Исполнение запросов пользователей являеться одной из ключевых функций архивных учреждений, обеспечивающей реализацию права граждан и организаций на доступ к архивной информации. Данный процесс строго регламентирован законодательством Российской Федерации, методическими документами Федерального архивного агентства (Росархива) и локальными актами самих архивов. Ниже представлен подробный обзор основных аспектов этой деятельности актуальных на .

Правовая основа и нормативное регулирование

Деятельность архивов по исполнению запросов строится на иерархии нормативных правовых актов:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий права пользователей и обязанности архивов.
• Правила пользования документами архивных фондов Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ) — основной регламент процедур.
• Методические рекомендации Росархива по исполнению запросов социально-правового характера — детальные инструкции по оформлению, срокам и видам ответов.
• Уставы конкретных архивов (например, ГАРФ, архивы субъектов РФ, муниципальные архивы) — уточняют порядок работы с учетом специфики фондов.

Важный принцип: Порядок определения платы и размер платы за исполнение тематических запросов устанавливается в соответствии с законодательством РФ (п. 46.8 Правил). Исполнение запросов социально-правового характера для граждан, как правило, осуществляется бесплатно в установленных законом пределах.

Классификация запросов

Архивы принимают и исполняют запросы различных типов. По информации из Центрального госархива РСО-Алания и методических рекомендаций, основные виды включают:

1. Социально-правовые запросы — наиболее массовая категория. Цель: подтверждение прав граждан (стаж, зарплата, награждения, опека/усыновление, реhabilitatsiya и т.д.).
2. Имущественные запросы — подтверждение прав собственности, наследования, земельных участков.
3. Тематические (научно-справочные) запросы, запрос информации по определенной теме, лицу, событию для научных, учебных, публицистических целей. Могут быть возмездными.
4. Запросы организаций, от юридических лиц (нотариусы, суды, банки, Пенсионный фонд, МВД и др.) в рамках их компетенции.
5. Зарубежные запросы, исполняются в установленном порядке, в т.ч. на договорной основе (согласно Уставу ГАРФ).

Формы оформления ответов (Информационные документы архива)

Согласно п. 46.8 Правил и Методическим рекомендациям, архив оформляет ответы на запросы в строго определенных формах. Результатом работы по исполнению запроса являются информационные документы архива:

• Архивная справка, документ, удостоверяющий наличие (или отсутствие) в архиве сведений, имеющих социально-правовое значение. Выдается на бланке строгой отчетности с печатью архива.
• Архивная выписка — дословное воспроизведение текста документа или его части (решающей части, реквизитов), имеющего значение для заявителя.
• Архивная копия — полное воспроизведение документа (фотокопия, скан, ксерокопия), заверенная архивом. Имеет юридическую силу, равную оригиналу в случаях, установленных законом.
• Информационное письмо, используется для ответов на тематические запросы, а также в случаях, когда невозможно выдать справку/выписку (например, информация не найдена, запрос непрофильный).
• Иные формы, указанные в п. 46.14 Правил (например, предоставление копий в электронном виде).

Особенность: Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается исключительно в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (п. 8.2.1 Методических рекомендаций / КонсультантПлюс).

Процедура исполнения запроса: основные этапы

Процесс исполнения — это сложная производственная операция, включающая:

Этап 1: Прием и регистрация

Запрос поступает лично, по почте, через портал «Госуслуги», веб-сайт архива или МФЦ. Обязательна регистрация в журнале учета (электронной базе) с присвоением номера и даты. Проверяется компетенция архива (наличие нужных фондов).

Этап 2: Анализ и поиск информации

Поиск проводится на основании справочно-поисковых средств (НСА — научно-справочный аппарат): описей, пуказчиков, картотеки, электронных баз данных (система НСА). Качество этого этапа определяет скорость и полноту ответа.

Этап 3: Работа с документами фонда

При необходимости заказываются дела из хранилищ. Изучается содержимое дел, выбираются нужные листы, проверяется достоверность данных.

Этап 4: Составление информационного документа

Оформление справки, выписки или копии в соответствии с утвержденными образцами. Заверение печатью архива, подписью руководителя или уполномоченного сотрудника. Нумерация бланков строгой отчетности.

Этап 5: Выдача ответа

Лично под роспись, почтой (ценным бандеролем с вложением), в электронном виде (на портал Госуслуг, по защищенным каналам связи для ведомств), через МФЦ.

Сроки исполнения

Сроки строго регламентированы (пп. 5.8, 5.8.3 Методических рекомендаций):

• Запросы социально-правового характера: как правило, до 30 календарных дней с момента регистрации. В сложных случаях срок может быть продлен руководителем архива до 30 дней с уведомлением заявителя.
• Непрофильные запросы (не входящие в компетенцию архива): ответ о перенаправлении или об отсутствии сведений, в течение 7-10 дней.
• Тематические запросы: сроки устанавливаются договором (если возмездные) или в порядке, установленном архивом (обычно до 1 месяца).
• Запросы по НСА (научно-справочному аппарату): исполняются в кратчайшие сроки (часто 3-5 дней), так как не требуют заказа дел из хранилищ.

Ответственность: Нарушение сроков влечет дисциплинарную ответственность работников архивов (согласно материалам ВНИИАР).

Специфические ситуации и ограничения

Отказ в исполнении тематического запроса

Согласно практике архивов Санкт-Петербурга и Правилам, при отсутствии финансовых, технических и кадровых возможностей архива по исполнению тематического запроса договор возмездного оказания услуг не заключается. В таком случае пользователю предлагается самостоятельный поиск информации в читальном зале архива с использованием НСА и консультаций архивистов.

Доступ к документам с ограниченным доступом

Исполнение запросов, затрагивающих сведения, составляющие государственную тайну, коммерческую тайну, персональные данные, осуществляется в строгом соответствии с ФЗ-125, ФЗ-152 «О персональных данных» и специальными законами. Требуются основания (доверенность, судебное решение, запрос уполномоченного органа).

Современные технологии и электронное взаимодействие

На 2026 год стандартной практикой является:

• Электронный прием запросов через ЕПГУ (Единый портал госуслуг), сайты архивов, систему «Электронный архив».
• Выдача результатов в электронном виде (сканы, электронные копии, усиленные квалифицированные электронные подписи — УКЭП). Архивная копия в электронном виде, заверенная УКЭП архива, имеет юридическую силу.
• Автоматизированные рабочие места (АРМ) архивистов для учета запросов, контроля сроков, формирования бланков справок.
• Интеграция с ведомственными системами (ПФР/СФР, МВД, ЗАГС, Росреестр) для межведомственного электронного взаимодействия (МЭВ) — сокращает сроки до дней/часов.

Организация работы и контроль качества

Эффективная работа с запросами требует:

• Кадрового обеспечения: квалифицированных архивистов-справочников, знающих фонды, палеографию, законодательство.
• Методической работы: регулярного изучения изменений в законодательстве, разбора сложных случаев, обновления образцов документов.
• Контроля сроков: ежедневного мониторинга просроченных запросов руководителем отдела/архива.
• Аналитики: статистики по видам запросов, темам, срокам, отказам — для оптимизации НСА и планирования описи фондов.
• Обратной связи: работы с жалобами и предложениями пользователей.

Аутсорсинг и профессиональное обслуживание

Рынок архивных услуг развивается. Организации (не являющиеся государственными архивами) могут передавать исполнение внутренних запросов (поиск договоров, кадровых документов, бухгалтерии) на аутсорсинг профессиональным архивным компаниям. Услуги включают: «Предоставление документов по запросу Заказчика в бумажном или отсканированном (электронном) виде», оцифровку, создание баз данных. Однако выдача архивных справок социально-правового характера (подтверждающих стаж, зарплату для ПФР) остается исключительной прерогативой государственных/муниципальных архивов, хранящих фонды.

Работа с исполнением запросов в архивах — это высокорегламентированный, социально значимый процесс, сочетающий юристическую точность, архивоведческую экспертизу и современные IT-технологии. Ключевыми факторами успеха являются: грамотное использование научно-справочного аппарата (НСА) для минимизации сроков поиска, строгое соблюдение форм оформления ответов (справка, выписка, копия) для обеспечения их юридической силы, и активное внедрение электронных сервисов для удобства граждан. Непрерывное повышение квалификации сотрудников и совершенствование внутренних регламентов на базе актуальных Методических рекомендаций Росархива гарантируют качественное исполнение обязательств архива перед обществом и государством.