Вопрос передачи дел, связанных с личным составом, в государственный архив является одной из ключевых задач любой организации, подлежащей соблюдению требований законодательства РФ о документообороте и архивном деле. Ниже представлена подробная инструкция, охватывающая правовую основу, порядок действий, сроки и типичные ошибки.

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие передачу дел по личному составу:

1. Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивных делах в Российской Федерации» (в ред. от N 1). В частности, статья 8.4 устанавливает сроки передачи завершённых дел.
2. Приказ Росархива России от № 123 «Об утверждении Положения о номенклатуре дел и их сроках хранения».
3. Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от N 1 – «О сроках и порядке передачи дел на хранение в государственный архив».
4. Методические рекомендации Российской академии народного хозяйства и государственной службы (РАНХиГС) по проведению экспертизы ценности документов.

Все перечисленные документы обязательны к исполнению как для государственных, так и для муниципальных органов, а также для юридических лиц, подлежащих передаче архивных материалов.

Ключевые понятия

2.1 Делопроизводство по личному составу

Это совокупность документов, отражающих кадровый учет, трудовые отношения, личные дела сотрудников, их аттестацию, повышение квалификации, награды, дисциплинарные взыскания и др.

2.2 Номенклатура дел

Систематизированный перечень дел, сформированных в организации, с указанием их сроков хранения (постоянный, временный более 10 лет, временный до 10 лет). Номенклатура служит основой для:

• Разработки описей дел;
• Определения объёма передаваемых в архив материалов;
• Учёта и контроля сроков хранения.

2.3 Экспертиза ценности

Экспертиза проводится документедами (специалистами по управлению документами) и направлена на:

• Определение сроков хранения документов;
• Отбор документов, подлежащих включению в Архивный фонд РФ;
• Подготовку дел к передаче в архив.

Этапы подготовки и передачи дел по личному составу

3.1 Предварительная подготовка

Перед началом работы необходимо собрать исходные данные:

1. Определить крайние даты формирования архивного фонда (первый и последний год создания документов).
2. Подсчитать количество дел, подлежащих передаче, раздельно по категориям:
   • Постоянного хранения;
   • Временного (свыше 10 лет);
   • Временного (до 10 лет);
   • По личному составу.
3. Сформировать номенклатуру дел в соответствии с Приказом Росархива.

3.2 Проведение экспертизы ценности

Экспертиза включает:

• Анализ содержания и юридической значимости документов;
• Определение сроков хранения (постоянный/временный);
• Отбор документов, подлежащих включению в архивный фонд.

Результат экспертизы фиксируется в актe экспертизы ценности, который подписывается ответственным документедом и руководителем подразделения.

3.3 Формирование дел

После экспертизы документы группируются в деловые единицы:

1. Создаётся дело по личному составу (например, «Личное дело № 12345»).
2. Осуществляется переплёт и оформление обложек в соответствии с требованиями Росархива (размер, маркировка, указание срока хранения).
3. Для каждого дела составляется описание (опись), включающее:
   • Наименование дела;
   • Сроки хранения;
   • Перечень входящих документов (с указанием дат, номеров, тематики);
   • Сведения о проведённой экспертизе.

3.4 Передача дел в архив

Согласно пункту 13.1 Приказа Судебного департамента, передача осуществляется в течение одного года после окончания календарного года, в котором дело было завершено, но не позже трёх лет с момента завершения делопроизводства. Для государственных и муниципальных служащих срок может быть увеличен до 10 лет в случае особых условий.

Процедура передачи включает:

1. Подготовку пакета документов:
   • Акт приёма‑передачи дел;
   • Описи дел;
   • Акт экспертизы ценности;
   • Список дел с указанием их номенклатурных номеров.
2. Транспортировку дел в архив (по согласованию с архивом, с учётом требований к условиям хранения).
3. Подписание акта приёма‑передачи в архиве представителями обеих сторон.

3.5 Учёт после передачи

После передачи дел в архив необходимо:

• Внести сведения о переданных делах в регистры учёта архивных материалов организации.
• Обновить внутренние базы данных (например, кадровую информационную систему), указав, что оригиналы находятся в архиве, а в организации хранятся лишь копии (если требуется).

Ответственность сторон

Сроки и порядок передачи

5.1 Сроки хранения

• Постоянный срок хранения – документы, имеющие историческую, научную, культурную ценность; передаются в архив сразу после завершения делопроизводства.
• Временный срок более 10 лет – документы, сохраняющие административную ценность; передаются в архив не позднее трёх лет после окончания календарного года их создания.
• Временный срок до 10 лет – документы, подлежащие хранению в организации; передача в архив возможна только после истечения срока.
• Дела по личному составу – передаются в архив в течение одного года после завершения календарного года, в котором они были закрыты, но не позже трёх лет (для государственных служащих – до 10 лет).

5.2 Порядок передачи (по Приказу Судебного департамента)

1. Подготовка полного пакета документов (см. пункт 3.4).
2. Согласование даты передачи с архивом (обычно за 2–3 недели).
3. Транспортировка дел в архив (использовать специализированные транспортные средства, обеспечивающие сохранность бумаг).
4. Подписание акта приёма‑передачи обеими сторонами.
5. Внесение записи о передаче в реестр организации.

Типичные ошибки и рекомендации

6.1 Ошибки

• Недостаточная детализация номенклатуры дел – приводит к двойному учёту или потере документов.
• Отсутствие актов экспертизы ценности – невозможность доказать законность передачи.
• Неправильное оформление обложек (отсутствие маркировки срока хранения, неверный номер дела).
• Пропуск сроков передачи (передача позже установленного максимального срока).
• Отсутствие копий документов в организации (особенно важны для кадровых дел, где требуется быстрый доступ).

6.2 Рекомендации

1. Вести регулярный контроль за формированием номенклатуры (ежеквартально проверять соответствие актуальным требованиям).
2. Назначать ответственного за архивную работу в каждом подразделении – это ускорит процесс экспертизы и формирования дел.
3. Использовать электронные системы управления документами (ЭУД) для автоматического расчёта сроков хранения.
4. Проводить обучающие семинары для сотрудников, работающих с личными делами, чтобы они знали требования к оформлению и срокам.
5. Сохранять копии актов приёма‑передачи в электронном виде и хранить их в отдельном защищённом разделе корпоративной ИТ‑инфраструктуры.

Пример заполнения описи дел по личному составу

Передача дел по личному составу в государственный архив – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований, тщательной подготовки и чёткого контроля сроков. При правильной организации работы:

• Обеспечивается сохранность ценных кадровых документов;
• Снижается риск юридических последствий при проверках;
• Упрощается доступ к архивным материалам для исторических и исследовательских целей.

Следуйте рекомендациям, изложенным в данной статье, и ваш архивный процесс будет соответствовать лучшим практикам документооборота в России.