Передача документов в государственный (муниципальный) архив – это важный процесс, который регулируется федеральным законодательством и нормативными актами архивных учреждений. Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет любой организации‑источнику правильно подготовить, оформить и передать документы, подлежащие постоянному хранению.
Правовая база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (от ) – основной нормативный акт, определяющий порядок формирования, учёта, хранения и использования архивных документов.
- Приказ Росархива № 77 от «Об утверждении Правил приёма, передачи и учёта архивных документов» – детализирует процедуры, формы и сроки.
- Пункт 6.6 Правил: «Сроки передачи документов конкретной организации в государственный (муниципальный) архив устанавливаются планом приёма документов, который составляется каждым архивом, согласовывается с организациями‑источниками и утверждается руководителем архива».
Основные понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| Документы постоянного срока хранения | Документы, прошедшие экспертизу ценности, включённые в Архивный фонд РФ и подлежащие хранению без ограничения по времени. |
| План‑график приёма | Документ, фиксирующий даты и объёмы передачи дел от организации‑источника в архив. Утверждается руководителем архива. |
| Акт приёма‑передачи | Официальный документ, подтверждающий факт передачи конкретного дела (пакета документов) от одной стороны к другой. |
Этапы передачи документов
- Подготовка план‑графика передачи
- Составляется в свободной форме (обычно в виде таблицы).
- Указываются: название организации‑источника, перечень дел, объём (кол‑во листов/коробок), даты передачи, ответственные лица.
- График согласовывается с архивом и утверждается руководителем архива.
- Подготовка документов к передаче
- Провести экспертизу ценности (если ещё не проведена) – определить, какие документы подлежат постоянному хранению.
- Сформировать внутреннюю опись каждого дела (см. образец ниже).
- Оформить обложку дела в соответствии с требованиями (указать реквизиты: название организации, номер дела, срок хранения, ответственный).
- Подготовить лист‑заверитель (подтверждающий, что дело полностью передаётся).
- Оформление актов и распорядительных документов
- На основании распорядительных актов обеих сторон (приказ о передаче от организации‑источника и приказ о приёме от архива).
- Заполнить акт приёма‑передачи (см. образец в пункте 5).
- Физическая передача
- Передача осуществляеться в согласованные даты, указанные в план‑графике.
- Ответственные лица обеих сторон подписывают акт приёма‑передачи.
- Документы передаются в надёжной упаковке (коробки, папки) с маркировкой «Архивные документы – постоянное хранение».
- Учёт в архиве
- Архив в течение 5 рабочих дней вносит полученные дела в внутреннюю опись архива и фиксирует их в электронном реестре.
- Организация‑источник получает копию акта и подтверждение о приёме.
Образцы форм и реквизитов
План‑график передачи
| № | Наименование дела | Объём (листов) | Дата передачи | Ответственное лицо (источник) | Ответственное лицо (архив) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Дела о создании филиала | 1 250 | Иванов И.И. | Петров П.П. | |
| 2 | Отчётность за 2015‑2020 гг. | 3 400 | Сидорова А.А. | Смирнова Е.Е. |
Внутренняя опись дела
Опись оформляется в свободной форме, но должна содержать минимум следующие реквизиты:
- Номер дела (архивный номер).
- Наименование (краткое описание содержания).
- Срок создания (год‑месяц).
- Кол‑во листов/экземпляров.
- Примечание (особые условия, ограничения).
Лист‑заверитель
ЛИСТ‑ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
№ дела: __________
Наименование организации‑источника: _______________________________
Наименование архива: _____________________________________________
Дата передачи: ______________________
Ответственное лицо (источник): _______________________ (подпись)
Ответственное лицо (архив): _______________________ (подпись)
Подтверждаю, что указанные документы переданы полностью и без повреждений.
Акт приёма‑передачи
АКТ ПРИЁМА‑ПЕРЕДАЧИ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Город ____________ «____» __________ 20___ г.
Приёмная сторона: Государственный архив __________ (далее – Архив)
Передающая сторона: Организация‑источник __________ (далее – Организация)
Предмет акта: Передача в Архив документов постоянного срока хранения, указанных в Приложении № 1 к данному акту.
Состав передаваемых документов:
- Дела № ____, «______», 1 200 листов.
- Дела № ____, «______», 2 350 листов.
Условия передачи:
- Документы переданы в оригинальном виде, без повреждений.
- Все документы снабжены внутренними описями, листами‑заверителями и обложками.
Подписи сторон:
От Организации: _______________________ / ______________________ (ФИО, должность)
От Архива: _______________________ / ______________________ (ФИО, должность)
Примечание: К акту прилагаются копии распорядительных документов, план‑график передачи и образцы описи.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как часто нужно обновлять план‑график?
План‑график утверждается на каждый календарный год. При необходимости (например, при появлении новых дел) в него вносятся дополнения, согласуемые с архивом.
Что делать, если часть документов оказалась неполной?
В акте приёма‑передачи указывается «недостача», а в Приложении 2 фиксируются недостающие листы. Организация обязана восполнить недостачу в течение 30 дней.
Можно ли передать документы в электронном виде?
Да, но только если архив имеет соответствующую техническую инфраструктуру и принял решение о цифровом приёме (это фиксируется отдельным распоряжением архива). В любом случае оригиналы документов остаются в архиве.
Какой срок хранения у оригиналов в архиве?
Для документов постоянного срока хранения срок хранения не ограничен – они находятся в архиве до момента их уничтожения в соответствии с решением суда или иного уполномоченного органа.
Практические рекомендации
- Заранее согласуйте сроки – план‑график должен быть утверждён минимум за 30 дней до первой передачи.
- Контролируйте качество упаковки – используйте картонные коробки, не превышающие 30 см в высоту, и материал, защищающий от влаги.
- Ведите журнал контроля – фиксируйте каждую передачу в журнале, где указываются даты, номера актов и ответственные лица.
- Сохраняйте копии всех документов – оригиналы остаются в архиве, а копии (описи, листы‑заверители) хранятся у организации для внутреннего контроля;
- Обучайте персонал – проведите инструктаж сотрудников, отвечающих за подготовку дел, по требованиям ФЗ‑125 и Приказа № 77.
Правильная организация процесса передачи документов в государственный архив – залог сохранения культурного и исторического наследия, а также выполнения требований законодательства. Следуя изложенным выше этапам, используя предложенные образцы форм и соблюдая сроки, организации‑источники смогут без ошибок и задержек передать свои документы в архив, а архивы – обеспечить их надёжное хранение и последующее использование.
Помните: каждый документ, переданный в архив, становится частью национального исторического фонда, поэтому к его подготовке следует относиться с максимальной ответственностью.