Комплектование архива – это процесс передачи в архивных хранилищах документов, образованных в ходе деятельности различных организаций и физических лиц, которые подлежат сохранению в государственном или муниципальном архиве. Источники комплектования – это те субъекты, которые формируют архивный фонд, передавая в архив документы, подлежащие долгосрочному хранению.
Правовая база, определяющая источники комплектования
Нормативные акты, регулирующие порядок определения и использования источников комплектования, включают:
- Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивных документах» (статьи 19‑20);
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства «Определение организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов» (утверждены ЦЭПК при Росархиве 30 октября 2012 г.).
- Приказы Росархива, регламентирующие составление списков источников, их периодический пересмотр (каждые 5 лет).
- Региональные законы (например, закон Пермского края от № 210‑ПК) и локальные нормативные акты архивов.
Согласно статье 20 ФЗ 125‑ФЗ, источниками комплектования являются государственные, муниципальные органы, организации, а также граждане, в деятельности которых образуются документы, подлежащие передаче в архив.
Что такое источник комплектования?
Источник комплектования – это юридическое или физическое лицо, которое в процессе своей деятельности создаёт архивные документы (деловые, финансовые, технические, правовые и др.) и обязано передать их в архив в соответствии с установленными сроками и формами.
2.1 Ключевые признаки источника комплектования
- Наличие документального оборота – организация регулярно генерирует документы, которые могут иметь историческую, правовую или научную ценность.
- Подлежание передаче по закону – документы подпадают под действие нормативных актов о передаче в архив.
- Определённый статус – в соответствии с методическими рекомендациями, субъект может быть включён в официальный список источников.
- Обязанность вести учёт – источник обязан вести реестр передаваемых документов и предоставлять их в архив в установленные сроки.
Классификация источников комплектования
В зависимости от формы собственности, уровня управления и сферы деятельности, источники комплектования делятся на несколько групп.
3.1 По уровню управления
- Федеральные органы – министерства, федеральные службы, государственные корпорации (ГУПы), федеральные научные учреждения.
- Региональные (областные, краевые) органы – администрации, департаменты, региональные научные и культурные учреждения.
- Муниципальные органы – городские и районные администрации, муниципальные предприятия, учреждения культуры и образования.
3.2 По форме собственности
- Государственные (федеральные, региональные, муниципальные).
- Государственно‑частные (госконтракты, совместные предприятия).
- Частные (коммерческие компании, некоммерческие организации), если их документы подпадают под действие закона о передаче в архив.
3.3 По сфере деятельности
| Сфера | Примеры источников |
|---|---|
| Финансы и экономика | Государственный архив экономики (РГАЭ) – 189 организаций, включая банки, налоговые органы, предприятия. |
| Военная и оборонная | Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ), военные части, оборонные предприятия. |
| Наука и техника | Научно‑технические институты, академии, исследовательские центры. |
| Культура и образование | Школы, вузы, библиотеки, театры, музеи. |
| Социальная сфера | Больницы, социальные службы, пенсионные фонды. |
Как формируется список источников комплектования?
Составление и актуализация списка источников – это обязанность архивного подразделения, которое:
- Проводит анализ деятельности всех государственных и муниципальных организаций в своей юрисдикции.
- Сравнивает полученные данные с примерными списками, опубликованными в методических рекомендациях (выпуск 1987 г., обновлённые версии 2012 г.).
- Определяет, какие организации не являются источниками (например, организации, чьи документы не подлежат передаче в архив по закону).
- Составляет официальный реестр и передаёт его в вышестоящий архивный орган.
- Обеспечивает периодический пересмотр (обычно каждые 5 лет) с учётом изменений в структуре органов и законодательстве.
4.1 Примерные списки источников
В методических рекомендациях указаны типовые перечни, включающие:
- Федеральные государственные унитарные предприятия (ФГУПы) и государственные унитарные предприятия (ГУПы).
- Министерства и их территориальные органы.
- Муниципальные учреждения культуры, образования, здравоохранения.
- Органы исполнительной власти субъектов РФ.
- Судебные и правоохранительные органы.
Примеры конкретных источников комплектования
5.1 Государственный архив экономики (РГАЭ)
В список источников РГАЭ включено 189 организаций, среди которых:
- Финансовые учреждения (банки, страховые компании).
- Предприятия промышленного сектора (энергетика, машиностроение).
- Органы налоговой службы.
5;2 Российский государственный военный архив (РГВА)
Основными источниками являются:
- Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦАМО РФ).
- Военные части, учебные заведения, оборонные предприятия.
5.3 Муниципальные архивы
В состав источников муниципального архива могут входить:
- Городские администрации и их подразделения.
- Муниципальные школы, детские сады, поликлиники.
- Культурные учреждения (дом культуры, библиотеки).
Права и обязанности источников комплектования
| Обязанности | Права |
|---|---|
| Своевременно передавать архивные документы в установленный срок. | Получать консультации и методические рекомендации от архивных органов. |
| Вести реестр передаваемых документов. | Запрашивать копии переданных материалов для внутреннего использования. |
| Соблюдать правила конфиденциальности и защиты персональных данных. | Участвовать в совместных проектах по оцифровке и публикации архивных материалов. |
Как проверить, является ли организация источником комплектования?
Для уточнения статуса организации рекомендуется:
- Обратиться в архивный отдел соответствующего уровня (федеральный, региональный, муниципальный).
- Запросить список источников, опубликованный на официальном сайте архива.
- Сравнить деятельность организации с критериями, указанными в методических рекомендациях.
- При необходимости – подать заявление о включении в список источников (если организация только начала вести документальный оборот, подпадающий под архивное законодательство).
Источники комплектования – это фундаментальная часть архивного дела, без которой невозможно сформировать полноценный архивный фонд. Правильное определение и учёт источников обеспечивает:
- Сохранность исторически значимых документов.
- Соблюдение законодательных требований.
- Эффективную работу архивов на всех уровнях – от федеральных до муниципальных.
Регулярный пересмотр списков, взаимодействие с организациями‑источниками и применение методических рекомендаций позволяют поддерживать актуальность и полноту архивных фондов, что в конечном итоге способствует развитию науки, культуры и правового государства.
Дата составления статьи: 11 июля 2026 г. | Информация взята из официальных методических рекомендаций Федерального архивного агентства, КонсультантПлюс и публичных источников.