Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Исполнение запросов — одна из ключевых функций архивных учреждений, обеспечивающая реализацию права граждан и организаций на доступ к архивной информации․ Процесс строго регламентирован федеральным законодательством, административными регламентами и внутренними методическими документами․ В данной статье подробно разобраны этапы, сроки, формы ответов и особенности обработки различных категорий запросов на актуальную дату ․

Нормативная правовая основа

Деятельность архивов по исполнению запросов строится на иерархии нормативных актов:

Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — базовый закон, определяющий права пользователей и обязанности архивов․
Постановление Правительства РФ от № 608 «Об утверждении Положения о порядке предоставления архивных документов для пользования»․
Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Методических рекомендаций по исполнению запросов социально-правового характера»․
Административные регламенты предоставления государственных/муниципальных услуг (например, Регламент Росархива, регламенты субъектов РФ и муниципальных образований, таких как Администрация г․ Муравленко)․
Внутренние документы архива: Инструкции, правила приема посетителей, тарифы на платные услуги․

Классификация запросов

От категории запроса зависят сроки исполнения, форма ответа и стоимость услуги․

Запросы социально-правового характера

Направлены на подтверждение прав и законных интересов граждан (стаж, зарплата, награды, репрессии, право на жилье и т․д․)․

Субъекты: Граждане РФ, иностранные граждане, лица без гражданства, организации (в интересах своих сотрудников/членов)․
Форма ответа: Архивная справка, архивная выписка, архивная копия (п; 8․2․1 Методических рекомендаций/Регламентов)․
Стоимость: Бесплатно (за исключением изготовления копий документов в количестве более установленного нормой)․

Тематические (биографические, научно-справочные) запросы

Направлены на получение информации по определенной теме, событию, факту или лицу без прямой привязки к защите прав заявителя․

Примеры: История предприятия, генеалогия, научные исследования, запросы СМИ;
Форма ответа: Архивная справка, выписка, копия, тематический обзор․
Стоимость: Платная основа (согласно тарифам архива)․ Сроки и стоимость согласовываются с заявителем в предварительном порядке․
Важно: В РГВИА и других ведомственных архивах анкеты с незаполненными или неправильно заполненными полями к исполнению не принимаются․

Непрофильные запросы

Запросы, не входящие в профиль архива (например, запрос о стаже работы в архив научных данных)․ Определяются сроки ответа на непрофильный запрос (обычно — перенаправление компетентному органу в течение 7 рабочих дней)․

Формы и каналы подачи запросов

Современные архивы обязаны обеспечивать многоканальный доступ (п․ 3․1․1 Регламентов/КонсультантПлюс):

Лично (визит в архив): Заполнение анкеты-заявления на месте․ Сотрудник приема несет персональную ответственность за правильность заполнения анкет и своевременность их передачи руководству․
Почтовым отправлением: Письмо с заказным уведомлением или ценным посылкой․
Электронной почтой: На официальный адрес архива (скан заявления с подписью/ЭЦП)․
Через ЕПГУ/РПГУ/МФЦ: Подача заявления на государственную/муниципальную услугу «Предоставление архивных документов для пользования» или «Исполнение запросов․․․»․
Личный кабинет на сайте архива: Если имеется соответствующий функционал․

Требования к оформлению заявления (Анкеты-заявления)

Все поля анкеты являются обязательными для заполнения․ В случае отсутствия сведений необходимо указывать «не имею» (требование ГАРФ и типовых форм)․

ФИО заявителя (полностью), дата и место рождения․
Паспортные данные / Реквизиты документа, удостоверяющего личность․
Адрес проживания (фактический и/или регистрации) для направления ответа․
Контактный телефон и e-mail․
Суть запроса (какую информацию и за какой период необходимо найти)․
Цель запроса (для определения категории: соц-правовая / тематическая)․
Подпись заявителя и дата․
Для юрлиц: Наименование организации, ИНН/ОГРН, должность и ФИО уполномоченного лица, печать (при наличии), доверенность на представителя․

Процедура исполнения запроса: Пошаговый алгоритм

Этап 1: Регистрация и первичный контроль (День 1)

Присвоение регистрационного номера (учет в журнале/АИС «Архив», СЭД)․
Проверка полноты и правильности заполнения анкеты․ При ошибках — возврат заявителю с пояснением (в электронном виде или почтой)․
Определение категории запроса (соц-правовой / тематический / непрофильный)․
Проверка компетенции архива (наличие фондов по теме)․

Этап 2: Поиск документов (Информационно-поисковая работа)

Ключевое действие: Определение местонахождения архивных документов для исполнения запроса; выявление конкретных органов и организаций-образователей дел, фондов, описей, дел․

Работа с научно-справочным аппаратом (НСА): путеводителями, описями, картотеками, электронными базами данных․
Заказ дел из хранилища (внутренний учет перемещения дел)․
Изучение содержимого дел, выявление нужных сведений․
Если документы отсутствуют в архиве — установление, в каком архиве/органе они могут находиться, для перенаправления или информирования заявителя․

Этап 3: Подготовка проекта ответа

Формирование текста архивной справки / выписки / копии․
Согласование проекта с руководителем отдела/начальником архива (внутренний контроль)․
Для платных услуг: расчет стоимости, выставление счета, ожидание оплаты (если оплата предварительная)․

Этап 4: Оформление и выдача ответа

Ответы оформляются в соответствии с требованиями (пп․ 5․11–5․14 Правил/Регламентов):

Архивная справка: Официальный документ строгой формы (бланк с гербом/логотипом), содержащий извлеченные сведения, ссылки на фонд/опис/дело/лист, заключение архивиста․ Подписывается руководителем архива (или уполномоченным лицом), скрепляется печатью․
Архивная выписка: Дословное воспроизведение текста документа (полностью или фрагмента)․
Архивная копия: Фото/скан-копия документа, заверенная архивом․

Этап 5: Передача заявителю

Лично под роспись в журнале выдачи․
Почтой (заказное/ценное отправление)․
Электронно (подсиленная ЭЦП архива / через ЛК ЕПГУ)․
Через МФЦ․

Сроки исполнения

Сроки исчисляются в рабочих днях со дня регистрации запроса в архиве․

Категория запроса / Услуга	Стандартный срок	Примечания
Государственная услуга (Соц-правовой запрос, Росархив/ведомственные архивы)	30 рабочих дней	Может быть продлен на до 30 дней при сложности поиска (с уведомлением заявителя)․
Муниципальная услуга (напр․, г․ Муравленко, Свердловская обл․)	30 календарных/рабочих дней	Зависит от локального Административного регламента․ Часто — не более 30 дней со дня регистрации․
Тематический (платный) запрос	По догенности	Сроки согласовываются с заявителем в предварительном порядке․
Непрофильный запрос (ответ/перенаправление)	7 рабочих дней	Согласно Методическим рекомендациям Росархива․
Консультация устная / по НСА	Сразу / в день обращения	Не требует регистрации как запроса, если не требует поиска по делам․

Контроль за исполнением запросов

Обеспечивается на нескольких уровнях (п․ 4․2 Методических рекомендаций 2012 г․):

Текущий контроль: Руководитель отдела/сектора ежедневно/еженедельно проверяет сроки прохождения дел, наличие просроченных запросов․
Внутренний аудит: Проверка качества оформления справок (соответствие пп․ 5․11–5․14), полноты поиска, обоснованности отказов․
Контроль вышестоящих органов: Росархив, архивы субъектов РФ проводят проверки отчетности (формы федерального статистического наблюдения, отчеты по Административным регламентам)․
Обратная связь: Анализ жалоб и обращений граждан на качество и сроки услуг․

Основания для отказа в исполнении запроса

Архив может отказать в предоставлении информации только в случаях, установленных законом (ст․ 22 ФЗ-125):

Истечение сроков хранения документов (уничтожены по акту)․
Наличие ограничений доступа (Государственная тайна, коммерческая/налоговая/банковская тайна, персональные данные третьих лиц без согласия) — до истечения сроков ограничения доступа (обычно 75 или 100 лет)․
Документы не поступили в архив (утрачены, не сданы, находятся в ведомстве-образователе)․
Запрос непрофильный (архив сообщает, где искать, но не исполняет по существу)․
Неуплата платы за платные услуги (после выставления счета и истечения срока оплаты)․

Форма отказа: Письменное уведомление (архивная справка установленного образца) с указанием правовых оснований и порядка обжалования․

Особенности работы с юридическими лицами (Образец Приложения № 9)

При подаче запроса от имени организации (юридического лица) необходимо:

Использовать бланк организации или форму архива с реквизитами организации (Полное наименование, ИНН/КПП, ОГРН, Юр․ адрес)․
Приложить доверенность на представителя (если запрос подает не руководитель), нотариально заверенную или простую письменную с указанием полномочий на получение архивной информации․
Четко сформулировать тему запроса (например: «Тематический запрос по документам отдела по делам архивов за 2010–2015 гг․»)․
Указать способ получения ответа и реквизиты для выставления счета (для платных запросов)․

Частые ошибки пользователей и рекомендации архивистам

Ошибки заявителей:

Неполное заполнение анкеты (пропущены паспортные данные, адрес возврата, цель запроса)․
Нечеткая формулировка темы («Найдите всё про моего деда» вместо «Подтвердите стаж работы Иванова И․И․ на заводе №5 в 1970–1975 гг․»)․
Отсутствие документов, подтверждающих родственные связи (для запросов о умерших родственниках: свидетельства о рождении/браке/смерти, подтверждающие смену фамилии)․
Игнорирование необходимости оплаты за тематические запросы․

Исполнение запросов в архивных учреждениях