Дата актуализации: 05:26:13

Архив кадровой службы – это не просто хранилище бумаг. Это элемент системы документального обеспечения организации, регулируемый федеральным законодательством, нормативными актами Минтруда, Росархива и другими правовыми документами. Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет сформировать, вести и контролировать архив отдела кадров в полном соответствии с требованиями.

Нормативно‑правовая база

• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле» (в ред. от 2023‑09‑17) – определяет общие принципы создания, хранения и уничтожения архивных документов.
• Трудовой кодекс РФ (ст. 80‑84) – устанавливает сроки хранения трудовых книжек, договоров, приказов и др.
• Приказ Минтруда РФ № 2н от «Об утверждении Положения о сроках хранения и порядке уничтожения кадровой документации»;
• Приказ Главного архивного управления СССР от № 33 – исторический документ, но в нём зафиксированы базовые требования к оформлению описи дел.
• Нормативные акты Росархива, изменившие порядок передачи кадровых документов в архив (с 17 сентября 2023 г.)

Все перечисленные документы обязательны к исполнению, а несоблюдение может привести к проверкам и штрафам.

Классификация кадровых документов

Для удобства учёта и последующего поиска документы делятся на группы:

1. Документы по личному составу (трудовые книжки, личные дела, приказы о приёме, переводе, увольнении).
2. Документы по заработной плате (расчётные листки, ведомости, справки о доходах).
3. Договоры ГПХ и акты к ним (гражданско‑правовые сделки, договоры подряда, оказание услуг).
4. Бухгалтерские документы, связанные с кадрами (отчёты по начислению налогов, взносов в ПФР, ФСС).
5. Электронные документы (сканы, PDF/A‑файлы, электронные подписи, файлы КЭДО).

Каждая группа имеет свои сроки хранения и особенности оформления.

Сроки хранения кадровых документов

Таблица ниже отражает основные сроки хранения (в годах) в соответствии с действующим законодательством. Документы, срок хранения которых превышает 10 лет, подлежат обязательному архивному хранению.

Важно: при наличии раздельных описьей (кадровые и бухгалтерские) их составление допускается только после согласования с архивом, если объём документов значителен.

Требования к помещению и оборудованию

• Помещение должно быть отдельным, с ограниченным доступом, соответствовать требованиям пожарной безопасности и микроклимата (температура + 18‑22 °C, относительная влажность 45‑55 %).
• Стены и полы – огнеупорные, без сквозных вентиляционных каналов.
• Оборудование:
  • Архивные шкафы и стеллажи с закрывающимися дверцами (желательно с системой контроля доступа).
  • Системы вентиляции и контроля микроклимата.
  • Огнетушители и система автоматической пожаротушения.
• Для электронных архивов – серверное помещение с резервным питанием, системой резервного копирования и защитой от несанкционированного доступа.

Эти требования обязательны независимо от того, храните ли вы документы в бумажном виде или в электронном архиве.

Оформление и опись дел

Оформление дел в архиве должно вестись по унифицированному бланку описи. Процедура:

1. Сформировать номенклатуру дел (список всех дел, их наименований, количества листов, даты создания).
2. Заполнить опись дел – первый лист каждого дела, где указывается:
   • Наименование дела;
   • Номер и дата создания;
   • Срок хранения;
   • Ответственное лицо.
3. Вложить опись в дело и разместить дело в соответствующем стеллаже.
4. Внести запись в журнал учёта архивных документов (дата, номер дела, место хранения).

Опись должна быть подписана ответственным сотрудником отдела кадров и согласована с архивным отделом.

Электронный архив и КЭДО (корпоративные электронные документы)

С 2025 года всё больше организаций переводят кадровую документацию в электронный вид. При этом необходимо соблюдать:

• Использовать формат PDF/A – гарантирует неизменность и долговременную читаемость файлов.
• Обеспечить электронную подпись (КЭП) для всех оригинальных документов.
• Хранить файлы в системе, совместимой с требованиями Росархива (например, 1С:Документооборот, КЭДО‑системы).
• Регулярно выполнять резервное копирование и проверку целостности архивных копий.
• Обеспечить контроль доступа – только уполномоченные лица могут просматривать, изменять или удалять документы.

При переходе в КЭДО важно согласовать новые процедуры с отделом внутреннего контроля и с архивным отделом, чтобы избежать двойного хранения и потери данных.

Порядок передачи документов в архив

1. Определение значимости – классификация по срокам хранения (менее 10 лет – временное хранение, более 10 лет – архив).
2. Подготовка документов:
   • Сортировка по делам;
   • Удаление дубликатов (при наличии электронных копий);
   • Проверка целостности и полноты (подписи, печати).
3. Оформление описи (см. пункт 5).
4. Транспортировка – в закрытых коробках, маркированных по номенклатуре, с сопровождением ответственного лица.
5. Приёмка архивом – подпись акта приёма‑передачи, внесение в реестр архивных дел.

Своевременная передача (не реже одного раза в год) позволяет избежать накопления «запасных» документов и упрощает контроль.

Уничтожение просроченных документов

Документы, срок хранения которых истёк, подлежат уничтожению только после получения разрешения от архивного отдела. Процедура:

1. Составить акт списания с указанием номеров дел, даты истечения срока и причины уничтожения.
2. Утвердить акт руководителем отдела кадров и архивным отделом.
3. Провести физическое уничтожение (шрединг) в присутствии двух ответственных лиц.
4. Сохранить копию акта уничтожения в архиве (в электронном виде).

Для электронных документов уничтожение осуществляется удалением файлов из основной системы и их полной очисткой из резервных копий.

Контроль и аудит

Регулярные проверки позволяют убедиться в соблюдении всех требований:

• Внутренний аудит – минимум раз в полугодие, проверка соответствия описи, сроков хранения и состояния помещения.
• Внешний аудит – по требованию государственных органов (Росархив, ФНС, ПФР).
• Ведение журнала изменений – фиксировать любые перемещения, дополнения или исправления в делах.
• Использовать систему оповещений о приближении сроков истечения (например, в 6 месяцев).

Результаты аудита фиксируются в отчёте, который подписывается руководителем отдела кадров и директором организации.

Практические рекомендации

• Назначьте ответственного за архив кадровой службы (не секретаря, а специалист с соответствующими полномочиями).
• Разработайте внутренний регламент архивного дела, включающий все пункты, описанные в этой статье.
• Обучайте персонал – проведите курс «Основы архивного дела для кадровиков» (можно пройти в специализированных учебных центрах).
• Внедрите электронный журнал учёта (Excel, 1С или специализированный модуль), чтобы автоматизировать контроль сроков.
• Периодически проверяйте соответствие помещения требованиям микроклимата и пожарной безопасности;
• При переходе на электронный архив сохраняйте оригиналы в бумажном виде до полного завершения миграции (не менее 2 лет).

Требования к архивам отдела кадров охватывают широкий спектр вопросов: от правовой базы и классификации документов до технических требований к помещениям и электронным системам. Соблюдение всех пунктов гарантирует:

• Защиту интересов организации при проверках государственных органов;
• Сохранность важной кадровой информации на протяжении десятилетий;
• Снижение рисков утраты или несанкционированного доступа к персональным данным сотрудников.

Следуя рекомендациям, изложенным в данной статье, вы сможете построить надёжный и эффективный архив кадровой службы, соответствующий современным требованиям законодательства и лучшим практикам управления документами.