Комплектование архивных фондов — это одна из ключевых функций архивного дела, обеспечивающая сохранение документального наследия нации. В российском законодательстве понятие «источник комплектования» имеет четкое юридическое закрепление и является основой для планирования приема, учета и хранения документов, образующих Архивный фонд Российской Федерации.
Законодательное определение
Согласно Федеральному закону от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 1, п. 13), а также Приказу Росархива от № 24 (в ред. от ) «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах», под источниками комплектования понимаются:
Источники комплектования, юридические и физические лица, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив.
Это определение подразумевает широкую интерпретацию: источник — это не только организация, передающая документы прямо сейчас, но и потенциальный донор, документы которого имеют архивную ценность и подлежат сохранению в государственном архиве.
Основные группы источников комплектования
Законодательство и нормативно-методические документы (в частности, Приказ Росархива № 24, п. 35.1; Методические рекомендации 1987 г. и актуальные разработки БелНИИДАД) выделяют следующие ключевые группы источников:
Государственные и муниципальные органы и организации (Обязательное включение)
Это ядро системы комплектования. В списки источников комплектования в обязательном порядке включаются:
- Федеральные органы исполнительной власти (министерства, ведомства, службы, агентства);
- Органы государственной власти субъектов РФ;
- Органы местного самоуправления;
- Государственные и муниципальные учреждения (бюджетные, автономные);
- Федеральные государственные унитарные предприятия (ГУПы) и иные государственные организации.
Важно: Данные организации передают документы в архивы в соответствии с утвержденными перечнями сроков хранения и актами о выделении документов к хранению. Их исключение из списков источников недопустимо.
Негосударственные организации и физические лица (Договорная основа)
К этой категории относятся:
- Коммерческие организации (АО, ООО, в т.ч. крупные банки — например, ПАО Сбербанк, ВТБ, ВЭБ.РФ, МБРД и др.), если их документы признаны составляющими Архивный фонд РФ;
- Общественные и религиозные организации (ассоциации), иные некоммерческие организации;
- Физические лица (деятели науки, культуры, политики, частные лица), документы которых имеют историческую, научную или культурную ценность.
Правовой механизм: Включение в списки источников комплектования и передача документов осуществляются на основании договора между архивом и владельцем документов. В графе «Примечание» списка источников делается соответствующая отметка о договорной основе.
Особая категория: Негосударственные организации, временно хранящие документы госфонда
Существует специфическая группа — негосударственные организации, у которых на хранении находятся документы, принадлежащие государственной части Архивного фонда РФ (перешедшие к ним в результате приватизации, реорганизации или иных оснований). Они включаются в списки источников комплектования тех архивов, источниками которых были их правопреемники — государственные организации. В графе «Примечание» ставится отметка о временном хранении госфонда.
Порядок формирования и утверждения списков источников комплектования
Процесс работы со списками строго регламентирован (Приказ Росархива № 24, п. 35.1; Методические рекомендации по составлению, оформлению и ведению списков):
- Основание для составления: Архив составляет списки на основании:
- Законодательства РФ;
- Законодательства соответствующего субъекта РФ;
- Нормативных правовых актов органа местного самоуправления;
- Критериев источников комплектования (отраслевая принадлежность, территориальность, историческая значимость).
- Утверждение: Списки юридических и физических лиц — источников комплектования утверждаются Росархивом (для федеральных архивов) или уполномоченными органами субъектов РФ / местного самоуправления (для архивов субъектов и муниципальных архивов).
- Ведение учета: Архив ведет учет источников комплектования и наблюдательное дело на каждую организацию-источник в двух видах:
- На бумажном носителе;
- В электронном виде (в автоматизированных системах архивного учета).
- Актуализация: Списки подлежат регулярному обновлению в связи с созданием новых организаций, их реорганизацией, ликвидацией или изменением профиля деятельности.
Исторический контекст и методическая база
Система определения источников комплектования имеет глубокие традиции:
- 1987 год: Выпущены «Методические рекомендации по определению источников комплектования государственных архивов» с «Примерными списками видов учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования».
- Современный этап: В БелНИИДАД (Белорусский научно-исследовательский институт документации и архивного дела) и российских профильных институтах (РОСАРХИВ, ФГБУ «ФНЦ РОСАРХИВ») разработаны актуализированные «Методические рекомендации по составлению, оформлению и ведению списков организаций — источников комплектования государственных архивов и списков организаций, являющихся потенциальными источниками комплектования».
Эти документы содержат критерии отнесения организации к источникам (наличие делопроизводства, сроки хранения документов более 10 лет, историческая ценность фондов) и алгоритмы работы с «потенциальными» источниками — организациями, которые еще не передали документы, но обязаны это сделать в будущем.
Влияние включения в список источников на деятельность организации
Включение организации в список источников комплектования государственного архива влечет за собой правовые последствия для самой организации:
- Обязательность ведения делопроизводства в соответствии с требованиями архивного законодательства (учет дел, составление номенклатур, экспертиза документов);
- Запрет на самостоятельное уничтожение документов без проведения экспертизы ценности и согласования с архивом;
- Обязанность подготовки документов к передаче в архив (сборка дел, оформление обложек, составление описей) в установленные сроки;
- Ответственность за сохранность документов до момента их передачи в архив (соблюдение условий хранения).
Резюме: Ключевые тезисы
| Аспект | Суть положения |
|---|---|
| Определение | Юридические и физические лица, документы которых поступают или могут поступить в архив (ФЗ-125, Приказ Росархива № 24). |
| Основные категории | Госорганы, органы МСУ, госорганизации (обязательно). Негосударственные организации и физлица (по договору). Негосорганизации, хранящие госфонд (специальный порядок). |
| Кто составляет списки | Сам государственный/муниципальный архив. |
| Кто утверждает | Росархив (федеральный уровень) или уполномоченные органы субъектов/МСУ. |
| Форма учета | Наблюдательное дело на каждый источник (бумага + электронный вид). |
| Методическая база | Приказ Росархива № 24, Методические рекомендации (1987, современные издания РОСАРХИВ/БелНИИДАД). |
Таким образом, источник комплектования государственных архивов, это не просто донор документов, а субъект архивных правоотношений, обладающий определенными правами и обязанностями, закрепленными в федеральном законе и подзаконных актах. Грамотное формирование и ведение списков источников комплектования является гарантией полноты отражения истории государства и общества в архивных фондах, а также инструментом контроля за сохранностью документов Архивного фонда Российской Федерации на всех этапах их жизненного цикла.
Статья подготовлена на основании положений ФЗ № 125-ФЗ, Приказа Росархива № 24, а также анализа нормативно-методической документации по архивному делу (актуально на 2026 год).