Формирование фондов Государственного архива Республики Беларусь (далее — ГАРБ и ведомственные архивы‚ входящие в Архивный фонд Республики Беларусь) — это строго регламентированный процесс‚ определяемый законодательством. Понимание источников комплектования необходимо для государственных органов‚ организаций‚ граждан и исследователей‚ чтобы обеспечить сохранность документированного наследия страны.

Нормативно-правовая основа

Главным документом‚ регулирующим вопросы архивного дела в стране‚ является Закон Республики Беларусь от 17 июля 2007 г. № 263-З «Об архивном деле и архивных фондах» (в ред. от 2020 г.). Именно в статье 14 этого Закона закреплены основные источники пополнения Архивного фонда Республики Беларусь.

Дополняют Закон:

• Указ Президента РБ от 28 апреля 2006 г. № 241 «Об утверждении Положения о Министерстве юстиции Республики Беларусь» (определяет полномочия Минюста по управлению архивной сферой).
• Постановление Совета Министров РБ от 15 февраля 2008 г. № 188 «Об утверждении Инструкции о порядке передачи документов в архивы Архивного фонда Республики Беларусь».
• Типовые инструкции по архивному делу‚ утвержденные Министерством юстиции.

Основные источники комплектования (согласно ст. 14 Закона «Об архивном деле»)

Архивный фонд Республики Беларусь комплектуется за счет следующих источников:

Документы государственных органов и иных организаций (Основной источник)

Это ключевой источник формирования государственных архивов. В него входят документы‚ созданные в процессе деятельности:

• Представительных органов власти (Национальное собрание‚ местные Советы депутатов).
• Исполнительных органов власти (Совет Министров‚ министерства‚ ведомства‚ комитеты‚ областные/минские исполкомы‚ райисполкомы).
• Судебных органов‚ прокуратуры‚ следственных органов‚ нотариата.
• Государственных организаций‚ унитарных предприятий‚ учреждений (школы‚ больницы‚ архивы‚ библиотеки‚ музеи‚ ЗАГСы и др.).
• Организаций с долей государства в уставном фонде более 50%.

Порядок передачи: Документы передаются в архивы по истечении сроков хранения в ведомственных архивах (как правило‚ через 10 лет после завершения дела‚ если иное не установлено типовыми перечнями)‚ на основании акта приема-передачи и описей.

Документы ликвидированных (реорганизованных) юридических лиц

При ликвидации или реорганизации (слиянии‚ присоединении‚ разделении‚ выделении‚ преобразовании) государственных организаций‚ унитарных предприятий‚ учреждений‚ а также организаций с долей государства > 50%‚ их архивы подлежат обязательной передаче в государственные архивы.

• Ответственность за подготовку архива к передаче лежит на ликвидационной комиссии (ликвидаторе) или правопреемнике.
• Передача осуществляется в установленные законом сроки (обычно в течение 3 месяцев с момента принятия решения о ликвидации/реорганизации).

Документы физических лиц (Личные фонды и коллекции)

Государственные архивы принимают на хранение документы физических лиц‚ представляющие историческую‚ научную‚ культурную или иную общественную ценность. Источники здесь делятся на:

1. Бесприходная передача (дарение): Гражданами (ветераны‚ ученые‚ писатели‚ художники‚ общественные деятели‚ участники исторических событий) или их наследниками добровольно передаются личные архивы‚ фотографии‚ кинофотофоно документы‚ письма‚ дневники.
2. Приобретение за счет средств бюджета: Покупка уникальных документов‚ автографов‚ редких книг‚ фотографий на аукционах или у частных коллекционеров по решению экспертной комиссии Министерства юстиции.
3. Документы‚ ставшие государственной собственностью: В случаях‚ предусмотренных Гражданским кодексом и Законом «Об архивном деле» (например‚ бесхозные документы‚ документы‚ изъятые в порядке уголовного процесса и невостребованные).

Документы общественных объединений‚ фондов и иных некоммерческих организаций

Архивы общественных объединений (БРСМ‚ Белорусское общество ветеранов войны‚ профсоюзы‚ партии‚ благотворительные фонды)‚ созданные в процессе их деятельности‚ после ликвидации или прекращения деятельности передаются в государственные архивы. Деяствующие организации могут передавать неактивную часть архивов (старше 10 лет) на хранение по договору.

Копии документов‚ оригиналы которых хранятся за рубежом

Важный источник для восполнения пробелов в истории Беларуси (особенно периода ВКЛ‚ Речи Посполитой‚ Первой мировой войны‚ эмиграции). Министерство юстиции и ГАРБ организуют поиск‚ копирование (цифровое‚ микрофильмирование) и приобретение копий документов‚ хранящихся в архивах России‚ Польские‚ Литвы‚ Украины‚ Германии‚ США и других стран.

Документы‚ полученные в порядке международного обмена

На основании межгосударственных соглашений и соглашений между архивными ведомствами (например‚ с Росархивом‚ архивами стран СНГ‚ Балтии‚ Польши) осуществляется обмен копиями документов‚ взаимозаинтересованных для истории сторон.

Специфические источники для специализированных архивов системы Минюста

Структура Архивного фонда РБ включает Центральный государственный архив (ЦГА)‚ Национальный исторический архив (НИАБ)‚ Национальный архив кинофотофоно документов‚ Национальный архив научно-технической документации‚ 6 областных и Минский городской архивы; У каждого есть специфика источников:

Процедура передачи документов в архив (Порядок комплектования)

Процесс не является стихийным‚ он проходит строгие этапы:

1. Формирование дела в организации-создателе: Оформление дел по номенклатуре‚ проверка полноты‚ скрепление‚ нумерация листов.
2. Экспертиза документов (ценностная): Проведение экспертизы ценности документов экспертной комиссией организации-создателя (с участием представителя архива) для установления сроков хранения (временное / постоянное).
3. Составление описи: Составление описи дел (формы № 1-Арх‚ № 2-Арх или автоматизированные аналоги) в 2-х экземплярах.
4. Акт приема-передачи: Подписание акта приема-передачи архивных документов (форма № 3-Арх) комиссией архива и организации-создателя.
5. Государственная регистрация (для фондов постоянного хранения): Присвоение фонду номера‚ внесение сведений в Государственный реестр архивных фондов.

Современные тренды: Цифровое комплектование

С введением Единой автоматизированной информационной системы архивного дела (ЕАИС «Архив») и развитием электронного документооборота (ЭДО) в госорганах‚ появляется новый источник, электронные архивные документы.

• Передача в архивы происходит не только на бумажных носителях‚ но и в виде электронных пакетов (СИП — пакеты информации для сохранения) по стандарту OAIS / ISO 14721.
• Ведутся работы по ретроспективному оцифрованию фондов (проект «Национальный цифровой архив») для обеспечения дистанционного доступа.
• Веб-архивирование: сбор и сохранение официальных интернет-ресурсов госорганов (сайты‚ страницы в соцсетях) как архивных документов.

Ответственность за нарушение порядка комплектования

Закон предусматривает ответственность за:

• Несвоевременную передачу документов в архивы (штрафы для должностных лиц по КоАП РБ ст. 23.31).
• Уничтожение документов‚ подлежащих передаче в архивы‚ до истечения сроков хранения или без экспертизы (уголовная ответственность по ст. 293 УК РБ — злоупотребление властью или служебным положением‚ причинение крупного ущерба).
• Несоблюдение условий хранения‚ приведшее к порче документов до передачи в архив.

Резюме: Ключевые принципы

Комплектование Государственного архива РБ строится на принципах:

• Обязательности: Госорганы и госорганизации обязаны передавать документы постоянного хранения.
• Полноты: Передаются все документы‚ отобранные на постоянное хранение‚ без изъятий.
• Своевременности: Строгое соблюдение сроков передачи (10 лет в ведомческом архиве‚ 3 месяца при ликвидации).
• Документированности: Любая передача фиксируется актами‚ описями‚ реестрами.

Полезные ресурсы для углубленного изучения:

• Официальный сайт Министерства юстиции РБ (раздел «Архивное дело»): minjust.gov.by
• Портал «Архивы Беларуси» (ЕАИС «Архив»): archives.gov.by — поиск по фондам‚ вводные‚ справочники.
• Национальный правовой интернет-портал Республики Беларусь (Правовая база): pravo.by — тексты Закона‚ Указов‚ Постановлений.