Комплектование архивов – это системный процесс выявления, отбора, получения и учёта документов, которые формируют Архивный фонд Российской Федерации. Источниками комплектования являются те организации, учреждения и граждане, в деятельности которых возникают документы, обладающие архивной ценностью. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, классификация источников, порядок их определения и практическое применение.
Нормативно‑правовая база
Основополагающий документ – Федеральный закон от № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». В статье 20 данного закона прямо указано, что источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются:
- государственные органы;
- органы местного самоуправления;
- иные организации (в т.ч. коммерческие, некоммерческие, образовательные, научные);
- граждане, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда.
Дополнительно регулируют комплектование:
- Приказ Росархива от № 24 (ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах…»;
- Методические рекомендации Федерального архивного агентства по определению организаций‑источников комплектования (согласованы ЦЭПК при Росархиве );
- Региональные нормативные акты (например, Закон Пермского края от № 210‑ПК).
Классификация источников комплектования
По характеру деятельности источники делятся на несколько групп:
Государственные органы
Министерства, ведомства, федеральные службы, агентства, суды, прокуратура, органы исполнительной власти субъектов РФ и т.д. Их документы (приказы, распоряжения, протоколы, отчёты) составляют ядро Архивного фонда.
Органы местного самоуправления
Муниципальные советы, администрации городов и районов, органы управления жилищно‑коммунальным хозяйством, образованием, культурой и др.
Иные организации
В эту категорию входят:
- государственные унитарные предприятия (ГУП) и федеральные государственные учреждения;
- акционерные общества с государственным участием;
- образовательные учреждения (школы, вузы, колледжи);
- научные организации (институты академии наук, НИИ);
- культурные учреждения (музеи, библиотеки, театры);
- коммерческие организации, если их деятельность порождает документы, отнесённые к Архивному фонду (например, финансовая отчётность, договоры, патентная документация).
Граждане
Лица, чья личная или профессиональная деятельность создаёт документы архивной ценности (мемуары, переписка, дневники, творческие рукописи, личные фото‑ и видеоматериалы).
Процедура определения источников комплектования
Определение, является ли конкретная организация источником комплектования, осуществляется в несколько этапов:
- Сбор нормативной информации – изучение федеральных и региональных законов, подзаконных актов, ведомственных инструкций.
- Анализ видов деятельности – выявление видов деятельности, при которых образуются документы (управленческие, финансовые, кадровые, научные, культурные и т.д.).
- Сопоставление с перечнями источников – сравнение полученных данных с примерами списков источников, утверждёнными Приказом Росархива и методическими рекомендациями.
- Формирование заключения – оформление акта или справки о признании организации источником (или непотенциальным источником) комплектования.
- Внесение в реестр – включение организации в соответствующий список (список № 1 – действующие источники, список № 2 – потенциальные источники).
Пересмотр списков проводится не реже одного раза в пять лет, что предусмотрено пунктом 35.1 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
Примерные списки источников и их обновление
Список № 1 (действующие источники) традиционно включает:
- федеральные органы исполнительной власти;
- органы законодательной власти;
- судебные органы;
- органы прокуратуры;
- органы местного самоуправления;
- государственные корпорации и госкомпании;
- образовательные и научные учреждения;
- культурные учреждения (музеи, библиотеки, архивы).
Список № 2 (потенциальные источники) содержит организации, которые в настоящее время не образуют документы Архивного фонда, но могут это сделать в результате изменения их деятельности (например, newly created start‑ups, частные медицинские центры, негосударственные исследовательские лаборатории).
Обновление списков осуществляется на основании:
- аналитики изменений в законодательстве;
- результатов мониторинга деятельности организаций;
- предложений архивных учреждений и экспертных советов.
Методические рекомендации по работе с источниками
Федеральное архивное агентство разработало ряд методических пособий, которые помогают архивистам на практике определять источники комплектования:
- Методические рекомендации по определению организаций‑источников комплектования государственных и муниципальных архивов (согласованы ЦЭПК при Росархиве ).
- Методические рекомендации по комплектованию, описанию, учету и использованию документов личного происхождения – актуально для работы с гражданами‑источниками.
- Примерные списки видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов – выпущенные в 1987 г. и периодически обновляемые.
Эти документы содержат:
- критерии отнесения к источникам (наличие функций, приводящих к образованию документов с архивной ценностью);
- примеры форм документов, подлежащих передаче на хранение;
- рекомендации по взаимодействию с источниками (запросы, акты приёма‑передачи, согласование графика передачи).
Практический аспект работы с источниками комплектования
В ежедневной работе архивного учреждения взаимодействие с источниками выглядит следующим образом:
Выявление и информирование
Архив направляет официальные письма организациям, в которых указывает:
- основания для признания источником;
- перечень видов документов, подлежащих передаче;
- сроки и порядок предоставления документов.
Приём‑передача документов
Оформляется акт приёма‑передачи, в котором фиксируются:
- наименование и реквизиты источника;
- описание переданного дела (номер, дата, количество листов);
- подписи представителей источника и архива.
Учёт и контроль
Переданные документы вносятся в электронный учёт архива (например, в АИС «Архивный фонд»). Периодически проводится сверка с источниками на предмет completeness и своевременности поступления новых материалов.
Взаимодействие с гражданами‑источниками
Для работы с личными фондами архивы используют:
- анкеты и согласия на передачу документов;
- консультации по оформлению и описанию личных бумаг;
- организацию дней «открытых архивов», где граждане могут принести документы на предварительный экспертный осмотр.
Проблемы и перспективы
Несмотря на развитую нормативную базу, на практике возникают определённые трудности:
- Недостаток информации о деятельности организаций – особенно в случае частных компаний, где документооборот может быть не прозрачен.
- Регулярность обновления списков источников – требует значительных административных ресурсов.
- Сопротивление источников – некоторые организации опасаются бюрократической нагрузки при передаче документов.
- Технические ограничения – необходимость внедрения современных систем электронного документооборота и метаданных для эффективного учёта.
Для преодоления этих проблем предлагаются следующие направления:
- Развитие межведомственного взаимодействия и создания единых электронных реестров источников комплектования.
- Внедрение автоматизированных систем мониторинга (например, аналитика государственных закупок, лицензий, отчётности) для выявления потенциальных источников.
- Повышение информированности организаций через семинары, вебинары и публикации методических пособий в открытом доступе.
- Гибкие формы работы с гражданами‑источниками (цифровые платформы для удалённой передачи сканов документов, электронные подписи).
Источники комплектования государственных архивов представляют собой разнообразную сеть государственных, муниципальных, иных организаций и граждан, чья деятельность порождает документы Архивного фонда Российской Федерации. Чёткое понимание нормативных основ, систематизированная классификация и регулярно обновляемые примерные списки позволяют архивным учреждениям эффективно планировать работу по комплектованию, обеспечивать сохранность документального наследия и способствовать его доступности для исследователей, государственных органов и общества в целом.
Соблюдение установленных процедур, использование методических рекомендаций и внедрение современных информационных технологий являются ключевыми факторами успешного комплектования и, как следствие, формирования полного и репрезентативного Архивного фонда страны.