Данная инструкция предназначена для сотрудников организации‚ отвечающих за формирование‚ хранение и использование электронного архива документов (ЭАД)․ Она регламентирует порядок работы с электронными документами‚ обеспечивает их целостность‚ доступность и соответствие нормативным требованиям․

Что такое электронный архив

Электронный архив – это совокупность электронных документов‚ систематизированных в соответствии с утверждённой номенклатурой дел и хранящихся в информационной системе организации․ Он обеспечивает:

• быстрый поиск и получение нужных документов;
• снижение затрат на хранение бумажных носителей;
• обеспечение сохранности информации в течение установленного срока;
• возможность совместного использования документов сотрудниками разных подразделений․

Примеры документов‚ которые могут поступать в архив: акты выполненных работ от подрядчиков (через ЭДО или Почту России)‚ договоры‚ приказы‚ отчёты‚ корреспонденция и др․

Нормативная база

Работа с электронным архивом регламентируется следующими документами:

• Правила ведения архивного фонда (п․ 160 Правил 77) – требования к структуре цифровых копий;
• Номенклатура дел организации – основа для систематизации ЭАД по схеме Фонд → Опись → Раздел и подраздел описи → Электронное дело → Электронный документ;
• Положение о хранении документов;
• Инструкция по делопроизводству;
• Положение об экспертной комиссии;
• Регламент об электронном документообороте (ЭДО) – содержит определения терминов‚ правила работы с СЭД․

При внедрении системы хранения электронных документов (СХЭД) необходимо привести все регламентирующие документы к новым условиям работы с электронным архивом․

Этапы создания электронного архива

1. Анализ текущего состояния – инвентаризация бумажных и электронных документов‚ определение объёма и видов информации‚ подлежащей архивации․
2. Разработка положений и инструкции – создание единого документа‚ описывающего порядок подготовки‚ приёма‚ хранения и выдачи электронных документов․
3. Выбор и настройка программного обеспечения – например‚ система Скан‑Архив в 1С‚ Directum RX‚ БОСС‑Референт или другие СЭД‚ поддерживающие функции архивации‚ поиска и контроля доступа․
4. Формирование структуры архива – построение иерархии Фонд‑Опись‑Раздел‑подраздел‑дело‑документ в соответствии с номенклатурой дел․
5. Преобразование и загрузка документов – сканирование бумажных оригиналов‚ приём электронных файлов через ЭДО или почту‚ присвоение метаданных (номер дела‚ дата‚ тип документа‚ ответственный)․
6. Контроль качества – проверка целостности файлов‚ корректности метаданных‚ соответствия требованиям п․ 160 Правил 77․
7. Обучение персонала – проведение инструктажей и тренингов по работе с выбранной СЭД‚ правилам обращения с электронными документами;
8. Ввод в эксплуатацию и мониторинг – запуск продуктивной работы‚ регулярный аудит‚ обновление нормативных актов и инструкций․

Структура и систематизация электронного архива

Каждое электронное дело формируется по следующему принципу:

• Фонд –уровень группировки (например‚ «Финансово‑экономическая деятельность»)․
• Опись – подразделение фонда по видам деятельности (например‚ «Бухгалтерский учёт»)․
• Раздел и подраздел описи – более детальная классификация (например‚ «Первичные документы»‚ «Договоры»)․
• Электронное дело – совокупность документов‚ связанных одной темой‚ периодом или контрактом․
• Электронный документ – отдельный файл (PDF‚ JPEG‚ DOCX и т․п․) с обязательными реквизитами: номер дела‚ дата создания‚ автор‚ краткое содержание․

Все электронные дела должны иметь уникальный идентификатор‚ соответствующий номенклатуре дел‚ и быть размещены в каталоге СЭД согласно этой иерархии․

Технические требования к электронному архиву

• Поддержка форматов‚ необходимых для открытия‚ просмотра‚ копирования и печати документов (PDF/A‚ TIFF‚ JPEG‚ DOCX‚ XLSX и др․)․
• Наличие средств контроля версий и журналирования операций (кто‚ когда‚ что изменил)․
• Возможность установления разных уровней доступа (чтение‚ редактирование‚ удаление) в зависимости от роли пользователя․
• Интеграция с системами электронного документооборота (ЭДО) и почтовыми сервисами для автоматического приёма документов․
• Резервное копирование и аварийное восстановление данных в соответствии с внутренней политикой ИБ․
• Соответствие требованиям к электронной подписи (ЭП): если сертификат ЭП выдан аккредитованным центром‚ при прекращении его работы статус УЦ подтверждается запросом в надзорный орган; данные об отозванных сертификатах передаются в другой УЦ‚ обеспечивая действительность собранных доказательств при формировании архивной ЭП․

Организация работы с электронным архивом

Для эффективного функционирования ЭАД необходимо соблюдать следующие правила:

1. Приём документов – документы поступают в архив либо через ЭДО (автоматизированный обмен)‚ либо в виде сканов‚ полученных по Почте России․ Приём оформляется актом приёма‑передачи электронных документов․
2. Каталогизация – каждому файлу присваиваются метаданные согласно номенклатуре дел и схеме Фонд‑Опись‑Раздел‑подраздел‑дело‑документ․
3. Хранение – файлы размещаются в защищённом хранилище (серверы‚ облачные сервисы с шифрованием) с соблюдением сроков‚ установленных нормативными актами․
4. Поиск и выдача – пользователи осуществляют поиск по индексным полям (номер дела‚ дата‚ ключевые слова) и получают копию документа в требуемом формате․
5. Контроль срока хранения – по истечении установленного срока документы либо уничтожаются (с оформлением акта уничтожения)‚ либо передаются на долгосрочное хранение в государственный архив․
6. Аудит и отчёт – регулярно проводится проверка целостности архива‚ соответствия требованиям и актуальности нормативных документов․

Безопасность и контроль доступа

Защита информации в электронном архиве обеспечивается комплексом мер:

• Аутентификация пользователей (логин/пароль‚ двухфакторная аутентификация)․
• Авторизация на основе ролей (например‚ бухгалтер – только чтение финансовых документов‚ руководитель – чтение и редактирование)․
• Шифрование данных при хранении и передаче․
• Журналирование всех операций (вход в систему‚ просмотр‚ изменение‚ экспорт)․
• Регулярное обновление антивирусного ПО и систем защиты от внешних угроз․
• Контроль за использованием электронной подписи: проверка действительности сертификатов‚ хранение информации об отозванных сертификатах в accredited УЦ․

Резервное копирование и восстановление

Для обеспечения сохранности данных необходимо:

• Ежедневно создавать инкрементные резервные копии изменённых файлов․
• Еженедельно – полные резервные копии всего архива․
• Хранить копии в географически разнесённых площадках (например‚ основной дата‑центр и резервный сайт)․
• Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить тестовое восстановление из резервных копий․
• Документировать процедуры резервного копирования и восстановления в соответствующем положении․

Обучение и информирование персонала

Успешная работа с электронным архивом невозможна без подготовки сотрудников:

• Вводный инструктаж при приёме на работу – знакомство с положением об электронном архиве и инструкцией по работе с ЭАД․
• Периодические тренинги (не реже одного раза в полгода) по обновлениям в законодательстве‚ новым функциям СЭД и правилам обращения с электронной подписью․
• Создание справочных материалов (быстрые руководства‚ FAQ) и их размещение на внутреннем портале организации․
• Оценка знаний сотрудников через тестирование или практические задания․

Электронный архив – важный элемент системы управления информацией организации․ Соблюдение представленной инструкции обеспечивает:

• Соответствие законодательным и нормативным требованиям;
• Гарантию сохранности и доступности документов в течение всего установленного срока хранения;
• Повышение эффективности бизнес‑процессов за счёт быстрого поиска и предоставления информации;
• Минимизацию рисков потери данных и несанкционированного доступа․

Регулярное обновление инструкции‚ проведение аудитов и обучение персонала позволяют поддерживать электронный архив в актуальном и надёжном состоянии на протяжении всего периода его эксплуатации․