Назначение документа: данная инструкция регламентирует порядок организации и ведения архивного дела, определяет права, обязанности и ответственность начальника архива (заведующего архивным отделом) в государственных, муниципальных и коммерческих организациях.

Общие положения

Инструкция разработана в соответствии с Положением об архиве предприятия, Федеральным законом «Об архивном деле» и внутренними нормативными актами организации.

Инструкция утверждается директором организации и вступает в силу со дня её подписания.

Начальник архива подчиняется непосредственно директору организации (или заместителю директора по административным вопросам).

Должностные обязанности начальника архива

• Организация учета документооборота: ведение реестров входящих и исходящих документов, контроль за их своевременным оформлением.
• Ведение архивного дела: формирование, пополнение и поддержание в актуальном состоянии архивных фондов, обеспечение их сохранности.
• Подготовка и передача документов в архив: оформление листа‑заверителя, реквизитов обложки дела, соблюдение номенклатуры дел.
• Выдача архивных справок: предоставление информации о наличии и состоянии документов на основании архивных реестров.
• Составление установленной отчетности: ежемесячные, квартальные и годовые отчёты о работе архива.
• Участие в разработке нормативных актов: подготовка положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела.
• Контроль доступа к архивным фондам: выдача и возврат документов, ведение журналов доступа.
• Обучение персонала: проведение инструктажей и семинаров для сотрудников, работающих с документами.

Права начальника архива

• Запрашивать у подразделений необходимые документы и сведения для формирования архивных фондов.
• Требовать от руководителей подразделений соблюдения сроков передачи документов в архив.
• Вносить предложения по совершенствованию документооборота и архивного дела.
• Получать от руководства ресурсы (технику, помещения, финансирование), необходимые для выполнения своих обязанностей.

Ответственность

Начальник архива несёт ответственность за:

• Нарушение сроков и порядка передачи документов в архив.
• Неправильное оформление реквизитов дел (наименование, индекс, заголовок, даты, количество листов).
• Утрата, порча или несанкционированный доступ к архивным материалам.
• Несоблюдение требований к составлению и сдаче отчетности.

Взаимодействие с другими подразделениями

1. С отделом делопроизводства – согласование форм листов‑заверителей и реквизитов обложек дел.
2. С отделом кадров – участие в подборе и обучении архивных работников.
3. С финансовым отделом – предоставление данных для формирования бюджета архива.
4. С руководителями структурных подразделений – контроль за своевременной передачей документов.

Порядок подготовки и передачи документов в архив

Оформление листа‑заверителя

Лист‑заверитель – документ, подтверждающий передачу дел в архив. Образец листа‑заверителя включает:

• Наименование структурного подразделения.
• Индекс и заголовок арх. дела.
• Крайние даты документов в деле.
• Количество листов (линий) в деле.
• Подписи ответственных лиц (сотрудника, передающего документы, и начальника архива).

Оформление реквизитов обложки арх. дела

Реквизиты должны строго соответствовать номенклатуре дел и отражать содержание документации.

Алгоритм передачи

1. Подготовка документов в подразделении (сортировка, проверка полноты).
2. Заполнение листа‑заверителя и реквизитов обложки.
3. Подписание листа‑заверителя ответственными лицами.
4. Передача дел в архивный отдел.
5. Регистрация поступления в реестр архивных фондов.
6. Выдача копии листа‑заверителя подразделению.

Требования к квалификации начальника архива

• Высшее образование (история, библиотековедение, архивоведение, право или управление).
• Опыт работы в сфере делопроизводства/архивов не менее 5 лет, из которых минимум 2 года – на руководящей должности.
• Знание нормативных правовых актов в области архивного дела.
• Умение работать с электронными системами учета документов (ЭДО, архивные базы данных).
• Навыки управления персоналом и подготовки отчетных документов.

Оформление и утверждение инструкции

Процедура утверждения:

1. Разработка проекта инструкции (специалист отдела кадров совместно с начальником архива).
2. Экспертиза проекта юридическим отделом.
3. Согласование с руководителями подразделений, участвующими в документообороте.
4. Подписание и утверждение директором организации.
5. Регистрация в кадровой документации и размещение в открытом доступе для сотрудников.

Пример шаблона должностной инструкции начальника архива (DOCX)

Ниже – сокращённый вариант шаблона, который можно скопировать в текстовый редактор и доработать под конкретную организацию.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Начальника архива (заведующего архивным отделом)

Общие положения
Начальник архива назначается и освобождается от должности приказом директора организации.
Начальник архива подчиняется непосредственно директору организации.

Должностные обязанности
Организует и контролирует ведение архивного дела.
Осуществляет прием, регистрацию и хранение документов.
Оформляет листы‑заверители и реквизиты обложек дел.
Выдаёт архивные справки и обеспечивает доступ к архивным фондам.
Составляет и сдает установленную отчетность.
Участвует в разработке нормативных актов по делопроизводству.

Права
Требовать от подразделений предоставления документов в сроки, установленные регламентом.
Вносить предложения по совершенствованию документооборота.
Получать необходимое оборудование и финансирование.

Ответственность
За нарушение сроков передачи документов.
За несоблюдение правил оформления архивных дел.
За утрату, порчу или несанкционированный доступ к архивным материалам.

Взаимодействие
С отделом делопроизводства – согласование форм и процедур.
С отделом кадров – подбор и обучение персонала.
С финансовым отделом – формирование бюджета архива.

Требования к квалификации
Высшее образование в области архивоведения, истории, права или управления.
Стаж работы в архиве не менее 5 лет, из них 2 года – на руководящей должности.
Знание нормативных правовых актов в сфере архивного дела.
Утверждение
Инструкция утверждается приказом директора организации № ___ от "__" _______ 2026 г.
Вступает в силу с "__" _______ 2026 г.

_____________________
(Подпись) Директор организации
_____________________
(Подпись) Начальник архива

Эффективная работа архива невозможна без чётко прописанных обязанностей, прав и ответственности его руководителя. Данная инструкция позволяет унифицировать процесс ведения архивного дела, обеспечить сохранность документов и упростить взаимодействие между подразделениями организации. Регулярный контроль за её исполнением и своевременное обновление в соответствии с изменениями законодательства гарантируют надёжность и прозрачность архивных процессов.

Дата актуализации: