Дата утверждения:
Утверждающий документ: Положение о системе электронного документооборота организации
Общие положения
Специалист по электронному архиву (далее – Специалист) относится к категории специалистов административно‑хозяйственного направления.
Инструкция определяет основные задачи, функции, права и ответственность Специалиста, а также требования к квалификации и условиям работы.
Специалист подчиняется непосредственно начальнику отдела информационных технологий (или иному назначенному руководителю).
Данная инструкция является внутренним нормативным документом организации и обязательна к исполнению всеми сотрудниками, взаимодействующими с электронным архивом.
Цель должности
Обеспечение надёжного, безопасного и эффективного функционирования электронного архива организации, включая приём, регистрацию, хранение, поиск, выдачу и утилизацию электронных документов в соответствии с действующим законодательством и внутренними нормативными актами.
Основные задачи и функции
- Приём и регистрация электронных документов
- Контроль соответствия поступающих файлов установленным форматам и требованиям к метаданным.
- Регистрация документов в системе электронного архива (присвоение уникального идентификатора, заполнение полей метаданных).
- Обеспечение целостности и достоверности оригиналов.
- Организация и поддержка хранения
- Размещение документов в соответствующих разделах и категориях архива.
- Контроль за соблюдением сроков хранения (оперативный, текущий, постоянный архив).
- Ведение резервного копирования и проверка его целостности.
- Обеспечение доступа и выдачи документов
- Обработка запросов сотрудников и внешних контрагентов на поиск и выдачу документов.
- Контроль прав доступа в соответствии с политикой информационной безопасности.
- Подготовка и передача копий документов в требуемом формате.
- Контроль за соблюдением нормативных требований
- Обеспечение соответствия работы архива требованиям ФЗ «Об архивном деле», ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», ГОСТов и внутренних регламентов.
- Участие в проведении внутренних и внешних аудитов.
- Утилизация и уничтожение документов
- Инициирование и контроль процесса уничтожения электронных документов по истечении сроков хранения.
- Подготовка актов об утилизации и их хранение в архиве.
- Обучение и консультирование пользователей
- Проведение инструктажей и семинаров по работе с электронным архивом.
- Консультационная поддержка сотрудников при работе с системой.
- Развитие и оптимизация процессов
- Анализ эффективности текущих процедур и предложение улучшений.
- Участие в проектах по внедрению новых технологий (например, блокчейн‑трекинг, AI‑поиск).
Права специалиста
- Запрашивать у руководителей и сотрудников необходимые документы и сведения, связанные с выполнением своих функций.
- Вносить предложения по совершенствованию работы электронного архива и системы документооборота.
- Участвовать в совещаниях и рабочих группах, связанных с управлением информационными ресурсами.
- Получать доступ к информационным системам в объёме, необходимом для выполнения должностных обязанностей.
- Требовать от руководства обеспечения необходимыми ресурсами (техническими, программными, кадровыми).
Ответственность
- За нарушение сроков и порядка хранения документов, что может привести к их утрате или искажению.
- За несоблюдение требований информационной безопасности (утечка, несанкционированный доступ).
- За неправильное оформление метаданных, затрудняющее поиск и выдачу документов.
- За нарушение процедур утилизации, что может привести к несоответствию законодательным требованиям.
- За предоставление недостоверных данных в актовых документах (акты приёма‑передачи, утилизации).
Требования к квалификации
| Параметр | Требования |
|---|---|
| Образование | Среднее профессиональное или высшее образование в области информационных технологий, архивоведения, библиотековедения или смежных специальностей. |
| Опыт работы | Не менее 2 лет в сфере электронного документооборота, работы с системами ECM (Enterprise Content Management) или DMS (Document Management System). |
| Профессиональные навыки |
|
| Личностные качества | Внимательность к деталям, аналитический склад ума, ответственность, коммуникабельность, умение работать в команде. |
Условия труда
- Рабочее место – офисное помещение, оборудованное ПК, принтером и средствами защиты информации.
- Режим работы – 40 часов в неделю, согласно штатному расписанию.
- Предоставляется доступ к корпоративным информационным системам с учётом уровня доступа.
- Оплата труда и социальные гарантии в соответствии с Трудовым кодексом РФ и локальными нормативными актами.
Взаимодействие с другими подразделениями
Специалист по электронному архиву взаимодействует с:
- Отделом информационных технологий – по вопросам технической поддержки и развития системы.
- Отделом кадров – при оформлении и хранении личных дел сотрудников.
- Бухгалтерией и финансовым отделом – для архивирования бухгалтерской и налоговой документации.
- Юридическим отделом – для обеспечения соответствия архивных процессов законодательству.
- Подразделениями, генерирующими документы (производство, маркетинг, продажи) – для приёма и регистрации их электронных материалов.
Порядок оформления и изменения должностной инструкции
- Инициатива по разработке/изменению инструкции может исходить от руководителя отдела, директора по ИТ или от самого специалиста.
- Проект инструкции согласовывается с юридическим отделом и отделом кадров.
- Утверждается приказом генерального директора или уполномоченного лица.
- Копия утверждённого документа размещается в личном деле сотрудника и в системе электронного документооборота.
Приложения
- Приложение 1 – Перечень используемых программных продуктов и их версии.
- Приложение 2 – Шаблоны актов приёма‑передачи и утилизации электронных документов.
- Приложение 3 – Классификационная схема электронных документов организации.