Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Данная инструкция предназначена для сотрудников государственных и муниципальных архивов, архивов организаций, а также для преподавателей и студентов, изучающих архивное дело; Она synthesizes the main methodological recommendations, rules and regulations issued by the Federal Archival Agency (Росархив) and reflects the current legislative framework as of ․

Нормативная база

Положение об Архивном фонде Российской Федерации (1994) – основа для формирования и использования архивных документов․
Методические рекомендации по работе с документами по личному составу (Федеральное архивное агентство) – порядок организации хранения, учёта и использования документов по личному составу в гос‑ и муницип․ архивах, архивах организаций․
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов (Федеральное архивное агентство) – требования к помещениям, оборудованию и технологиям архивных работ․
Инструкция по применению Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от № 237, зарегистрировано Минюстом ) – сроки хранения типовых документов․
Правила хранения архивных и электронных документов в организации в 2025 году (приказ Росархива № 77) – актуальные требования к электронным архивам․
Основные правила работы архивов организаций (ред․ от , с последними изменениями) – базовые принципы учёта, обработки и передачи документов на архивное хранение․

Организация архива организации

Выбор структурного уровня

Архив может быть организован:

как отдельное структурное подразделение;
как структурная единица в составе другого подразделения (например, отдела кадров, бухгалтерии или делопроизводства)․

Если архив ведёт один сотрудник, целесообразно создать структурную единицу в одном из перечисленных отделов․

Этапы создания архива с нуля

Определение задач и функций архива – формирование перечня видов документов, которые будут подлежать архивному хранению․
Подбор помещения и оборудования – соблюдение требований к температуре, влажности, освещению и защите от пожара и vandalism․
Разработка должностных инструкций для архивариуса с указанием конкретных видов работ (приём, обработка, хранение, выдача, уничтожение)․
Создание нормативной базы внутри организации – локальные приказы, положения и инструкции, соответствующие федеральным требованиям․
Обучение персонала – проведение вводных и периодических занятий по архивному делу, работе с электронными документами и основам охраны труда․

Хранение и комплектование документов

Требования к помещению

Согласно Правилам организации хранения…:

Температура: 18 ± 2 °C;
Относительная влажность: 45 ± 5 %;
Отсутствие прямых солнечных лучей;
Наличие систем пожаротушения и охранной сигнализации;
Доступ к помещению только уполномоченным лицам․

Комплектование фонда

Приём документов от подразделений организации․
Предварительная проверка на completeness и соответствие описи․
Классификация по видам (личный состав, бухгалтерия, делопроизводство и т․д․)․
Формирование описей и дел․
Размещение на стеллажах с учётом условий сохранности․

Сроки хранения

Сроки определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива № 237) и внутренними нормативными актами организации․ Пример:

Личные дела сотрудников – 75 лет после увольнения;
Бухгалтерские документы – 5 лет;
Приказы по личному составу – 10 лет;
Электронные документы – в соответствии с утверждёнными сроками для их аналогов в бумажном виде․

Учёт и использование документов

Ведение учёта

Для каждого документа заводится карточка учёта, содержащая:

Инвентарный номер;
Наименование документа;
Подразделение‑источник;
Срок хранения;
Место расположения (стеллаж, полка, ящик)․

Выдача документов

Пользователь подаёт письменный запрос (или электронный запрос в СЭД)․
Архивариус проверяет право доступа (служебная необходимость, согласие субъекта персональных данных при работе с личным составом);
Документ выдаётся под расписку в журнале выдачи/возврата․
По истечении срока использования документ возвращается на место хранения․

Ограничения доступа

Документы по личному составу относятся к категории конфиденциальной информации․ Доступ к ним предоставляется только:

Сотрудникам кадровой службы;
Уполномоченным лицам по запросу в рамках государственных и муниципальных услуг;
Судебным и следственным органам по законному основанию․

Электронные документы и цифровой архив

С учётом Правил хранения архивных и электронных документов в организации в 2025 году (приказ Росархива № 77) необходимо:

Обеспечить долгосрочное хранение электронных носителей (серверы, облачные хранилища с резервным копированием)․
Применять форматы, гарантирующие неизменяемость (PDF/A, TIFF, XML с электронной подписью)․
Вести метаданные, соответствующие требованиям ГОСТ Р 7․0․97‑2016 (Описание электронных документов)․
Организовать систему контроля целостности (хеш‑суммы, журналы аудита)․
Обеспечить защиту от несанкционированного доступа (шифрование, аутентификация, разделение ролей)․

При переходе от бумажного к электронному хранению рекомендуется:

Создать план миграции документов․
Проверить качество сканирования (разрешение не менее 300 dpi, цветопередача)․
Создать резервные копии на разных носителях и в разных географических точках․
Обучить персонал работе с системой электронного документооборота (СЭД)․

Ответственность и контроль

Ответственность за соблюдение инструкции возлагается на руководителя архива и непосредственного исполнителя (архивариуса)․
Нарушение правил хранения, учёта или выдачи документов может повлечь дисциплинарные, административные и, в случае разглашения конфиденциальных данных, уголовные последствия․
Регулярный внутренний аудит (не реже одного раза в год) и внешняя проверка со стороны Росархива обеспечивают соответствие требованиям․
Все инциденты (утеря, повреждение, неправомерный доступ) фиксируются в журнале инцидентов и рассматриваются в соответствии с внутренними положениями организации․

Соблюдение положений настоящей инструкции гарантирует:

Надёжное сохранность архивных документов Архивного фонда Российской Федерации;
Эффективное использование документов в управленческой деятельности и при оказании государственных и муниципальных услуг;
Соответствие законодательным требованиям и международным стандартам в области архивного дела․

Для успешной работы архива необходимо постоянно обновлять знания сотрудников, следить за изменениями в нормативной базе и внедрять современные технологии хранения и доступа к информации․

Дата составления: ․