Центральные архивы (например, Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ), Центральный государственный архив РСО‑Алания и др.) хранят уникальные документы, которые могут понадобиться для исследования истории, получения справок о военной службе, генеалогических целей и многих других задач. Ниже представлена подробная инструкция, как правильно оформить и подать запрос, какие документы нужны и чего ожидать от архива.

Что такое «Центральный архив»?

Центральный архив – это государственное учреждение, которое собирает, хранит и обеспечивает доступ к документам, относящимся к определённому ведомству или территории. К их числу относятся:

• Документы органов военного управления (ЦА МО РФ).
• Фонды Федеральной пограничной службы (ЦАФПС).
• Архивные материалы МВД, ФСБ, Министерства культуры и др.

Кому и где подавать запрос?

Запрос направляется непосредственно в архив, в котором, по вашему мнению, находятся нужные документы. Ниже перечислены основные контакты:

Правовые основы подачи запроса

Запросы в архивы регулируются Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» и нормативными актами конкретных ведомств. Основные требования:

1. Запрос должен быть оформлен в письменной форме (бумажный документ, электронное письмо или онлайн‑форма).
2. Не допускаются запросы по телефону.
3. В запросе обязаны быть указаны:
   • полные сведения о заявителе (ФИО, адрес, телефон, e‑mail);
   • конкретное описание интересующего документа (название фонда, номер дела, период, тип документа);
   • цель обращения (например, получение справки о военной службе, генеалогическое исследование).
4. Если запрашиваемая информация касается прав, свобод или законных интересов третьих лиц, необходимо приложить нотариально заверенные документы, подтверждающие степень родства или полномочия.
5. Ответ может быть предоставлен в виде информационного письма (электронно) или в виде копий документов.

Как правильно составить запрос

Структура типового запроса выглядит следующим образом:

Кому: Начальнику (директору) Центрального архива ________
От: ФИО полностью
Адрес: (полный почтовый адрес)
Тел.: (контактный телефон)
E‑mail: (электронная почта)

ЗАПРОС

Прошу предоставить архивные сведения о ______________________
(указать ФИО, период, тип документа, номер фонда/дела, если известен).

Цель обращения: ______________________
(например, получение справки о службе в Великой Отечественной войне,
генеалогическое исследование, подготовка к суду и т.д.).

Прилагаемые документы:
Копия паспорта (для подтверждения личности);
Нотариально заверенное подтверждение родства (если запрос о родственниках);
Иные документы, подтверждающие законный интерес.

Пошаговая инструкция подачи запроса

Шаг 1. Уточните, в каком архиве находятся нужные документы

• Проверьте каталоги онлайн (например, archives.mil.ru для военных архивов).
• Если документ может находиться в нескольких архивах, подготовьте запрос в каждый из них.

Шаг 2. Сформируйте запрос в соответствии с шаблоном

• Заполните все обязательные реквизиты.
• Укажите точные данные о документе (фонд, дело, лист, период).
• Приложите сканы удостоверения личности и, при необходимости, нотариальные документы.

Шаг 3. Выберите способ отправки

1. Лично – зайдите в приёмную архивов и сдайте запрос в оригинале.
2. Почтой – отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Электронно – через форму на официальном сайте или по e‑mail (рекомендовано, быстрее).
4. Факс – в редких случаях допускается, если указано в правилах архива.

Шаг 4. Ожидайте подтверждения получения

Архив обязан в течение 5 рабочих дней подтвердить получение запроса (письменно или электронно) и указать примерный срок рассмотрения.

Шаг 5. Получите ответ

• Если документ найден – вам пришлют копию, выписку или информационное письмо.
• Если документ не найден – получите рекомендацию, где искать дальше.
• Сроки: от 10 дней до 6 месяцев (при глубоком поиске по фондам).

Образец готового запроса в ЦА МО РФ

Кому: Начальнику Центрального архива Министерства обороны РФ
От: Иванов Иван Иванович
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Пушкина, д. 10, кв. 5
Тел;: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: ivanov@example.com

ЗАПРОС

Прошу предоставить архивные сведения о службе участника Великой Отечественной войны:
ФИО: Милидонов Георгий Петрович

Дата рождения: 
Воинская часть: 2‑й танковый полк, 1‑й гвардейский танковый корпус
Период службы: 1941‑1945 гг.

Цель обращения: получение справки для оформления пенсии по военной службе.

Прилагаемые документы:
Копия паспорта заявителя.
Нотариально заверенное свидетельство о родстве (свидетельство о рождении отца).

Подпись: ___________________

Сроки рассмотрения и стоимость

• Стандартный срок – 10–30 рабочих дней (при наличии точных указаний о документе).
• Глубокий поиск по фондам – до 6 месяцев.
• Оплата копий и выписок регулируется прейскурантом архива (обычно от 30 до 500 рублей за лист).
• Для получения оригиналов может потребоваться дополнительная плата и согласование.

Что делать, если запрос отклонён?

1. Внимательно изучите причины отказа (отсутствие документа, защита персональных данных, классификация).
2. Подайте уточнённый запрос с дополнительными сведениями или запросите рекомендацию по другим архивам.
3. При спорных ситуациях можно обратиться в Судебную коллегию по делам архивов или в Уполномоченного по правам человека.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли получить ответ по телефону?

Нет. По закону запросы принимаются только в письменной форме (бумажный документ, электронное письмо или онлайн‑форма).

Нужен ли нотариус, если запрашиваю сведения о предке?

Да, если запрашиваемая информация может затрагивать права третьих лиц. Требуется нотариально заверенное подтверждение родства (свидетельство о рождении, браке и т.п.).

Можно ли получить электронную копию документа?

Большинство архивов предоставляют скан‑копии в электронном виде (PDF) через личный кабинет или по e‑mail. При необходимости оригинал – его можно получить в читальном зале.

Сколько стоит копия листа из архива?

Тарифы различаются в зависимости от типа документа и объёма. Обычная копия листа – 30–100 рублей, цветная – 150–300 рублей. Точные цены указаны в прейскуранте конкретного архива.

Можно ли подать запрос от имени организации?

Да, но в запросе необходимо указать полные реквизиты организации, ФИО уполномоченного лица и приложить доверенность.

Полезные ссылки

• Официальный портал архивов Министерства обороны РФ
• Госуслуги – электронная приёмная архивов
• Федеральный архивный портал
• Налоговая служба – справка о доходах (если нужна для получения архивных справок)