Цель документа: установить порядок организации и ведения делопроизводства в государственных архивах, обеспечить правильное оформление, регистрацию, хранение, передачу и утилизацию документов в соответствии с действующим законодательством и нормативными актами.

Нормативно-правовая база

Инструкция разрабатывается на основании:

• Правил делопроизводства в государственных органах, утверждённых приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г.;
• Постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об инструкциях по делопроизводству в государственных органах»;
• Решения коллегии Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 30 апреля 1997 г.;
• Стандарта Республики Беларусь СТБ 2059‑XXXX «Делопроизводство и архивное дело»;
• Требований к работе с документами, содержащими государственную тайну (исключения из действия Правил делопроизводства).

Термины и определения

1. Документ – любой носитель информации, оформленный в соответствии с установленными правилами.
2. Дело – совокупность документов, относящихся к одной теме, объекту или процессу.
3. Архивный фонд – совокупность документов, переданных в архив для постоянного хранения.
4. Номенклатура дел – классификатор, отражающий структуру дел в организации (см. приложение 25 к Правилам делопроизводства).
5. Служба делопроизводства – подразделение, отвечающее за организацию документооборота.
6. Ответственное лицо за архив – лицо, визирующее и контролирующее процесс формирования архивного фонда.

Общие принципы делопроизводства в государственном архиве

• Соблюдение единой номенклатуры дел и единой формы регистрации документов;
• Документы оформляются в соответствии с установленными образцами (приказы, справки, акты и др.);
• Все действия с документами фиксируются в регистрационных журналах и электронных базах данных;
• Ответственность за сохранность, состояние и использование документов возлагается на персонал, непосредственно работающий с ними;
• Применяются требования к защите информации, содержащей государственную тайну.

Структура и содержание инструкции

Инструкция состоит из следующих разделов:

1. Нормативно-правовая база;
2. Терминология;
3. Организационная структура архивного подразделения;
4. Порядок регистрации и учёта входящих и исходящих документов;
5. Классификация и номенклатура дел;
6. Процедуры формирования архивного фонда;
7. Контроль и аудит делопроизводства;
8. Работа с электронными документами;
9. Порядок реорганизации, ликвидации и передачи дел;
10. Утилизация документов, не подлежащих архивному хранению;
11. Ответственность и санкции.

Организационная структура архива

В структуре государственного архива выделяют следующие ключевые позиции:

• Главный архивариус – руководитель архива, отвечает за общее руководство и согласование номенклатуры дел;
• Начальник службы делопроизводства – организует работу с документами, контролирует их регистрацию и передачу;
• Ответственное лицо за архивный фонд (лицо, ответственное за архив) – визирует документы, подготавливает их к передаче в архив;
• Специалисты по работе с документами – осуществляют прием, регистрацию, классификацию и хранение;
• Контролёры и аудиторы – проводят проверки соблюдения инструкций.

Порядок регистрации документов

Входящие документы

1. Получение документа в приёмном отделе.
2. Проверка соответствия формы (шапка, реквизиты, подписи).
3. Внесение записи в журнал входящих документов (номер, дата, отправитель, тема, срок рассмотрения).
4. Присвоение регистрационного номера в соответствии с номенклатурой дел.
5. Передача документа в соответствующее дело или подразделение.

Исходящие документы

1. Подготовка проекта документа (приказ, справка, акт).
2. Согласование проекта с руководителем и/или ответственным за архив.
3. Регистрация в журнале исходящих документов (номер, дата, получатель, содержание).
4. Отправка документа получателю (почтовая, электронная связь).
5. Сохранение копии в архиве (если документ подлежит архивному хранению).

Номенклатура дел и классификация

Сводная номенклатура дел составляется по приложению 25 к Правилам делопроизводства и утверждается руководителем службы делопроизводства совместно с руководителем архива и согласуется с ЦЭК (ЭК) организации.

Классификация дел включает:

• Код дел (цифровой/буквенно-цифровой);
• Наименование дел (короткое, отражающее содержание);
• Ответственное подразделение;
• Сроки хранения (временный, постоянный, особый).

Формирование архивного фонда

Документы передаются в архив в двух основных случаях:

1. По окончании делопроизводства – завершённые дела включаются в архивный фонд организации.
2. При реорганизации или ликвидации – незавершённые дела передаются правопреемнику, а затем включаются в его архивный фонд.

Процедура передачи:

• Подготовка акта передачи (перечень документов, их регистрационные номера, состояние).
• Визирование акта руководителем службы делопроизводства и ответственным за архив.
• Регистрация акта в журнале «Передача дел в архив».
• Физическое перемещение документов в архивный отдел.
• Внесение записей в реестр архивных фондов.

Учет и контроль

Для обеспечения надёжного учёта и контроля используются следующие инструменты:

• Журналы регистрации (входящие, исходящие, передача в архив).
• Электронные базы данных (система электронного документооборота – ЭДО).
• Регулярные проверки (внутренний аудит, инспекции со стороны Минюста).
• Отчётность: ежемесячные и квартальные отчёты о состоянии дел, сроках хранения и выполнении требований.

Работа с электронными документами

Электронные документы подлежат тем же требованиям, что и бумажные, но с учётом особенностей их хранения:

1. Регистрация в системе ЭДО с указанием формата, метаданных и срока хранения.
2. Подпись электронным сертификатом, подтверждающая подлинность.
3. Резервное копирование и защита от несанкционированного доступа.
4. Перевод в архивный фонд осуществляется через электронный акт передачи, который хранится в системе совместно с оригинальными файлами.

Реорганизация, ликвидация и передача дел

В случае реорганизации или ликвидации организации:

• Все завершённые дела включаются в архивный фонд организации‑источника.
• Незавершённые дела передаются правопреемнику, где они продолжают вести делопроизводство и в дальнейшем попадают в архивный фонд правопреемника.
• Все действия фиксируются в акте реорганизации, который подписывается руководителями обеих организаций и визируется архивными специалистами.

Утилизация документов

Документы, не подпадающие под требования архивного хранения, подлежат утилизации согласно:

1. Определению срока хранения (по нормативным актам).
2. Согласованию с руководителем службы делопроизводства и ответственным за архив.
3. Оформлению акта утилизации (перечень, количество, способ уничтожения).
4. Проведению утилизации в лицензированных организациях, с получением подтверждающего документа.

Ответственность

За нарушение требований инструкции предусмотрена следующая ответственность:

• Дисциплинарные меры (выговор, понижение в должности) – за несоблюдение регламентов регистрации и передачи.
• Административная ответственность – за нарушение правил хранения документов, содержащих государственную тайну.
• Уголовная ответственность – в случае утраты или преднамеренного уничтожения документов, имеющих юридическую силу.

Заключительные положения

Настоящая инструкция вступает в силу со дня её утверждения руководителем государственного архива и подлежит пересмотру не реже одного раза в пять лет или при изменении нормативных актов.

Все сотрудники обязаны ознакомиться с инструкцией, подписать акт ознакомления и соблюдать её положения в своей профессиональной деятельности.

Приложения

1. Образец журнала регистрации входящих документов;
2. Образец акта передачи дел в архив;
3. Шаблон номенклатуры дел (приложение 25 к Правилам делопроизводства);
4. Показатели контроля и аудита (контрольные листы).

Дата утверждения: