Данная инструкция разработана на основе нормативных актов Федерального архивного агентства (Росархив), приказов Министерства культуры РФ, специальных правил пожарной безопасности архивов и методических рекомендаций по обеспечению сохранности документов в условиях чрезвычайных обстоятельств. Она предназначена для руководителей и сотрудников государственных и муниципальных архивов, а также для подразделений, отвечающих за гражданскую оборону и ликвидацию последствий стихийных бедствий.

Нормативная база

• Приказ Росархива от 02 марта 202 г. – допускается дополнение ярлыка хранения документов полным наименованием архива, его аббревиатурой, названием фонда, штрих‑кодом, RFID‑меткой, отметкой о наличии особо ценных документов, подлежащих эвакуации при ЧС.
• Постановление № 114 от  г. – утверждение инструкции об охранном режиме архивного отдела и порядке работы архивного отдела Исполнительного комитета Кукморского муниципального района при чрезвычайных ситуациях (приложение 2).
• Специальные правила пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов РФ (Федеральное архивное агентство) – обязательные требования пожарной безопасности для всех архивов.
• Методические рекомендации по обеспечению сохранности архивных документов при чрезвычайных ситуациях (утв. Росархивом ) – организационные мероприятия по защите фондов в условиях ЧС.
• Приказ Росархива от № 101 – введение в действие инструкций о порядке работы архивных учреждений при чрезвычайных ситуациях.

Все перечисленные нормативные акты являются обязательными для исполнения государственными и муниципальными архивами.

Классификация чрезвычайных ситуаций, влияющих на работу архива

• Техногенные аварии (пожары, взрывы, утечки химических веществ, радиационные инциденты).
• Природные катастрофы (наводнения, землетрясения, ураганы, лесные пожары).
• Социально‑политические события (военные действия, террористические акты, массовые беспорядки).
• Эпидемиологические и биологические угрозы (пандемии, вспышки инфекций).

Для каждого типа ЧС определяется уровень угрозы (низкий, средний, высокий) и соответствующий набор мероприятий.

Этапы работы архива при чрезвычайной ситуации

Подготовка (превентивный этап)

• Разработка и утверждение Плана конкретных мероприятий по обеспечению сохранности документов (в соответствии с п. 2.2.3.3 Методических рекомендаций).
• Создание и регулярное обновление реестра особо ценных документов (отметка на ярлыке о необходимости эвакуации).
• Обеспечение резервного копирования электронных фондов и микрофильмов в удалённые хранилища.
• Проведение инструктажей и тренировок персонала по действиям при пожаре, наводнении и других ЧС (не реже одного раза в год).
• Обеспечение наличия средств индивидуальной защиты (СИЗ), пожарного оборудования, средств связи и транспортных средств для эвакуации документов.

Реакция (этап возникновения ЧС)

• Оповещение всех сотрудников архива через установленную систему оповещения (сирены, SMS, внутренняя связь).
• Определение уровня угрозы и принятие решения о эвакуации или консервации документов.
• Если решено эвакуировать:
  • Формирование бригад по выносу документов согласно утверждённому списку приоритетов (особо ценные, уникальные, редкие издания).
  • Маркировка каждого ящика/товара ярлыком с указанием:
    • полного наименования архива;
    • наименования фонда;
    • штрих‑кода или RFID‑метки;
    • отметки «Подлежит эвакуации при ЧС».
  • Транспортировка документов в заранее определённые безопасные зоны (резервные архивохранилища, подземные убежища, специализированные хранилища ГО и ЧС).
  • Фиксация факта вывоза в журнале учёта перемещения документов (дата, время, состав бригады, пункт назначения).
• Если эвакуация невозможна (например, внезапное наводнение):
  • Включение автоматических систем пожаротушения и герметизации помещений.
  • Установка защитных барьеров (песочные мешки, водонепроницаемые покрытия) вокруг стеллажей с особо ценными документами.
  • Перевод документов в режим «консервации»: размещение в водонепроницаемые контейнеры, использование силикагеля для контроля влажности.
• Ведение оперативного журнала действий персонала (время принятия решений, выполненные мероприятия, возникающие проблемы).

Восстановление (посткризисный этап)

• Оценка состояния архивного фонда после устранения угрозы (визуальный осмотр, проверка целостности упаковки, контроль микроклимата).
• Документирование всех повреждений: составление актов о порче, утрате или частичном повреждении единиц хранения.
• Восстановление документов:
  • При незначительных повреждениях – проведение реставрационных работ в соответствии с внутренними нормами архива.
  • При утрате – использование резервных копий (электронных, микрофильмов, фотоснимков) либо запрос дубликатов из других архивов.
• Возврат документов на постоянное хранение после подтверждения их пригодности к использованию.
• Анализ причин и эффективности проведённых мероприятий; корректировка плана конкретных мероприятий и инструкций на основе извлечённых уроков.
• Отчётность в вышестоящие органы (Федеральное архивное агентство, Министерство культуры, органы ГО и ЧС) в установленные сроки.

Ответственность и взаимодействие с другими структурами

• Руководитель архива – обеспечивает разработку, утверждение и актуализацию плана действий, контролирует выполнение инструкций, отвечает за подготовку персонала.
• Служба охраны и пожарной безопасности – отвечает за техническое состояние систем пожаротушения, оповещения, видеонаблюдения; проводит регулярные проверки.
• Отдел комплектования и учёта – ведёт реестр особо ценных документов, обеспечивает их маркировку и своевременное внесение изменений в ярлыки.
• Служба ГО и ЧС муниципального образования – взаимодействует при планировании эвакуационных маршрутов, предоставляет транспорт и места временного размещения документов.
• Научные и методические центры – оказывают консультативную помощь по реставрации и цифровизации пострадавших фондов.

Требования к документации и учёту

• Все действия при ЧС фиксируются в журнале учёта чрезвычайных ситуаций (форма утверждена приказом Росархива от № 101).
• Журнал содержит:
  • дата и время возникновения угрозы;
  • тип ЧS и уровень угрозы;
  • принятое решение (эвакуация/консервация);
  • состав и действия ответственных бригад;
  • количество и наименования вывезенных/сохранённых единиц хранения;
  • результаты оценки состояния фонда после ЧS;
  • приложения: акты о повреждениях, копии ярлыков, фотоматериалы.

Обучение и подготовка персонала

• Вводный инструктаж при приёме на работу (включает знакомство с планом действий при ЧS, правилами маркировки документов, использованием СИЗ).
• Периодические тренировки (не реже одного раза в 6 месяцев) по сценариям:
  • пожар в архивохранилище;
  • прорыв водопровода или наводнение;
  • землетрясение;
  • act of terrorism or sabotage.
• После каждой тренировки проводится разбор ошибок и корректировка инструкций.
• Ведение журнала обучения и аттестации сотрудников по готовности к действиям в ЧS.

Соблюдение изложенной инструкции позволяет государственным архивам минимизировать риски потери уникальной документальной информации в условиях чрезвычайных ситуаций, обеспечить своевременную эвакуацию и сохранность особо ценных фондов, а также оперативно восстановить работу после устранения угрозы. Регулярное обновление плана конкретных мероприятий, обучение персонала и взаимодействие с органами ГО и ЧС являются ключевыми условиями эффективной защиты архивного наследия России.

Составитель: отдел методического обеспечения государственных архивов. Дата утверждения: .