Комплектование архивов – это процесс формирования их фондов за счёт поступления документов различного происхождения. Для государственных и муниципальных архивов источники комплектования регламентируются законодательством и практическими нормативными актами. Ниже рассмотрены основные группы источников, их особенности и порядок поступления.

Нормативная база

Основополагающим документом, регулирующим комплектование архивных фондов в России, является Федеральный закон № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 2023 г.). В нём закреплены:

• принцип обязательного поступления документов государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, находящихся в государственной или муниципальной собственности;
• правила приёма документов от физических и юридических лиц (даров, покупок, обменов);
• порядок формирования электронных архивных фондов.

На региональном уровне действуют законы субъектов РФ и муниципальные нормативные акты, уточняющие перечень обязательных источников и особенности комплектования в конкретных территориях.

Основные источники комплектования

Документы государственных органов власти

К этому источнику относятся:

• акты федеральных органов исполнительной власти (министерства, ведомства, службы);
• нормативные правовые акты Президента РФ, Правительства РФ, Федерального Собрания;
• материалы судебных и следственных органов;
• документы органов государственной власти субъектов РФ (правительства, законодательные собрания).

Поступление осуществляется в соответствии с перечнями обязательных документов, утверждёнными архивными органами, а также по запросам архивов в случае необходимости пополнения конкретных фондов.

Документы органов местного самоуправления

Источник комплектования муниципальных архивов включает:

• нормативные акты представительных и исполнительных органов муниципальных образований (уставы, решения, постановления);
• документы муницип. администраций, управлений, отделов;
• материалы муницип. предприятий и учреждений (школы, больницы, культурные центры).

Поступление регулируется муниципальными правовыми актами и договорами о взаимодействии с архивами.

Документы государственных и муниципальных унитарных предприятий, учреждений и организаций

К этому источнику относятся:

• финансово‑хозяйственная документация (бухгалтерские книги, отчёты, сметы);
• кадровые документы (приказы о приёме/увольнении, трудовые книжки, личные дела сотрудников);
• проектно‑сметная и техническая документация;
• материалы научно‑исследовательских и конструкторско‑технологических работ.

Поступление происходит в рамках обязательного архивного хранения, установленного для организаций, получающих бюджетное финансирование или осуществляющих государственные функции.

Личные фонды и коллекции

Источники комплектования за счёт поступления от физических лиц:

• документы выдающихся деятелей науки, культуры, искусства, спорта;
• архивы известных политиков, государственных и общественных деятелей;
• семейные и родовые архивы (письма, дневники, фотографии, наследственные документы).

Поступление оформляется договорами о дарении, покупке или передаче на хранение. Архив проводит экспертизу ценности и решает вопрос о включении в фонд.

Документы, полученные в результате археологических, поисковых и экспедиционных работ

К данному источнику относятся:

• находки письменных источников (рукописи, грамоты, печати);
• материалы полевых дневников, фото‑ и видеосъёмки;
• артефакты с надписями, имеющие архивное значение.

Поступление осуществляется после государственной экспертизы и передачи в архивные учреждения в соответствии с законодательством о культурном наследии.

Электронные документы и цифровые ресурсы

С ростом электронного документооборота важным источником комплектования становятся:

• электронные версии нормативных актов, приказов, распоряжений;
• базы данных, информационные системы государственных и муниципальных органов;
• цифровые копии бумажных документов, созданные в процессе оцифровки фондов;
• социальные сети, веб‑сайты и другие онлайн‑ресурсы, имеющие публичное значение.

Поступление регулируется нормативными актами о электронном документообороте и требованиями к обеспечению долгосрочного хранения электронных записей.

Покупка, обмен и дарение

Архивы могут активно приобретать документы:

• на аукционах и антикварных рынках;
• через обмен с другими архивными учреждениями (внутри страны и за рубежом);
• в виде дарений от частных коллекционеров, фондов и благотворительных организаций.

При покупке обязательна экспертиза подлинности и оценка исторической ценности.

Порядок поступления документов

1. Подготовка перечня обязательных документов – архивный орган формирует список видов документов, которые должны поступать в обязательном порядке.
2. Уведомление источников – направляются официальные запросы организациям и гражданам о необходимости передачи документов.
3. Приём и первичная обработка – документы принимаются, проверяются на комплектность, оформляются приёмопередаточные акты.
4. Экспертиза ценности – определяется историческая, научная, культурная или юридическая значимость документов.
5. Включение в фонд – после положительной экспертизы документы вносятся в опись фонда, получают инвентарные номера и помещаются в условия хранения.
6. Каталогизация и описание – создаются bibliographic записи, аннотации, предметные указатели для обеспечения доступа исследователей.

Особенности комплектования муниципальных архивов

Муниципальные архивы отличаются от государственных следующими аспектами:

• акцент на документах местного самоуправления и муницип. предприятий;
• большее внимание к личным фондам жителей территории (семейные архивы, устные истории);
• частое взаимодействие с местными музеями, библиотеками и образовательными учреждениями для joint‑проектов по сохранению регионального наследия.

Источники комплектования государственных и муниципальных архивов разнообразны и охватывают как обязательные поступления от органов власти и организаций, так и добровольные вклады граждан и учреждений. Эффективное комплектование требует чёткой нормативной базы, системной работы по выявлению и приёму документов, а также квалифицированной экспертизы их ценности. Только при соблюдении этих условий архивные фонды смогут полноценно выполнять свои функции – сохранять историческую память, обеспечивать правопреемство и предоставлять информацию для научных, образовательных и административных целей.