Понятие «источник комплектования» является одним из фундаментальных в российском архивоведении. Оно определяет правовой статус организации в системе государственной архивной службы, предписывает порядок формирования архивного фонда и регламентирует судьбу документов, создаваемых в процессе деятельности различных субъектов. Понимание этого статусу «источника» или «не источника» определяется, будут ли документы организации переданы на государственное (муниципальное) хранение вечно или уничтожены по истечении установленных сроков.

Законодательное закрепление понятия

Основным нормативным правовым актом, регулирующим данную сферу, является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее, Закон об архивном деле).

Статья 20. Источники комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами

1. Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы, подлежащие приему на хранение в государственные и муниципальные архивы, выступают источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами.
2. Государственные и муниципальные архивы составляют списки источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в эти архивы. Включение в указанные списки негосударственных организаций, а также граждан осуществляется на основании договора.

Таким образом, закон делит источники на две большие группы по правовому основанию включения в списки:

• Субъекты публичного права (государственные органы, органы МСУ) — включаются в списки императивно (по ведению).
• Субъекты частного права (негосударственные организации, граждане), включаются в списки только на договорной основе.

Терминологическое определение (ГОСТ Р 51141-98)

В национальной системе стандартизации закреплено следующее определение:

Источник комплектования, юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», п. 89).

Ключевым моментом здесь является формулировка «поступают или могут поступить». Это означает, что статус источника присваивается не только тем, кто уже передает документы, но и тем, чья деятельность порождает документы, подлежащие обязательному хранению в государственных/муниципальных архивах в будущем.

Историческая эволюция подхода к классификации источников

Дифференцированный подход к организациям как к источникам комплектования сложился в советское время и сохраняет свою актуальность до сих пор.

Этап 1: «Четыре списка» 1960 года

К 1960 г. на основе анализа организаций, созданных с 1946 г., были разработаны 4 списка, определявшие порядок приема документов в государственные архивы СССР:

1. 1-й и 2-й списки: Организации союзного, республиканского значения, органы власти и управления, суды, прокуратуры, организации краевого/областного значения. Документы имели большое значение, подлежали обязательному полному приему в строго установленные сроки.
2. 3-й список: Организации районного и городского уровня (значительное количество, однородность функций и документов). Применялся выборочный прием двух видов:
   • Повидовая выборка — на хранение поступают отдельные виды документов с постоянным сроком от однородных организаций.
   • Групповая выборка — на хранение поступают документы с постоянным сроком от небольшой представительной группы организаций из числа однородных.
3. 4-й список: Организации «низового» уровня, вспомогательного характера (магазины, бани, прачечные, столовые, кафе, ателье, автобазы). Документы не поступали в архивы напрямую, информация об их деятельности отражалась в документах вышестоящих организаций, так называемый опосредованный прием.

Этап 2: Методические рекомендации 1987 года

В 1987 г. были утверждены «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов» и новые «Примерные списки…». Было разработано всего 2 списка:

• Первый список (в профессиональной среде — «первый список»): Виды учреждений, организаций и предприятий — источников комплектования государственных архивов (включая полный и выборочный прием). Каждой форме приема соответствовала определенная цифра или комбинация цифр.
• Второй список: Виды учреждений, не являющихся источниками комплектования.

Эти материалы имели гриф «Для служебного пользования», однако на их основе велось методическое консультирование организаций.

Современная классификация источников комплектования

В настоящее время источники комплектования делятся по нескольким основаниям:

А. По организационно-правовой форме (субъектность)

• Государственные органы и органы местного самоуправления (обязательные источники).
• Государственные и муниципальные учреждения/казенные предприятия (обязательные источники).
• Коммерческие организации (АО, ООО и др.), могут быть источниками, если выполняют государственные функции, управляют федеральной/муниципальной собственностью или в иных случаях, предусмотренных законом (включаются по договору).
• Некоммерческие организации (включаются по договору при выполнении социально значимых функций).
• Физические лица (включаются по договору, если их документы представляют историческую/научную ценность).

Б. По форме приема документов (метод комплектования)

• Источники полного приема: Все документы постоянного хранения (и, в установленных случаях, длительного временного) передаются в архив без исключения. К ним относятся органы власти, управления, суды, прокуратура, ключевые ведомственные архивы.
• Источники выборочного приема: В архив передаются только определенные виды документов (повидовая выборка) или документы только части организаций данного типа (групповая выборка). Типично для массовых однотипных организаций (школы, поликлиники, ЗАГСы, нотариальные конторы и т.д.).

В. По ведомственной/территориальной принадлежности

• Источники комплектования федеральных (государственных) архивов (федеральные органы власти, ведомства, организации федерального значения).
• Источники комплектования архивов субъектов РФ (органы власти регионов, организации регионального подчинения).
• Источники комплектования муниципальных архивов (органы МСУ, муниципальные учреждения, организации, выполняющие местные полномочия).

Порядок формирования списков источников комплектования

Согласно ст. 20 Закона об архивном деле, списки источников комплектования составляют сами государственные и муниципальные архивы. Это их внутренний организационно-методический документ.

Этапы формирования списка:

1. Анализ структуры управления и хозяйствования на соответствующей территории или в ведомстве.
2. Выявление организаций, образующих документы Архивного фонда РФ.
3. Определение формы приема (полный/выборочный) для каждой категории организаций на основе типовых перечней (методических рекомендаций Росархива) и региональной специфики.
4. Утверждение списка руководителем архива (часто согласовывается с вышестоящим архивным органом/Росархивом).
5. Ежегодное обновление списка в связи с созданием, реорганизацией, ликвидацией организаций, изменением законодательства.

Важно: Исключение организации из списка источников комплектования не освобождает её от обязанности сохранять документы до истечения сроков хранения, установленных номенклатурой дел, но снимает обязанность передавать их в государственный/муниципальный архив (документы уничтожаются по истечении сроков или передаются на хранение в негосударственный архив/хранилище).

Специфические вопросы статуса источника комплектования

Филиалы и представительства

Если головная организация является источником комплектования государственного/муниципального архива, статус её филиалов и представительств, находящихся в других регионах, определяется отдельно. Обычно они включаются в списки архивов по месту нахождения (муниципальных или архивов субъектов РФ), так как документы формируются на месте. Однако единый подход к выборке (групповая/повидовая) должен координироваться с архивом, в который передает документы головная организация.

Акционерные общества и изменение статуса

«Архивный статус» АО непостоянен. Он зависит от:

• Наличия федеральной/муниципальной доли (золотой акции, контрольного пакета).
• Выполнения государственных функций (делегированных полномочий).
• Управления объектами культурного наследия, гостайной и т.д.

При изменении этих обстоятельств (приватизация, выход государства из учредителей, потеря лицензий) организация может быть исключена из списка источников комплектования. В этом случае документы, уже имеющие постоянный срок хранения, подлежат передаче в архив (как «последняя порция»), а дальнейшее документооборотие ведется без обязательной передачи в госархив.

Права и обязанности источника комплектования

Нормативная база (актуальная на 2026 год)

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 20, 22, 23).
• Постановление Правительства РФ от № 1326 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных архивах» (вступил в силу , заменил Постановление № 526 от 2015 г.).
• Приказ Росархива от № 76 «Об утверждении Правил организации работы архивов организаций» (вступил в силу ).
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Методические рекомендации Росархива по определению источников комплектования государственных архивов (актуализируемые версии).
• Региональные законы об архивном деле и нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ/местного самоуправления об утверждении перечней источников комплектования муниципальных архивов.

Статус источника комплектования — это не просто формальная запись в реестре архива. Это правовой механизм, гарантирующий непрерывность документальной памяти государства и общества. Для организации этот статус накладывает повышенную ответственность за организацию делопроизводства, проведение экспертизы ценности документов и соблюдение сроков передачи в архив.

Для архивистов — как ведомственных, так и государственных/муниципальных — грамотное ведение списков источников комплектования, своевременное включение в них новых организаций (в т.ч. на договорной основе) и исключение ликвидированных/реорганизованных является базой для планирования приемо-сдаточных работ, расчета площадей хранилищ и обеспечения полноты Архивного фонда Российской Федерации.

Статья подготовлена на основе материалов ФЗ № 125-ФЗ, Постановления Правительства РФ № 1326, Приказа Росархива № 76, ГОСТ Р 51141-98, а также публикаций журнала «Архивное дело» (в частности, материалов Н. Суровцевой, к.и.н., доцента РГГУ).