Военно‑морской архив (ВМА) хранит уникальные документы, связанные с историей флота, службой моряков, боевыми действиями и техническим обеспечением ВМФ. Чтобы получить нужные сведения, необходимо оформить официальный запрос. Ниже представлена подробная инструкция, которая поможет вам правильно составить и направить запрос, а также понять, чего ожидать в ответ.
Нормативная база
Запросы в государственные архивы регулируются следующими нормативными актами:
- Федеральный закон № 77‑ФЗ «О государственном архивном деле в Российской Федерации» (ст. 12‑14) – определяет право граждан и организаций на получение информации из архивных фондов.
- Приказ Минкультуры России № 542 от «Об утверждении Правил предоставления информации из государственных архивов» – регламентирует порядок подачи запросов, сроки их рассмотрения и форму ответа.
- Внутренние инструкции ВМА (доступны на официальном сайте архива) – уточняют специфические требования к запросам, касающимся военно‑морских документов.
Кто может подать запрос?
Запрос в ВМА могут подавать:
- Граждане РФ и иностранные лица (при наличии оснований, например, родственные связи с военнослужащим).
- Юридические лица (организации, научные учреждения, издательства).
- Представители органов власти и судебных органов (в рамках официальных поручений).
Какие документы можно запросить?
В фондах ВМА хранятся, в частности:
- Личные дела моряков и офицеров (службистские карточки, аттестации, награды).
- Судовые журналы и логи.
- Планы и чертежи кораблей, подводных лодок, авиационной техники.
- Документы по боевым операциям (боевые донесения, последейственные отчёты).
- Фотоматериалы, карты, схемы минных полей и т.д.
Подготовка запроса
Определите точный объект запроса
Чем конкретнее будет формулировка, тем быстрее архив сможет найти нужный материал. Укажите:
- ФИО лица (если запрос касается личного дела).
- Даты службы или события (год, месяц, день – если известны).
- Название корабля, части, соединения.
- Номер дела, описи или фонда (если известны из справочников или предыдущих запросов).
Соберите необходимые сопроводительные документы
В зависимости от цели запроса могут потребоваться:
- Копия паспорта (страница с фото и данными).
- Документ, подтверждающий родство (свидетельство о рождении, браке) – если запрос о личном деле родственника.
- Доверенность (если запрос подаёт представитель).
- Оплаченная квитанция за архивные услуги (если платный запрос).
Формулировка текста запроса
Запрос должен быть официальным, лаконичным и содержать все реквизиты:
- Шапка: наименование органа, куда направляется запрос (Военно‑морской архив Министерства обороны РФ).
- Реквизиты заявителя: ФИО, адрес, телефон, e‑mail.
- Наименование документа: «Запрос о предоставлении информации из архивного фонда…»
- Сущность просьбы: перечень запрашиваемых документов с указанием точных реквизитов (ФИО, годы службы, номер дела и т.п.).
- Цель использования информации (например, genealogical research, научная работа, судебное разбирательство).
- Список прилагаемых документов.
- Подпись и дата.
Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать, заполнить своими данными и сохранить в формате .doc или .pdf.
<h2>ЗАПРОС</h2>
<p><b>Военно‑морской архив Министерства обороны РФ</b></p>
<p>Адрес: 125009, г. Москва, ул. Знаменка, д. 19</p>
<p>От:</p>
<ul>
<li>ФИО: Иванов Иван Иванович</li>
<li>Адрес: 101000, г. Москва, ул. Тверская, д. 5, кв. 12</li>
<li>Телефон: +7 (495) -23‑45‑67</li>
<li>E‑mail: ivanov@example.com</li>
</ul>
<p>Дата: 07 ноября 2026 г.</p>
<hr>
<p><b>ЗАПРОС</b> о предоставлении информации из архивного фонда Военно‑морского архива</p>
<p>Прошу предоставить копии следующих документов, относящихся к службе моего деда,</p>
<ul>
<li>ФИО: Петров Сергей Михайлович, 1902 г.р.;</li>
<li>Звание: старший мичман;</li>
<li>Период службы: 1920‑1945 гг.;</li>
<li>Корабль: крейсер «Аврора» (№ 123);</li>
<li>Номер дела в фонде личного состава: Ф. 12‑оп. 5, д. 4567.</li>
</ul>
<p>Цель запроса: составление genealogical дерева семьи и подготовка материала для семейного архива.</p>
<p>Прилагаю копии документов, подтверждающих родство:</p>
<ul>
<li>Свидетельство о рождении моего отца (Петрова Алексея Сергеевича);</li>
<li>Копия моего паспорта (страница с фото).</li>
</ul>
<p>Прошу уведомить меня о сроках выполнения запроса и возможной стоимости услуг.</p>
<p>С уважением,</p>
<p><b>Иванов Иван Иванович</b></p>
<p>Подпись ___________________</p>
Куда направить запрос
Запрос можно отправить следующими способами:
- Почтой России (заказное письмо с уведомлением о вручении) на адрес:
- 125009, г. Москва, ул. Знаменка, д. 19, Военно‑морской архив Минобороны РФ.
- Электронной почтой (если архив принимает сканированные запросы):
archive@vmf.mil.ru(уточните актуальный адрес на сайте ВМА). - Лично в приёмной архива (предварительно записаться по телефону +7 (495) -23‑45‑67).
При отправке электронным способом рекомендуется приложить запрос в формате PDF и дублировать его бумажным вариантом заказным письмом.
Сроки рассмотрения и возможные ответы
Согласно Приказу Минкультуры № 542:
- Стандартный срок рассмотрения – 30 рабочих дней с даты регистрации запроса.
- При необходимости дополнительного уточнения или поиска в фондах срок может быть продлён до 60 рабочих дней (об этом заявитель уведомляется письменно).
- Ответ может быть:
- Положительным – предоставлены копии запрошенных документов (обычно в виде сканов или фотокопий).
- Частично положительным – предоставлены доступные материалы, а по некоторым пунктам указано отсутствие или ограничение доступа.
- Отказом – с указанием причины (например, документы находятся в закрытом фонде, отсутствуют сведения, запрос не соответствует требованиям).
Полезные советы
- Будьте максимально конкретны. Неопределённые формулировки («все документы о службе») приводят к задержкам или отказам.
- Проверяйте правильность написания фамилий, имен, отчеств и дат – даже одна буква может привести к непоиску дела.
- Если вы не знаете номера дела, укажите как можно больше сопутствующих данных (звание, корабль, награды). Архивариусы часто могут найти дело по косвенным признакам.
- Сохраняйте копии всех отправленных документов и квитанций о почтовой отправке – они могут понадобиться при споре о сроках.
- При получении ответа в электронном виде проверяйте качество сканов; при необходимости запрашивайте повторное предоставление с лучшим разрешением.
- Если запрос связан с юридическим процессом (например, подтвержда), приложение судебного решения или запроса отрава.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос 1: Нужно ли платить за архивные услуги?
Ответ: За предоставление копий документов может взиматься плата в соответствии с тарифами, утверждёнными Минкультуры. Точную сумму указывают в ответе на запрос. Для научных и образовательных целей иногда предоставляются скидки или бесплатные копии.
Вопрос 2: Можно ли получить доступ к оригиналам документов?
Ответ: Оригиналы, как правило, находятся в условиях ограниченного доступа (читальный зал архива). Для работы с ними необходимо оформить разрешение на посещение читального зала и соблюдать правила обращения с архивными материалами.
Вопрос 3: Что делать, если архив отказал в предоставлении информации?
Ответ: Внимательно изучите причину отказа. Если она связана с недостаточностью данных, уточните запрос и отправьте его повторно. Если отказ основан на ограничении доступа (например, секретные материалы), можно подать ходатайство о десекретировании через соответствующие органы (ФСБ, Минобороны).
Вопрос 4: Как узнать, существует ли интересующее меня дело в фондах ВМА?
Ответ: На сайте Военно‑морского архива есть электронный каталог и справочники по фондам. Также можно направить предварительный запрос-уточнение («информационный запрос») о наличии дела по определённым критериям.
Оформление запроса в военно‑морской архив – это процесс, требующий внимательности и знания формальных требований. Следуя предложенной инструкции, вы значительно повышаете шансы на получение нужных архивных материалов в установленные сроки. Помните, что ключевой фактор успеха – точность и полнота информации, содержащейся в вашем запросе.
Желаем успешной работы с архивными фондами и открытия новых страниц истории российского флота!