номенклатуры муниципального архива:

В отличие от администрации‚ номенклатура архива включает дела по его основным функциям:

1. Организационно-распорядительная деятельность: устав‚ лицензии‚ аккредитация‚ отчеты о деятельности‚ приказы по архиву.
2. Прием и учет архивных фондов: акты приема-передачи‚ описи фондов‚ реестры поступивших фондов.
3. Хранение и обеспечение сохранности: акты инвентаризации‚ журналы температуры/влажности‚ планы мероприятий по пожарной безопасности‚ договоры на охрану/пожарную сигнализацию.
4. Научно-справочная работа и использование: журналы регистрации запросов (письменных‚ устных‚ электронных)‚ статистика использования‚ копии выданных справок/выписок.
5. Государственная регистрация и экспертиза документов: акты экспертизы документов органов местного самоуправления (если архив уполномочен)‚ дела экспертной комиссии.
6. Методическая работа: заключения по номенклатурам дел ведомств/организаций‚ отчеты о проверках делопроизводства.
7. Кадровое и финансово-хозяйственное обеспечение: личные дела‚ табели‚ сметы‚ договора поставок‚ акты приема работ/вывки оборудования.

Заведение дела: Дело заводится на основании первого документа. На корешке и обложке указываются все реквизиты по ГОСТ Р 7.0.97-2016 (индекс дела по номенклатуре‚ шифр дела‚ название‚ даты начала/окончания‚ срок хранения‚ количество листов).

Оценка документов и экспертиза (Ключевая функция архива)

Раздел Инструкции‚ регламентирующий работу Экспертной комиссии (или Комиссии по экспертизе документов архива)‚ должен детально описывать:

• Порядок проведения экспертизы (ежегодно‚ по итогам года).
• Критерии оценки: историческая‚ научная‚ правовая‚ практическая ценность.
• Установление сроков хранения: постоянное (Исторический архив) или временное (10‚ 50‚ 75 лет и др.) согласно Типовым номенклатурам Росархива.
• Оформление результатов: Акт экспертизы документов (форма по Приказу Росархива) в 3-х экземплярах (архив‚ вышестоящий архив/орган‚ комиссия).
• Порядок уничтожения документов с истекшим сроком хранения (акт уничтожения‚ комиссия по уничтожению).

Хранение‚ учет и использование архивных документов

• Условия хранения: соответствие ГОСТ Р 54989-2012/ISO 11799:2003 (температура‚ влажность‚ освещение‚ чистота‚ противопожарная защита).
• Научно-справочный аппарат: ведение путеводников‚ описей (фондовых‚ тематических)‚ карточек учета единиц хранения (ф. 310/ф. 311 или электронные аналоги).
• Выдача документов: только в читальне (оригиналы фондов). Выдача оригиналов органов управления, только по решению директора с обязательным составлением акта передачи. Копии — по письменным запросам с оплатой услуг (если установлено).
• Электронное предоставление: через портал архива‚ ЕГАРА‚ региональные информационные системы‚ с соблюдением авторского права и закона о персданных (152-ФЗ).

Особенности делопроизводства в части защищенной информации

Муниципальный архив часто концентрирует документы‚ содержащие:

• Персональные данные (дела личного состава‚ фонды ЗАГС‚ суды‚ образование) — режим доступа по 152-ФЗ.
• Государственную тайну (если архив имеет лицензию ФСТЭК/ФСБ) — режим «Совершенно секретно»‚ «Секретно»‚ «Для служебного пользования».
• Иную охраняемую законом тайну (коммерческую‚ налоговую‚ адвокатскую‚ врачебную и др.).

Инструкция должна содержать отдельный раздел/приложение: «Порядок работы с документами ограниченного доступа»‚ регламентирующий:

• Учет и регистрацию в отдельных журналах/базах.
• Хранение в специализированных хранилищах/сейфах.
• Порядок допуска сотрудников и пользователей.
• Порядок копирования и выдачи (маскировка данных‚ вычеркивание).

Контроль за состоянием делопроизводства

Для обеспечения качества делопроизводства Инструкция предусматривает:

1. Ежедневный контроль ответственного секретаря за сроками исполнения входящих документов и движением дел.
2. Плановые проверки (раз в полугодие/год) состояния делопроизводства структурными подразделениями (проверка оформления дел‚ соблюдения номенклатуры‚ ведения СЭД).
3. Внеплановые проверки (при смене руководителя‚ выявлении нарушений‚ перед сдачей фондов в госхранение).
4. Отчетность: ежегодный отчет о состоянии делопроизводства (подается в вышестоящий орган/Росархив по установленной форме).

Порядок утверждения‚ вступления в силу и актуализации

1. Проект Инструкции разрабатывается ответственным за делопроизводство лицом (главным архивистом/методистом).
2. Согласовывается с юрисконсультом архива и профильными подразделениями.
3. Утверждается Приказом директора муниципального архива.
4. Вступает в силу с момента подписания или с указанной в приказе даты.
5. Срок действия — бессрочный. Пересмотр осуществляется при изменении законодательства‚ реорганизации архива‚ введении новых ИС/СЭД‚ но не реже 1 раза в 3 года.
6. Изменения и дополнения оформляются отдельным приказом директора.
7. Все сотрудники должны ознакомиться с Инструкцией под роспись в журнале ознакомления.

Приложения к Инструкции (обязательный минимум)

• Приложение № 1: Номенклатура дел муниципального архива на [Год] год (утверждается ежегодно отдельным приказом).
• Приложение № 2: График проведения экспертизы документов на [Год] год.
• Приложение № 3: Перечень должностных лиц‚ уполномоченных подписывать исходящие документы (матрица подписей).
• Приложение № 4: Образцы реквизитов документов (бланки приказов‚ служебных записок‚ актов‚ запросов).
• Приложение № 5: Инструкция по работе в СЭД / МЭДО (регламент электронного документооборота);
• Приложение № 6: Порядок работы с документами‚ содержащими сведения‚ составляющие охраняемую законом тайну.
• Приложение № 7: Журналы регистрации (образцы титульных листов и форм страниц для бумажного учета).

Инструкция по делопроизводству муниципального архива — это не просто формальный документ для проверок‚ а главный регламент внутренней жизни архива. Качественно разработанная Инструкция‚ основанная на Приказе Росархива № 71‚ Постановлении Правительства РФ № 1264 и актуальных ГОСТах‚ позволяет:

• Обеспечить юридическую значимость и достоверность формируемых архивом документов.
• Гарантировать сохранность уникальных архивных фондов‚ переданных на хранение.
• Организовать эффективный электронный документооборот с интеграцией в МЭДО.
• Обеспечить прозрачность и доступность архивной информации для граждан и организаций.
• Минимизировать риски нарушений законодательства об архивном деле и персональных данных.

Рекомендация: Регулярно мониторьте обновления на сайте Федерального архивного агентства (Росархив) и региональных архивных управлений (например‚ Управления госархивной службы Новосибирской области)‚ так как нормативная база делопроизводства динамично развивается в сторону полной цифровизации.