Государственные архивы являются ключевыми хранилищами документального наследия нации, обеспечивающими сохранность Архивного фонда Российской Федерации. Эффективное использование архивных источников невозможно без понимания механизмов их формирования (комплектования), правового режима доступа и современных инструментов поиска. Данная статья подробно разбирает систему источников комплектования архивов, порядок работы с документами и актуальные тренды цифровизации;

Правовая база и определение источников комплектования

Деятельность государственных и муниципальных архивов регулируется Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Согласно статье 1 этого закона, источниками комплектования государственных, муниципальных архивов архивными документами выступают:

• Государственные органы;
• Органы местного самоуправления;
• Организации (независимо от формы собственности);
• Граждане.

Именно в процессе деятельности этих субъектов образуются документы, подлежащие приему на хранение в архивы. Важно отметить, что перечень конкретных источников (фондообразователей) жестко привязан к ведомственной подчиненности и территориальному принципу действия архива.

Примеры дифференциации источников по уровням архивов:

Архив	Основные источники комплектования (фондообразователи)
Главархив Москвы (муниципальный уровень)	Префектуры, управы, муниципалитеты, столичные ГУПы, вузы, ряд других учреждений городского подчинения.
Государственный Архив Российской Федерации (ГАРФ) (федеральный уровень)	Федеральные ГУПы, министерства, ведомства, другие государственные организации федерального подчинения.
Региональные государственные архивы	Органы исполнительной власти субъекта РФ, отраслевые департаменты, подведомственные организации, негосударственные структуры регионального значения, граждане.

Процесс формирования архивных фондов: от дела к архиву

Формирование архивных фондов, это не хаотичный сбор бумаг, а строго регламентированный процесс. Он осуществляется, как правило, непосредственно в источниках комплектования (у фондообразователей) и включает ключевые этапы:

1. Ведение делопроизводства: Создание документов в ходе текущей деятельности.
2. Формирование дел: Объединение документов в дела на основе номенклатур дел (утвержденных перечней дел с указанием сроков хранения).
3. Экспертиза документов (отбор): Определение ценности документов для решения вопроса о передаче в архив или об утилизации по истечении сроков хранения.
4. Подготовка к передаче: Составление описей, оформление экспонатов (дел) в соответствии с требованиями архива-приемщика;
5. Передача на хранение: Физическая и юридическая передача документов в государственный/муниципальный архив по актам приема-передачи.

Согласно ст. 12 ФЗ № 125-ФЗ, архивы оказывают профессиональную методическую и практическую помощь организациям негосударственного сектора, обеспечивая единую методику организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.

Порядок доступа и использования архивных документов

Доступ к документам Архивного фонда РФ гарантируется законодательством, но имеет свои правила и ограничения (сроки ограничения доступа, защита персональных данных, гостайна).

Традиционные формы доступа:

• Работа в читальном зале: Основной способ доступа к оригиналам документов, которые не оцифрованы или находятся под ограничением доступа в сети.
• Архивные справки: Официальные документы, выдаваемые архивом по запросу. Если по теме запроса документов нет, справка может быть выдана на основе хранящихся справочных материалов, периодической печати с точным и полным указанием источника (вместо номера фонда указывается источник информации).
• Путеводители и справочники: Фундаментальные поисковые инструменты. На портале «Архивы России» размещены десятки путеводителей (федеральных и региональных), опубликованных после 1987 г., с возможностью расширенного поиска по ключевым словам в названиях фондов и историческим справкам.

Правила цитирования и публикации (ст. 12, п. 2 ФЗ № 125-ФЗ):

При использовании и публикации полученной архивной информации обязательна ссылка на источник информации.

Необходимо указывать:

• Название архива, хранящего документы;
• Поисковые данные: номер фонда, описи, дела (единицы хранения) и листа.

Цифровая трансформация: Электронные читальные залы и АИС

Цифровизация архивов — приоритетное направление развития отрасли. Она обеспечивает онлайн-доступ, однако охват пока ограничен: значительное количество документов по-прежнему требует работы с оригиналами в читальном зале.

Ключевые компоненты цифровой инфраструктуры:

• Автоматизированные информационные системы (АИС) архивов: Внутренние системы учета, описания и управления фондами.
• Электронные читальные залы (ЭЧЗ): Порталы для удаленного заказа и просмотра оцифрованных документов.
• Системы открытого доступа (СОДД): Пример, Система открытого доступа к документам Национального архивного фонда Республики Беларусь (СОДД НАФ), обеспечивающая поиск на четырех уровнях: фонд, опись, дело, документ.

Актуальные примеры запуска сервисов (по данным за 2025–2026 гг.):

• Октябрь 2025 г.: Запущена возможность онлайн-просмотра документов в Государственном архиве Тамбовской области.
• г.: Запущена АИС и электронный читальный зал Государственного архива Брянской области.

Эти примеры демонстрируют активный переход региональных архивов на новый технологический уровень, делающий фонды доступнее для исследователей по всей стране.

Инновации в работе с источниками комплектования: Личные кабинеты

Одной из приоритетных задач на текущем этапе является создание личных кабинетов для организаций-источников комплектования. Это переводит взаимодействие архива и фондообразователя на качественно новый уровень:

• Ведение учета: Организации самостоятельно ведут учет своих документов, отнесенных к составу Архивного фонда РФ.
• Автоматизация: Подготовка описей и документов для электронных описей дел (ЭПК) происходит в полуавтоматическом режиме.
• Прозрачность: Архив получает достоверные данные о формирующихся фондах заранее, планируя приемку и хранение.

Практическое руководство: Как эффективно использовать архивные источники

Для успешной работы в государственных архивах рекомендуется следующий алгоритм действий:

1. Определите архив-хранитель: Понимание ведомственной и территориальной принадлежности фондообразователя позволяет сразу обратиться в нужный архив (ГАРФ, Главархив, областной архив, архив ЗАГС и т.д.).
2. Изучите путеводители и опси онлайн: Используйте портал «Архивы России», сайты конкретных архивов, базы данных «Память народа», «Подвиг народа» и др. для предварительного поиска номеров фондов, описей и дел.
3. Проверьте режим доступа: Убедитесь, что по нужным делам нет ограничений доступа (75 лет для личных дел, 30 лет для тайны и т.д.) или оформите ходатайство о доступе заранее.
4. Используйте Электронные читальные залы: Перед поездкой проверьте, оцифрованы ли нужные дела в ЭЧЗ целевого архива (Тамбов, Брянск, Москва, Санкт-Петербург и др. уже предоставляют такой доступ).
5. Составьте грамотный запрос: При удаленном запросе или заказе в читальном зале указывайте точные реквизиты: Фонд, Опись, Дело — Лист.
6. Соблюдайте правила цитирования: При публикации результатов обязательно ссылайтесь на архив и шифр дела (Ф. О. Д. Л.).

Использование источников государственных архивов — это сложный, но строго структурированный процесс. Знание того, кто является фондообразователем (источником комплектования), понимание этапов формирования дела, умение пользоваться путеводителями и современными цифровыми платформами (АИС, ЭЧЗ, СОДД) — залог успешной исследовательской работы. Активное внедрение личных кабинетов для фондообразователей и запуск электронных читальных залов в регионах (Тамбов, Брянск и др.) свидетельствуют о необратимом переходе архивного дела в цифровую эпоху, делающем историческое наследие более открытым и доступным для общества.

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства (ФЗ № 125-ФЗ) и информации из открытых источников за 2025–2026 гг.