Переход на электронный документооборот неминуемо привел к необходимости интеграции электронных документов (ЭД) в традиционную архивную структуру — номенклатуру дел. Для государственных архивов и организаций-источников комплектования это ключевой процесс, обеспечивающий законность, сохранность и доступность архивных фондов в цифровой среде. Статья рассматривает нормативную базу, методику внесения ЭД в номенклатуру, особенности экспертизы ценности и передачи на хранение.

Нормативная правовая база

Деятельность по учету, хранению и использованию электронных архивных документов регулируется иерархией нормативных актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 14, 16, 22) — определяет правовой статус электронных архивных документов, обязанности источников комплектования и порядок передачи в государственные архивы.
• Приказ Росархива от № 77 «Об утверждении Инструкции по порядку формирования, ведения и хранения архивных фондов государственных архивов Российской Федерации» — базовый документ, регламентирующий работу с ЭД на всех этапах жизненного цикла (п. 23, п. «в», «г»: подготовка к передаче, выделение к уничтожению).
• Приказ Росархива от № 115 «Об утверждении Требований к составу и параметрам электронных архивных документов, передаваемых в государственные архивы Российской Федерации» — технические стандарты (форматы, метаданные, ЭП).
• ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальная система стандартизации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Номенклатура дел. Общие требования к составу и оформлению».
• ГОСТ Р 7.0.100-2018 «Архивное дело. Электронные архивные документы. Требования к формированию, составу, параметрам и порядку передачи в архивы для хранения».
• Проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций (Федеральное архивное агентство) — методические рекомендации по практическому применению.

Номенклатура дел как базовый учетный документ для ЭД

Номенклатура дел, это многофункциональный документ, который должен взять на учет все электронные документы, созданные организацией-автором в статусе:

• электронных оригиналов;
• электронных копий;
• проектов документов.

Согласно действующей практике и Приказу № 77, номенклатура дел структурных подразделений составляется по результатам экспертизы ценности документов (п. 23 Приказа № 77). На основе согласованных номенклатур подразделений формируется свод номенклатур дел организации, который утверждается приказом руководителя.

Отметка «ЭПК/ЭК» в номенклатуре

В образцах номенклатуры на 2026 год предусмотрена специальная графа «Примечание», где проставляется отметка «ЭПК/ЭК» (Электронные документы постоянного хранения / Электронные копии). Эта отметка ставится, когда документы в деле имеют научное или историческое значение. Для таких дел устанавливается особый режим хранения и они подлежат передаче в государственное (муниципальное) архивное учреждение или архив компании на постоянное хранение.

Варианты отражения ЭД в номенклатуре

Практика выработала два основных подхода (варианты), которые обсуждаются с куратором из государственного архива:

1. Интегрированный вариант: Электронные и бумажные документы объединяются в одно дело по предметному признаку. В описании дела указываются реквизиты обоих типов носителей.
2. Раздельный вариант (чаще одобряемый архивами): Электронные документы формируются в отдельные дела (тома) в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном для традиционных дел. Это упрощает экспертизу, передачу и учет в государственном архиве.

Процесс формирования дел из электронных документов

Формирование архивных дел из ЭД осуществляется в соответствии с номенклатурой дел организации; Ключевые этапы:

Отбор и экспертиза ценности

В конце года (обычно к середине января следующего года) номенклатура дел закрывается. По результатам экспертизы ценности документы делятся на категории:

• Постоянного хранения (передача в госархив).
• Временного хранения (свыше 10 лет и до 10 лет).
• Не подлежащих хранению (подлежат уничтожению).

Приказ Росархива № 77 (п. «в», «г») прямо указывает на необходимость подготовки к передаче ЭД и выделении к уничтожению именно электронных документов как отдельных объектов.

Оформление дела (тома)

Электронные документы формируются в дела, а дела — в тома. Традиционно объем тома ограничивается 250 листами (для бумажных аналогов), для ЭД объем измеряется в количестве файлов/единиц хранения или объеме данных, но структура описания остается единой. В описании дела (описании к тому) для каждой единицы хранения (электронного архивного документа) обязательны реквизиты:

• Номер электронного архивного документа (единицы хранения) по описи;
• Индекс дела по номенклатуре дел;
• Заголовок дела по номенклатуре дел;
• Регистрационный номер документа;
• Дата документа;
• Указание на категорию документов (постоянного срока, временного свыше 10 лет, по личному составу);
• Срок хранения.

Требования к формату и целостности (Приказ № 115, ГОСТ Р 7.0.100-2018)

• Форматы: Открытые, стандартизированные (PDF/A, XML, TIFF, ODF и др.), гарантирующие долгосрочное воспроизведение.
• Электронная подпись (ЭП): Обязательна для оригиналов ЭД, подтверждающая авторство, неизменность и юридическую значимость.
• Метаданные: Соответствие профилю метаданных Росархива ( Dublin Core / ROSARKHIV profile).
• Контрольные суммы (хэши): Для контроля целостности при передаче и хранении.

Автоматизация учета: СЭД и системы «Архивное дело»

Современные системы электронного документооборота (СЭД) и специализированные системы автоматизации архивного дела (СААД, например, «Архивное дело», ELMA365, 1С:Архив) обеспечивают полный цикл:

• Ведение номенклатуры дел в разрезе разделов, дел и томов;
• Автоматическое формирование свода номенклатур и запуск процесса согласования/утверждения приказа;
• Единый учет электронного и бумажного архивов в одной системе (гибридный архив);
• Формирование описей к передаче в госархив в формате XML (схемы Росархива);
• Контроль сроков хранения и своевременное уничтожение;
• Доступ к документам через браузер с разграничением прав по ролям.

Важно: Даже если организация ведет полностью электронный архив, бумажные документы (если они имеются) также желательно учитывать в единой информационной системе для сохранения целостности фонда;

Передача электронных документов в государственный архив

Передача — это финальный этап взаимодействия источника комплектования и госархива. Процесс включает:

1. Подготовку пакета передачи (SIP — Submission Information Package): электронные документы + метаданные (описания) + акты экспертизы + приказ об утверждении номенклатуры.
2. Проверку на вирусы и соответствие форматам (валидация по Приказу № 115).
3. Подписание акта приема-передачи с использованием квалифицированной ЭП обеих сторон.
4. Передачу по защищенным каналам связи (Единая архивная информационная система — ЕАИС, портал «Архивы России» или иные согласованные способы).

Государственный архив проводит входной контроль (проверку целостности, форматов, полноты метаданных) и формирует архивный пакет хранения (AIP) для размещения в своем доверенном хранилище.

Типичные ошибки и рекомендации

Перспективы развития: ЕАИС и цифровая трансформация

Ключевым вектором развития является интеграция в Единую архивную информационную систему (ЕАИС). Это предполагает:

• Переход от передачи файлов к передаче информационных пакетов (SIP/AIP/DIP) по стандарту OAIS (ISO 14721).
• Использование федеративных реестров номенклатур для автоматической верификации индексов дел.
• Внедрение технологий блокчейн / распределенного реестра для подтверждения неизменности ЭД на длительных интервалах (аннотирование хэшей).
• Автоматизацию экспертизы ценности на основе ИИ-классификации документов по номенклатуре.

Включение электронных документов в номенклатуру дел государственных архивов — это не просто формальность, а обязательное юридическое и технологическое условие сохранения национального архивного фонда в цифровую эпоху. Успех этого процесса строится на трех «китах»:

1. Правовая дисциплина: своевременное утверждение номенклатуры с отметками «ЭПК/ЭК», проведение экспертизы ценности ЭД.
2. Технологическая готовность: настройка СЭД/СААД на формирование архивных пакетов по стандартам Росархива (Приказ № 115, ГОСТ Р 7.0.100).
3. Взаимодействие с куратором: раннее согласование вариантов отражения ЭД в номенклатуре и форматов передачи с государственным архивом-приемником.

Только системный подход, закрепленный в локальных нормативных актах организации (Положении об архиве, Инструкции по делопроизводству), гарантирует, что электронные документы сегодня станут полноценными архивными документами завтра, доступными для государственных нужд и общества.

Статья подготовлена на основе нормативных актов РФ (Закон № 125-ФЗ, Приказы Росархива № 77, № 115), ГОСТов Р 7.0.8, Р 7.0.100 и методических материалов Федерального архивного агентства. Актуально на .